領収書の電子化で実現できること｜
データ化する際のルールは？

領収書を電子化すれば、原本を破棄できるので、保管スペースが不要になるのがメリットです。さらには、保管用のキャビネットやファイルなどにかかる費用を削減でき、管理や保存の手間も大幅に削減されます。

領収書は、取引や現金のやり取りの際に作成する「取引証憑書類」に該当します。取引証憑書類は税法で7年間の保存義務が定められている書類です。紙で保存する場合には、領収書の原本をファイリングして長期間にわたり保管しておく必要があります。

こうした書類の管理業務には、少なからずコストが発生します。領収書を含む多数の原本を保管するには、社内に一定のスペースを確保しなければなりません。また、保管している書類は適切にファイリングを行い整理するとともに、保存期間を過ぎたら破棄するなど定期的な見直しが求められます。

電子化した領収書は、速やかに検索がしやすくなります。システムの検索機能を利用すれば、参照したい領収書の名称や書面の金額を入力するだけで、すぐに該当するデータを見つけることが可能です。文書の検索性が高まり、効率化に寄与します。

それに対して領収書を紙で保管している場合には、検索の際に保管場所の目星を付けて、ファイリングした領収書を1枚1枚探す作業が発生します。対象の領収書を探すまでに時間と手間がかかる点が課題で、紛失のリスクにも注意が必要です。

領収書をはじめとした経費処理をシステム化することで、経理担当者の負担軽減が期待できます。従来は担当者が目視で行っていた経費申請の確認作業も、経費精算システムにチェックを任せて自動化することが可能です。経理部門の業務フローが効率化され、内容の確認漏れなどヒューマンエラーの発生を未然に防ぎやすくなります。システムを活用すれば、記載ミスを自動で検出できるので、提出時の修正対応の手間も抑えられます。

電子的に作成した帳簿や書類をデータのまま保存する方法です。会計ソフトなどを用いて自社で作成した書類はこの区分に該当します。「電子データ保存」と呼ばれることもあります。

紙で受け取った書類を画像データやPDFにして保存する方法です。一定の要件を満たせば原本は保管しなくても良いとされています。2022年1月1日の改正電子帳簿保存法の施行によって要件が緩和され、ハードルが下がり運用しやすくなりました。

改正点を具体的に紹介します。タイムスタンプについて、特定の条件を満たせば付与しなくてもよくなりました。付与する場合も、書類を受け取ってから最長2カ月と7営業日までと、期間が延長されています。不正防止の観点から規定されていた適正事務処理要件は、要件緩和により廃止となりました。

電子的に受け取った電子取引書類をデータのまま保存する方法です。PDFや専用のWebシステム、EDI取引、複合機のペーパーレスFAXなどが該当します。

改正電子帳簿保存法の施行によって、電子データでの保存が義務化されました。電子データとして受け取った書類は、電子データのまま保存する必要があります。その際、データをプリントアウトしても正しく保存していることにはならないのが注意点です。義務化は全ての事業者に適用されます。

ただし、上記の改正内容は2023年12月31日の取引まで宥恕措置（ゆうじょそち）が設けられており、期限内であればプリントアウトによる対応も認められます。2024年1月からは電子データでの保存が必須となるため、猶予期間内に社内の仕組みを整備できるよう、余裕をもって準備を進めることがポイントです。

【出典】電子帳簿保存法が改正されました（国税庁）
URL：https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021012-095_03.pdf

データの検索要件として、以下の3種類が挙げられます。データ管理では、これらの組み合わせで検索できる仕組みを構築することが重要です。

1.「日付」「取引先」「取引金額」の3項目でデータが検索できる
2.「日付」と「取引金額」について範囲を指定した検索ができる
3.いずれか2つ以上の項目を組み合わせた検索ができる

検索要件を満たすには、電子データを管理するソフトウェアを用いて対応するケースが一般的です。

　

管理業務で使用するPC・プリンター・システムなどの機器は、概要書や操作マニュアルを発行して、従業員がすぐに参照できる状態にしておきます。関連書類は電子データでの保存が認められています。そのため、オンラインマニュアルやヘルプ機能が機器やソフトに組み込まれている場合は、マニュアルが用意されている状態と同じ扱いです。既に備わっているのであれば、改めて書類を用意する必要はありません。

　

こちらは、主に領収書をスキャン保存する場合に適用されるルールです。紙の書類と比較して、電子データは内容の訂正や改ざんされた痕跡が残りにくいため、保管しているデータが意図的に変更されていないという真実性を客観的に証明する必要があります。データの変更履歴や削除履歴が残るシステム上で管理するのであれば、タイムスタンプは不要です。