OCR機能とは？文字認識スキャンを利用して書類管理をサクサク効率化

OCRは「Optical character recognition」の略称であり、光学文字認識という意味があります。OCR機能とは、紙などに印刷された文字を読み取り、テキストデータに変換する機能のことです。主にスキャナーやデジタルカメラなどの機器に備わっています。京セラドキュメントソリューションズの複合機（TASKalfa 7054ciシリーズなど）では、スキャン機能に追加することも可能です。

企業がOCR機能を搭載した複合機を導入すると、書類のデータ化や、入力業務の効率化などに活用できます。業務におけるIT活用や、ペーパーレスの実現により、働き方の改善につながる技術です。

近年のビジネスシーンでは、IT活用やデジタル化への注目が高まっています。先端技術を取り入れることで、効率化や生産性の向上に寄与し、競争力の強化につながると考えられているためです。また、リモートワークの普及にともない、オンライン上での取引が増え、ペーパーレス化の推進に取り組む企業も少なくありません。OCRスキャンは、こうした背景からも導入が望ましい機能の一つといえます。

OCRスキャンによって書類がデータ化されると、書類に含まれているテキスト情報がデータに付与されます。キーワードや文書名でデータ化された書類を検索することが可能です。テキスト検索が可能になると、膨大な資料のなかから速やかに必要な書類を抽出でき、資料検索にかかる時間が短縮される点が大きなメリットです。

OCRスキャンでは、書類に記載された文書名や管理番号などのフォーマットを自動で読み取り、内容を指定保存先へ送信できます。簡単な操作のみで自動化を実現するのが特長で、データ入力のような煩雑な手作業は不要です。文字データ化が容易なため、人の手による作業が減り、結果として人件費の削減にもつながります。

OCRスキャンでデータ化した書類は、テキスト情報を他の書類に転記したり、編集したりできます。PDF形式だけでなく、MS Office形式などにデータ変換することも可能です。

OCRスキャンを選ぶ際は、読み取り精度を重視すべきといえます。文字を読み取る精度が高いと文字の誤認識が少ないため、スピーディーに作業が進み、より業務の効率化につながるためです。その反対に、認識精度が低いOCRスキャンでは、頻繁に修正の手間が生じる場合があります。対応言語の種類や手書き文字の読み取り可否など、業務での使い方もふまえてご検討ください。

OCRスキャンを導入する際は、出力できるファイルの種類をご確認ください。一般的に対応している出力形式はPDF、Microsoft Word（.docx）、Microsoft Excel（.xlsx）、Microsoft PowerPoint（.pptx）などです。日頃の業務での用途に適した形式のOCR機能を選ぶことをおすすめします。