印刷物を用いる業務はDX化できる？注目される背景や具体的な手順
2022.7.29
DX業務効率化
ビジネスシーンでは、社内手続きや他社との取引など、さまざまな業務で印刷物が使われています。ところが、紙の書類は共有する際に直接手渡ししなければならなかったり、郵送にともなう手間や費用が発生したりと、課題も少なくありません。こうした印刷物を用いる業務は、DX化により改善できる可能性があります。
DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、デジタルテクノロジーを使って人々の生活や仕事をより良いものへと変革することを指す用語です。これまでは印刷物が必須だった業務も、DX化により効率や利便性を向上できるかもしれません。
本記事では、印刷物を用いる業務のDX化について解説します。ビジネスシーンでDX化が注目される背景から、企業がDXの施策を取り入れる具体的な手順まで解説しますので、ぜひ参考にしてください。
DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、デジタルテクノロジーを使って人々の生活や仕事をより良いものへと変革することを指す用語です。これまでは印刷物が必須だった業務も、DX化により効率や利便性を向上できるかもしれません。
本記事では、印刷物を用いる業務のDX化について解説します。ビジネスシーンでDX化が注目される背景から、企業がDXの施策を取り入れる具体的な手順まで解説しますので、ぜひ参考にしてください。
印刷物を用いる業務のDX化が注目される背景
印刷物を用いるオフィス業務を、DX推進で見直す動きが始まっています。まずは、ビジネスシーンでオフィス業務のDX化が注目される背景を解説します。
働き方の変化
新型コロナウイルス感染症の拡大や働き方改革の影響を受けて、仕事の仕方に変化が起きています。なかでも代表的なのが、従業員が時間や場所を問わず柔軟に働ける「テレワーク」の制度です。テレワークでは従業員の自宅のほか、コワーキングスペースや移動中の公共交通機関など、社外のさまざまな場所で自在に仕事ができ、生産性向上にも寄与すると考えられています。しかし、業務上で紙媒体のやり取りが必須であることから、依然としてテレワークを推進できていないケースも少なくありません。こうした状況を脱するために、DXを通してテレワーク実施への課題を解消しようと試みている企業が多くあります。
技術や制度の変化
IT技術の進歩により、これまで紙でしかできなかった業務がデジタル化されるなど、ビジネスシーンに変化が生じました。また、時代の流れに合わせて制度も改善されています。例えば、令和3年度には「電子帳簿保存法」が改正され、これまで紙で保存していた書類の電子保存が容易になりました。取引で用いる書類が電子化されたことで、より業務が効率化した例も多く見受けられます。近年は書類の電子化に動いている企業も多く、他社と連携しながら業務の進め方や管理の仕方を見直しやすいタイミングになっているともいえるでしょう。
SDGsとの関係性
SDGs（Sustainable Development Goals）とは、世界が直面する多くの課題を解決するために、2015年の国連サミットで定められた国際目標のことです。日本語では「持続可能な開発目標」と訳されます。SDGsの17のゴールの中には、天然資源のサステナブルな利用に関する目標もあります。例えば、「目標12：つくる責任 つかう責任」「目標14：海の豊かさを守ろう」「目標15：陸の豊かさも守ろう」などです。DX化により無駄な印刷物を減らすオフィス業務を目指す点は、SDGsとも関連しています。ビジネス全体で紙の使用量を減少させることで、SDGsの目標の一つである自然環境の保全につながると考えられています。
印刷物を用いる業務をDX化するメリット
印刷物を用いる業務をDX化すると、以下のメリットが期待できます。既存の社内フローに紙を削減できる部分がないか、改めて見直してみてはいかがでしょうか。
業務の効率化が図れる
社内のDX化にともない、紙の使用により手間がかかっていた業務を効率化できます。例えば、契約関係の手続きをオンライン化すれば、今後は対面で契約を行う必要がなくなるのがメリットです。顧客との物理的な距離にかかわらず、ネット上でスムーズな手続きが可能となります。また、DX化の一環でシステムを導入すれば、これまで手作業で行っていた業務の大部分を自動化できる可能性があります。書類の記載内容の確認をはじめ、幅広い作業を自動で処理できるようになれば、より一層の効率化を実現可能です。
新しい働き方に対応できる
業務のDX化を進めてデジタル技術を活用した社内体制が構築されると、テレワークを実施しやすくなります。多くの従業員のニーズに適した、働きやすい環境をサポートできるのがメリットです。紙でのやり取りがなくなれば、従業員がオフィスや客先へわざわざ足を運ぶ必要がありません。書類を取りに行くために出社する手間を省いて、時間や場所にとらわれない働き方を叶えられます。社内フローをシステム化して、対面での紙のやり取りが不要な仕組み作りができると理想的です。
コスト削減の効果がある
社内の印刷物を減らすと、情報を紙に印刷する際にかかっていたコピー用紙代やインク代などの経費を減らすことにつながります。また、紙からデータでの管理に切り替えると、物理的な保管スペースが不要になるのもDX化の強みです。大量の書類をデータ化すれば、オフィスの空間を有効活用できる可能性があります。さらには、データの管理方法に工夫すれば、情報の検索が容易になって探す手間を減らしたり、書類をファイリングする手間を減らしたりできます。DX化は多くの観点でコスト削減が見込める施策です。
印刷物が必要な業務をDX化する手順の例
印刷物を必要とする既存の業務は、具体的にどのような流れでDX化できるのでしょうか。DX推進の施策を成功へ導くために、手順をご紹介します。
Step1 DXの目標設定
最初に、なぜDXを推進するのかを社内で話し合い、方向性をはっきりとさせる作業から取り組み始めます。目標があいまいな状態で施策を進めると、次にすべきことがぶれやすくなってしまいます。社内での協力も得づらくなるため、まずは会社としての目標を設定することが大切です。
Step2 DXを推進する社内体制を整備する
次に取り組むのは社内体制の整備です。DX推進の施策は、経営層や特定の担当者のみで実現できるものではありません。業務フローや組織全体にもかかわる施策のため、従業員間の連携も求められます。社内で協力者を任命したり、プロジェクトチームを形成したりして、体制を整えます。
Step3 現状の課題を洗い出す
現状の業務にはどのような課題があるのか、詳細に洗い出します。その際は、紙への印刷が必要な業務の中で改善できそうな部分や、多くの従業員が不便に感じている点などを整理するのがポイントです。現場で働く従業員にヒアリングを行うと、具体的な問題を把握しやすくなります。
Step4 課題を解決できる方法を策定する
社内で整理した課題をデジタルツールやシステムを用いて解決する方法を検討する段階です。業務に必要なツールやシステムがあれば、この時点で選定を行います。解決策は複数の候補を絞り込み、比較検討するのが望ましいといえます。自社のノウハウだけで解決するのが難しい場合は、最適なソリューションを提供している企業の力を借りるなど、外部からの支援を受けるのも一つの方法です。
Step5 効果の検証を行う
DXの施策を実施したら、業務の課題が改善されたかどうかを確かめるために、定期的に効果検証を行います。施策に取り組んだ結果、まだ成果が不十分である場合には、原因を明らかにした上でさらなる施策を検討します。効果検証後は、PDCAサイクルを実施し、改善へ向けて長期的に取り組み続けることが重要です。
印刷物を用いる業務をDX化する際の注意点
印刷物を用いる既存の業務は、以下のポイントに注意してDX化を進めるようおすすめします。最後に、企業がDX推進を成功へ導く上で押さえておきたい注意点をお伝えします。
多くの部署や人を巻き込んで行う
DXは企業全体のデジタル変革を実現するための大規模な取り組みです。DX化の影響を受けて、多くの部署で従来の業務フローに変化がもたらされます。こうした事情から、特定の部署だけで限定的に施策を進めるのではなく、多数の部署で大々的に人を巻き込んで行うのが成功のコツです。場合によっては、業務の変更にともない一時的に不便が生じたり、新たに導入したツールやシステムに関するトラブルが起こったりする可能性もあります。そんなとき多くの従業員に納得してもらうためにも、コミュニケーションの充実化をはかり、DXの意義や目的を周知しておくことが重要です。
多くの人が業務を進めやすい状態を目指す
DXの目的は、テクノロジーを使って人々の生活や仕事を便利にして、既存のビジネスに新たな付加価値を創出することです。そのため、DX推進を目指して業務の変革を行った結果、かえって業務がしづらい環境になっては本末転倒といえます。こうした前提のもとで、よくある失敗事例として挙げられるのが、業務のデジタル化やシステムの導入自体が目的となってしまうケースです。DXの施策で新たなツールやシステムを導入する際は、現場で働く多くの人がスムーズに業務を進めやすい状態を目指します。
未来の印刷業務のDX化を推進するソリューションでオフィス業務のDX推進を加速しよう
印刷物を用いる業務のDX化についてお伝えしました。これまで紙が必須だったオフィス業務も、革新により効率化を実現したり、新しい働き方に対応したりできるようになる可能性があります。そこでおすすめしたいのが、京セラドキュメントソリューションズが提案する印刷業務のDX化を推進するソリューションです。
クラウドアプリケーションの「Kyocera Cloud Print and Scan」は、クラウド経由でセキュアな印刷環境を提供します。豊富な機能でオンラインでのプリントやスキャンを実現し、テレワークに適した体制の構築に役立ちます。
文書管理ソリューション「KYOCERA Smart Information Manager」では、電子化したオフィスのドキュメントを一元管理できます。電子帳簿保存法で求められる電子取引の法的要件に対応し、製品認証を取得しているため安心です。
印刷物を用いる業務のDX化をご検討の際は、どうぞお気軽に当社までお問い合わせください。
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