デジタルファーストとは?
メリットやデメリット、導入時のポイント
2023.1.18
DX業務効率化
近年は自治体の電子申請など生活者の身近な場面でデジタル化が進み、社会全体で紙ベースの運用が見直されつつあります。ビジネスシーンでも、従来のオフィスで用いられてきた紙媒体をデジタル化する動きが進んでいる状況です。業務にデジタルを取り入れる「デジタルファースト」は、今後もますます浸透していくと予測されています。本記事では、そんなデジタルファーストについて解説します。基礎知識や、メリット・デメリッ ト、推進のポイントをお伝えしますので、企業のご担当者様はぜひお読みください。
デジタルファーストとは?
初めに、ビジネスシーンで注目される「デジタルファースト」の基礎知識を解説します。 近年、多くの企業に浸透しつつある考え方について、改めてご確認ください。
デジタルファーストの概要
一般的にデジタルファーストとは、紙の印刷物として提供されていた書類・書籍・新聞・ 雑誌などを、最初から電子データで提供することです。一方で、ビジネスシーンにおいては「デジタル化を業務に取り入れる」という概念がデジタルファーストと呼ばれています。
ビジネスのデジタルファーストと似た言葉に、「クラウドファースト」が挙げられます。クラウドファーストとは、ITツールやシステムの導入にあたり、クラウドサービスの利用を優先するという概念のことです。クラウドファーストを含む広い範囲でのデジタル化や、DX(デジタルトランスフォーメーション)化までをデジタルファーストと呼ぶケースもあります。
ビジネスのデジタルファーストと似た言葉に、「クラウドファースト」が挙げられます。クラウドファーストとは、ITツールやシステムの導入にあたり、クラウドサービスの利用を優先するという概念のことです。クラウドファーストを含む広い範囲でのデジタル化や、DX(デジタルトランスフォーメーション)化までをデジタルファーストと呼ぶケースもあります。
デジタルファーストが注目されている背景
デジタルファーストに関心が高まった背景として、「デジタルファースト法(デジタル手続法)」が挙げられます。国内では2019年にデジタルファースト法が制定・施行されました。デジタルファースト法とは、行政のデジタル化に関する基本原則および、行政手続きの原則オンライン化のために必要な事項等を定めた法律です。制定の目的として、デジタル技術を活用した行政手続きの利便性向上、行政運営の簡素化・効率化などが挙げられます。こうしたデジタルファースト法の制定を受けて、ビジネスシーンにおけるデジタルファーストやデジタル化の施策も注目されるようになりました。
デジタルファーストのメリット
自社でデジタルファーストを推進すると、どのようなメリットが期待できるのでしょうか。ここでは、デジタルファーストに取り組む企業が得られるさまざまなメリットをご紹介します。
業務効率化につながる
日頃の業務で使っている紙媒体をデジタル化することで、情報の検索・共有の効率化が可能です。たとえば、従来は資料室へ資料を探しに行き、必要な枚数のコピーを取る作業が発生していたとします。この作業をデジタル化すれば、クラウドサービス上で必要な情報を検索して、オンラインで担当者へ共有するだけで、より効率的に仕事を進めやすくなるのです。
以下の関連記事では、会社の書類をPDFデータで保存するメリットや、注意点を解説しています。デジタル化による効率アップを目指すご担当者様は、ぜひお読みください。
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コスト削減が期待できる
紙に印刷して情報を共有すると、紙代・トナー代・プリンターのメンテナンス費用といった多くのコストが発生します。印刷枚数が多ければ、その分経費の負担も大きくなります。そのため、デジタル化によって紙媒体の使用頻度が少なくなると、これらの費用の削減が期待できます。
また、取引先との契約や経費の申請などのさまざまな手続きをデジタル化すると、書類の確認や承認も電子データで行うことができ、回付や郵送にかかるコストの削減にもつながります。
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書類の保管スペースを有効活用できる
業務で取り扱う書類の中には、法律にて保管期間が定められているものもあります。それに加えて、会議の議事録や資料など、企業によってさまざまな書類を保存しているケースも珍しくありません。保管する書類は年月の経過にともない増えていきます。これらを紙媒体で保存するには一定の広さの保管スペースが必要です。
書類をデジタル化すれば、保存するための物理的なスペースは不要です。オフィスのレイアウトを見直して、働きやすい環境づくりを実現できます。取引先との契約をはじめとした各種手続きのほか、経費申請など社内手続きについてもデジタル化を推進することでコストの削減にもつながります。
書類をデジタル化すれば、保存するための物理的なスペースは不要です。オフィスのレイアウトを見直して、働きやすい環境づくりを実現できます。取引先との契約をはじめとした各種手続きのほか、経費申請など社内手続きについてもデジタル化を推進することでコストの削減にもつながります。
リモートワークの促進につながる
業務に必要な書類をデジタル化して、ペーパーレスで仕事を進められる環境が整うと、リモートワークの促進が期待できます。従来のように紙の書類でやり取りしたり、押印したりする作業が不要となれば、オフィス以外でもスムーズに仕事がしやすくなるためです。リモートワークへ向けて自社の働き方を見直したい企業も、デジタルファーストの推進をご検討ください。
以下の関連記事では、リモートワークに対応する際のセキュリティー対策について詳しくお伝えしています。デジタルファーストでも重要な観点であるため、ぜひご確認ください。
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デジタルファーストのデメリット
デジタルファーストの推進には、社内で対応するための工数や、サービスに支払う費用などの負担が生じます。以下のデメリットを踏まえた上で、対応策をご検討ください。
紙からデジタルへの移行に手間がかかる
これまで紙媒体で行っていた業務をデジタルへ移行するには、環境整備に多くの時間がかかります。具体的には、インターネット環境の整備やデバイスの設定といった準備が必要です。デジタルファーストを実現するまでに、一定の期間がかかる点を考慮するようおすすめします。
セキュリティー対策を強化する必要がある
オンラインで書類を取り扱う場合、特に注意したいのが情報セキュリティー対策です。クラウドサービス上でファイルの管理や共有をする際は、パスワードやユーザー権限の管理を徹底し、情報漏えいやサイバー攻撃の脅威から重要なデータを守ることが必須です。 悪意のある攻撃から自社の情報を守るために、セキュリティーソフトの導入もご検討ください。
デジタル対応に関する従業員への研修が必要となる
ITツールやシステムを導入して業務をデジタル化する際は、従業員がツールの使い方を理解してスムーズに運用できるように、社員研修を実施することが大切です。基本の操作方法を習得させるのはもちろん、安全性や利便性を考慮してデータの保存や管理を続けるために、社内ルールを周知する必要もあります。
デジタルファーストの推進を成功させるためのポイント
デジタルファーストの推進を成功させるために、ご担当者様が押さえておきたい観点を解説します。今後社内で取り組む際には以下のポイントをご確認ください。
従業員にデジタルファーストについて周知する
デジタルファースト推進に携わるご担当者様は、従業員がデジタルファーストについて理解できるようにフォローを行うことが大切です。社員研修などの場でデジタルファーストを推進する目的や今後の流れを周知すると、従業員から協力してもらいやすくなります。
デジタルファーストのニーズを把握する
デジタルファーストの施策へ取り組む前に、社内にある情報を整理して、デジタル化のニーズを把握します。これにより、どの情報や業務を優先的にデジタル化させるべきか、必要性を検討できます。社内の全ての工程や業務を一斉にデジタルさせることは難しいため、 優先順位付けも重要です。
社内の情報基盤を統一化する
デジタルファーストを推進する上では、社内の異なる部署間で連携を強化することも大切だといえます。部署ごとに異なるシステムを使用するケースでは、情報の検索や共有に時間がかかり、効率が低下してしまうおそれも。情報基盤は統一化させて、ワンストップで管理する方向性で取り組むと安心です。
情報セキュリティー対策を実施する
デジタルファーストの成功には、情報セキュリティー対策が欠かせません。セキュリティーソリューションの導入により社内体制を強化するとともに、情報漏えいやサイバー攻撃といった脅威への理解を深めるために研修を実施できると理想的です。常に最先端の脅威を想定した対策が求められます。
デジタルファーストの推進に役立つおすすめの製品
現状の業務をデジタル化するなら、当社がご提供するおすすめ製品をご活用ください。デジタルファースト推進における課題の解決をお手伝いいたします。
企業向けオンラインストレージサービスへ簡単連携
Fleekdrive Connect
複合機のデータをオンラインストレージ「Fleekdrive」へ直接保存できる、便利で安全性の高いアプリケーションです。文書データに属性や日付の情報を付与したり、自動で仕分けしたりでき、速やかな検索を実現します。複合機で扱うファクスデータやスキャンデータをオンラインでスピーディーに管理できるめ、テレワークにも適しています。
バックオフィス業務を効率化
ジョブカン Connect
当社の複合機とバックオフィス支援サービス「ジョブカン」を連携させるアプリケーションです。連携によって、領収書や請求書といった書類のスキャンデータを、複合機から「ジョブカン」へ直接アップロードできるようになります。改正電子帳簿保存法のスキャナ保存要件および電子取引要件に対応しているので、安心してご利用いただけます。
業務プロセスに合わせて文書の仕分けを自動化
KYOCERA Capture Manager
デジタル化した文書データの入力や仕分けといったワークフローを自動化するアプリケーションです。PCで作成したデータから複合機でスキャンしたデータまで、幅広いファイルを自動で処理して業務効率化につなげます。電子帳簿保存法に対応し、取引先・金額・日付といった属性を付与することも可能です。管理業務での速やかな検索を実現します。
デジタルファーストの推進計画へ取り組みましょう
ここまで、ビジネスシーンで注目されているデジタルファーストについて解説しました。 デジタルファーストを推進すると、業務効率化やコスト削減といったメリットが期待できます。デジタル化によりオンラインで仕事を進めやすくなるため、リモートワークにも有効です。ただし、デジタルファーストの実現までには多くの時間がかかり、社内の情報を守るセキュリティー対策が必須といえます。安全で利便性の高い製品を導入して、デジタルファーストを成功へと導きましょう。
