ペーパーレスファクスで業務効率化|時間・場所を問わず書類確認が可能に
2021.11.30
業務効率化複合機
近年、企業によっては紙ベースのファクス(FAX)を廃止する動きが見られます。また、継続してファクスでのやりとりを行う企業においても、テレワークの普及にともない、オフィスに足を運ばずとも届いたファクスを確認したり、別端末から送信したりする需要が一層高まっています。
そこで注目されているのが、紙出力をせずに送受信を行う「ペーパーレスファクス」です。今回は、ペーパーレスファクスの特長や、導入するメリット・デメリット、おすすめの複合機およびソリューションをご紹介します。
そこで注目されているのが、紙出力をせずに送受信を行う「ペーパーレスファクス」です。今回は、ペーパーレスファクスの特長や、導入するメリット・デメリット、おすすめの複合機およびソリューションをご紹介します。
ペーパーレスファクスの特長
ここでは、ペーパーレスファクスの特長や機能、役立つシーンをご紹介します。ファクスを用いた受発注業務の効率化、コスト削減を検討中のご担当者様は、ぜひ参考にしてください。
ペーパーレスファクスとは?
ペーパーレスファクスとは、これまで紙に出力していた受信データを、PCの共有フォルダーやメールの受信ボックスに直接保存できるファクス機能の総称です。データを紙に印刷しないことから、ペーパーレスファクスと呼ばれています。
ペーパーレスファクスは、データ送信時においても従来機と異なる特長があります。PCからデータを複合機に送信することで、自席を立つことなくファクスデータの送信が可能になります。従来のように、印刷した請求書や資料を複合機まで持っていき、送信先情報の入力・設定をする必要がありません。社内にペーパーレスファクスを導入するだけで、社員の働き方が変わります。
ペーパーレスファクスは、データ送信時においても従来機と異なる特長があります。PCからデータを複合機に送信することで、自席を立つことなくファクスデータの送信が可能になります。従来のように、印刷した請求書や資料を複合機まで持っていき、送信先情報の入力・設定をする必要がありません。社内にペーパーレスファクスを導入するだけで、社員の働き方が変わります。
ペーパーレスファクスが役立つシーン
ペーパーレスファクスは、以下のようなシーンで業務改善に役立ちます。
・ファクスを効率的に仕分け、管理・保存したいとき
・印刷枚数を抑えて、用紙のコストを減らしたいとき
・テレワーク中や外出先において受信したファクスデータを確認したいとき
たとえば、受発注業務をファクスで対応している企業では、毎日数十~数百枚もの請求書や見積書、納品書をやり取りします。企業活動に必要な情報を紙で扱うと、書類管理の手間がかかります。経理担当者の業務負荷が増加するほか、必要書類の紛失といったリスクもはらんでいるため注意が必要です。
ペーパーレスファクスでは、送受信データを管理し、PCなどの端末から内容を確認します。必要な分だけ用紙に出力できるため、経費削減が可能です。ファクスデータの自動仕分け機能などを活用すれば、書類管理の工数も低減できます。また、自動バックアップ機能により、ファクスデータの紛失を防止できる点も魅力です。
・ファクスを効率的に仕分け、管理・保存したいとき
・印刷枚数を抑えて、用紙のコストを減らしたいとき
・テレワーク中や外出先において受信したファクスデータを確認したいとき
たとえば、受発注業務をファクスで対応している企業では、毎日数十~数百枚もの請求書や見積書、納品書をやり取りします。企業活動に必要な情報を紙で扱うと、書類管理の手間がかかります。経理担当者の業務負荷が増加するほか、必要書類の紛失といったリスクもはらんでいるため注意が必要です。
ペーパーレスファクスでは、送受信データを管理し、PCなどの端末から内容を確認します。必要な分だけ用紙に出力できるため、経費削減が可能です。ファクスデータの自動仕分け機能などを活用すれば、書類管理の工数も低減できます。また、自動バックアップ機能により、ファクスデータの紛失を防止できる点も魅力です。
ペーパーレスファクスを導入するメリット・デメリット
ペーパーレスファクスには、業務効率化や印刷コスト削減といったさまざまなメリットがあります。ここでは、ペーパーレスファクスの導入メリット・デメリットをご紹介します。
メリット
業務効率化
ペーパーレスファクスの導入により、ファクス業務全般の効率化および業務負荷軽減が期待できます。たとえば、ファクスが届くたびに離席する必要がなくなります。大半の処理がPCで完結するため、必要最低限の動作で業務を遂行可能です。
また、テレワーク中でも、オフィスへ在社している社員に届いたファクスを確認してもらう必要がありません。受信データではすべて、PCやスマートフォンから確認可能で、時間や場所を問わずインターネット経由で利用できるのが魅力です。
また、テレワーク中でも、オフィスへ在社している社員に届いたファクスを確認してもらう必要がありません。受信データではすべて、PCやスマートフォンから確認可能で、時間や場所を問わずインターネット経由で利用できるのが魅力です。
不要な印刷コストの削減
ファクスデータを必要に応じて紙に出力する方式なら、印刷コストを抑えられます。チラシやDMといった、業務上重要度の低いファクスを印刷せずに済むのがメリットです。内容を確認したうえで印刷することで、用紙のムダを削減できます。
ペーパーレスの推進
ペーパーレスファクスの導入で、社内のペーパーレス化が加速します。業務上、ファクス受信が必須の企業や官公庁でも実現可能です。印刷コストなどの経費削減はもちろん、省エネルギーの推進にも貢献します。
セキュリティーの強化
紙でファクスを受信すると、書類紛失のリスクがあります。紛失がきっかけで、顧客や取引先の信用を失う可能性も考えられます。大切な情報をペーパーレスファクスでデータ化すれば、適切な場所で管理・保存しやすくなります。
ファクスを利用する取引先への対応
自社にペーパーレスファクスを導入した後、取引先に特別な案内は不要です。ファクスの利用環境が変わるのは自社のみで、取引先はこれまで同様に紙ベースのファクスを使い続けることが可能です。そのため、顧客やパートナーにかかる負担を心配する必要もありません。
デメリット
PCの待機時間が増える可能性がある
受信したファクスデータをPCのフォルダーに保存する場合は、電源をつけたままにする必要があります。ただし、ファイルサーバーや補助記憶装置であるNAS (Network Attached Storage)などに保存されるよう設定しておけば、PCの電源をオフにしても問題なくファクスを受信・保存できます。
受信した文書に書き込みができない
受信したファクスデータは、多くの場合PDFファイル形式に変換されるため、通常は書き込みなどができません。紙のように、担当者向けのメモを書いたり、付箋(ふせん)を貼り付けたりできない点に留意しましょう。PDF編集ソフトを利用するか、必要に応じて一旦印刷して追記を行うことになります。
ワークフローの見直しが必要な場合がある
紙ベースでファクスを運用していた社員に向けて、ペーパーレスファクスの操作や管理方法を周知させる必要があります。社内研修などを通じて、ペーパーレス化のメリットを伝えるとともに、ワークフローの見直しを行うなどカバーしておくと安心です。
ペーパーレスファクスの導入事例
ペーパーレスファクスを導入した企業では、具体的にどのような成果が見られたのでしょうか。ここでは、実際のペーパーレスファクスの導入事例をご紹介します。
ファクスをデータ保管して、業務効率アップ
国内に2か所の事業所、13名の従業員を抱える、ある産業機械卸売企業では、送受信したファクスや見積書を見返すために、関連情報をスキャンデータで保存していました。しかし、NASの故障によりデータ復旧に時間・コストを要した経験がありました。
そこで課題解決に向け、複合機とペーパーレスファクスソリューションを連動。送受信データをクラウドに自動保存する仕組みを構築しました。その後は、時間や場所を問わずに送受信データにアクセスが可能となり、社員間のデータ共有がスムーズになるなど、業務効率化を実現しています。
そこで課題解決に向け、複合機とペーパーレスファクスソリューションを連動。送受信データをクラウドに自動保存する仕組みを構築しました。その後は、時間や場所を問わずに送受信データにアクセスが可能となり、社員間のデータ共有がスムーズになるなど、業務効率化を実現しています。
ペーパーレスファクス機能が備わったおすすめ複合機・ソリューション
ペーパーレスファクスは、オフィスワーク改革に寄与します。ここでは、そんなペーパーレスファクス機能を備えたカラー複合機や、関連ソリューションなどのサービスをご紹介します。
カラーA3複合機
TASKalfa 7054ciシリーズ
ペーパーレスファクス機能を搭載した、カラーA3複合機です。ファクスデータを電子化し、連携したクラウドシステムに自動保存できます。社員間のドキュメント共有を効率化させて、ペーパーレス化の推進に役立ちます。ファクスの誤送信や不正利用の防止につながるセキュリティーガイドライン「FASEC1」に準拠。送信前の入力内容再確認や、番号の2度押しを採用することで、情報流出を回避し安全な利用をサポートします。
スキャン文書や受信ファクスをクラウド連携
Fleekdrive Connect
複合機と連携してデータの自動仕分けを行う、アプリケーションです。複合機で受信したファクスデータを、企業向けオンラインストレージ「Fleekdrive」に自動保存できるほか、宛先名称や年月日別のフォルダーに受信データを自動仕分けすることもできます。ペーパーレス化とデータ仕分けの自動化で、オフィスワークの業務効率改善が期待できます。
業務プロセスに合わせて文書の仕分けを自動化
KYOCERA Capture Manager
データ仕分けのワークフローを自動化し、効率化へ導くソフトウェアです。複合機がスキャンした電子文書を認識し、オンラインストレージや共有フォルダーなどに自動で仕分けします。バーコードやマークシートなども認識し、適切な保管場所へと自動送信。ペーパーレス化にともなうワークフローの改善に最適です。
ペーパーレスファクスの導入で業務効率を改善
今回は、ペーパーレスファクスの基礎知識をお伝えしました。オフィスワークで重要な役割を担うファクスですが、紙ベースでの業務では管理の負担が生じ、印刷コストも発生しています。ペーパーレスファクスを導入することで、社員の業務負荷軽減、ひいては社内全体の生産性向上につながります。社内のペーパーレス化を検討する際、ファクス業務の改善にも目を向けてはいかがでしょうか。
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