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OCR機能とは?文字認識スキャンを利用して書類管理をサクサク効率化

2021.11.30

業務効率化複合機

OCR機能とは?文字認識スキャンを利用して書類管理をサクサク効率化
ビジネスシーンでは、社内外でさまざまな文書が用いられています。社内の会議で配布する資料や、取引先に提出する請求書や納品書など、種類は多岐にわたります。

従来は紙で管理していたこれらの書類を、効率的にデータ化する際に役立つのがOCR機能です。スキャンで読み取り、テキストデータに変換する仕組みによって、スピーディーに電子化を推進できます。

ここでは、OCR機能を搭載した文字認識スキャンの基礎知識や、導入のメリットなどを解説します。導入時のチェックポイントにも触れるため、ぜひご一読ください。

目次

OCR機能の基礎知識

文字認識スキャンを利用して紙文書をテキスト化すれば、従来よりも事務作業が楽になり、管理業務の効率アップが期待できます。まずは、OCR機能の特長や、文字認識スキャンのメリットなどの基礎知識をご紹介します。
OCR機能の基礎知識

OCR機能とは?

OCRは「Optical character recognition」の略称であり、光学文字認識という意味があります。OCR機能とは、紙などに印刷された文字を読み取り、テキストデータに変換する機能のことです。主にスキャナーやデジタルカメラなどの機器に備わっています。京セラドキュメントソリューションズの複合機(TASKalfa 7054ciシリーズなど)では、スキャン機能に追加することも可能です。

企業がOCR機能を搭載した複合機を導入すると、書類のデータ化や、入力業務の効率化などに活用できます。業務におけるIT活用や、ペーパーレスの実現により、働き方の改善につながる技術です。

近年のビジネスシーンでは、IT活用やデジタル化への注目が高まっています。先端技術を取り入れることで、効率化や生産性の向上に寄与し、競争力の強化につながると考えられているためです。また、リモートワークの普及にともない、オンライン上での取引が増え、ペーパーレス化の推進に取り組む企業も少なくありません。OCRスキャンは、こうした背景からも導入が望ましい機能の一つといえます。

OCR機能を導入するメリット

データ化した書類の検索がスムーズになる

OCRスキャンによって書類がデータ化されると、書類に含まれているテキスト情報がデータに付与されます。キーワードや文書名でデータ化された書類を検索することが可能です。テキスト検索が可能になると、膨大な資料のなかから速やかに必要な書類を抽出でき、資料検索にかかる時間が短縮される点が大きなメリットです。

煩雑な手作業を自動化できる

OCRスキャンでは、書類に記載された文書名や管理番号などのフォーマットを自動で読み取り、内容を指定保存先へ送信できます。簡単な操作のみで自動化を実現するのが特長で、データ入力のような煩雑な手作業は不要です。文字データ化が容易なため、人の手による作業が減り、結果として人件費の削減にもつながります。

テキスト情報を活用できる

OCRスキャンでデータ化した書類は、テキスト情報を他の書類に転記したり、編集したりできます。PDF形式だけでなく、MS Office形式などにデータ変換することも可能です。

OCR機能を導入する際のチェックポイント

文字認識スキャンを導入する際は、以下の3点をチェックしておくと安心です。OCR機能を十分に活用して業務効率化につなげるため、確認したいポイントをご紹介します。
OCR機能を導入する際のチェックポイント

文字認識の精度

OCRスキャンを選ぶ際は、読み取り精度を重視すべきといえます。文字を読み取る精度が高いと文字の誤認識が少ないため、スピーディーに作業が進み、より業務の効率化につながるためです。その反対に、認識精度が低いOCRスキャンでは、頻繁に修正の手間が生じる場合があります。対応言語の種類や手書き文字の読み取り可否など、業務での使い方もふまえてご検討ください。

出力形式

OCRスキャンを導入する際は、出力できるファイルの種類をご確認ください。一般的に対応している出力形式はPDF、Microsoft Word(.docx)、Microsoft Excel(.xlsx)、Microsoft PowerPoint(.pptx)などです。日頃の業務での用途に適した形式のOCR機能を選ぶことをおすすめします。

OCRスキャン機能が使えるおすすめの複合機・ソリューション

業務にOCRスキャンを導入するなら、ぜひ以下の複合機やソリューションをご検討ください。京セラドキュメントソリューションズジャパンが提供する、おすすめの複合機・ソリューションをご紹介します。

カラーA3複合機
TASKalfa 7054ciシリーズ

カラーA3複合機の「TASKalfa 7054ciシリーズ」は、オプションでOCR機能を追加することができます。スピーディーな高速スキャンが可能で、書類を電子化する作業の効率がアップします。スキャン時のOCR処理により文書の検索性を高めたり、編集可能なファイル形式に変換して保存したり、社内の書類を活用する幅が広がります。ファイルはビジネスシーンでの利用頻度が高いMicrosoft Word/Excel/PowerPoint形式に変換でき、編集加工も可能です。また、データ化した資料は、クラウドやシステムとの連携によってスムーズに共有できます。リモートワークや外出中で社外にいるメンバーにも、柔軟な情報共有を実現します。
カラーA3複合機TASKalfa 3554ci

業務プロセスに合わせて文書の仕分けを自動化
KYOCERA Capture Manager

書類の文字情報を一括で認識・抽出して自動的に仕分けを行うソフトウェアです。指定のフォルダーや、複合機からのスキャンなどで入力した文書を自動的にデータ認識し、ノイズを除去して読みやすくイメージ補正。OCR機能のほか、手書き文字やバーコードにも対応可能です。データはフォルダーのほか、Microsoft SharePointやGoogleDriveなどに自動で仕分け。OCR機能に加えて、効率的な書類の整理までサポートします。重要な文書には電子署名を付けて、改ざんを防ぐ対策も可能です。
KYOCERA Capture Manager

OCR機能で業務効率アップを叶えるために

今回は、リモートワークのセキュリティー対策について解説しました。柔軟な働き方につながり、社員にとって多くのメリットがあるリモートワーク。その一方で、外部のインターネット環境は、社内ネットワークとは異なりさまざまなリスクが潜んでいます。セキュリティー面での課題解決へ向けて、社内体制を整備するとともに、リモートワーク向けソリューションの活用もご検討ください。
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