書類をデータ化するスキャン保存とは？電子帳簿保存法改正に伴う影響

スキャナ保存制度とは、特定の条件を満たせば、取引で発生する紙の書類を電子データ化して保存できる制度のことです。電子帳簿保存法で定められています。電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類を電子化する際の要件について規定した法律です。保存義務がある帳簿や取引関係書類などを、電磁的記録によって保存することを認める法律となります。

スキャナ保存制度により、一定の法的要件を満たすことで、各種書類をデータ保存できます。対象書類は領収書・請求書・契約書・見積書などです。電子データ化した後、条件を満たせば紙の書類は廃棄して問題ありません。スキャンのほか、スマホのカメラ撮影で画像データ化することも認められています。

これまで、スキャナ保存制度を導入して書類を電子保存するには、複数の規定に従う必要がありました。主なものは以下の通りです。

・内容の改ざんが行われていないことを証明するタイムスタンプは、3日以内に付与する
・電子データで保存する際には、税務署からの事前承認が必要
・不正防止のため複数人で管理する体制を置く
・書類の受領者による電子署名が必要　など

スキャナ保存制度が浸透していないのは、こういった規制が多かったことも理由であると考えられています。制度を利用したくても対応が難しく、実際の運用には至らないケースが見られました。

2022年1月、経理業務の生産性向上やクラウド会計ソフト活用による記帳水準向上、テレワーク推進などを目的として、電子帳簿保存法が改正されました。改正では、スキャン保存の要件緩和が行われ、ペーパーレス化を推進しやすくなったのがポイントです。主な変更点は以下の通りです。

・税務署に申請しなくても適用可能
・検索要件の緩和
・適正事務処理要件の廃止
・タイムスタンプは条件を満たせば不要

従来は税務署への申請が必要でしたが、要件を満たせば承認申請なしで導入できるようになりました。タイムスタンプを付与する場合でも、書類を受け取ってから最長2カ月と7営業日までに付与期間が延長されます。従来の3日と比べ、大幅に付与期間が延びました。書類への自署も必要ありません。

スキャン保存が済んだ原本はすぐに破棄できます。これまでは、不正や不備が生じないために「相互けん制」や「定期検査」などの要件が設けられており、年に1回の定期検査まで原本を保管しておく必要がありました。定期検査時は税理士や経理担当者などによってチェックが行われていましたが、検査自体も必要なくなります。

ほかにも、「電子取引の電子保存の義務化」により、これまで電子取引情報は書面もしくは電子データでの保存が必要だったところ、電子保存のみが認められるようになりました。ただし、電子保存の義務化には2年の猶予期間が設けられています。

※出典：「電子帳簿保存法が改正されました」（総務省）
URL：https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021005-038.pdf

受領した書類をファイリングや封筒やダンボールなどへの収納で保管しているケースも多く見られます。紙の書類が大量になると保管用のスペースも必要です。 データ化した書類は物理的な場所がなくても保管できるようになります。スペース削減や管理コスト削減へつなげられる点が魅力です。

働き方改革や新型コロナウイルスの影響でテレワークを検討する企業が増えています。そこで問題となっているのが、自宅とオフィスでの紙の書類のやり取りです。なかには書類の受け渡しをするために出社するケースも見られます。こういった状況が続くと、従業員の業務効率にも影響を与えかねません。

書面をスキャンしてデータ化すると、電子メールやチャットツールなどでやり取りできるようになります。デジタル化により、事務処理や経費精算などのスムーズな遂行を実現できます。

スキャンしたデータの改ざんが発覚するとペナルティが課される点に注意が必要です。デジタルデータを改ざんした場合、重加算税に10%荷重された額が徴収されます。

スキャンしたデータは、画像の状態では保管の条件を満たしていません。取引先名、取引の年月日、金額で検索できることが条件となります。ただし、税務調査の際に税務署からのデータ提供に応じる場合、組み合わせ検索はできなくても問題ありません。

電子帳簿保存法には、「真実性の確保」や「可視性の確保」の要件が定められています。データの改ざん防止のために設けられているルールです。そのため、スキャン保存を行うにあたって、タイムスタンプやデータの変更履歴を残せるシステムを構築する必要があります。

紙の書類と比べて、電子データは改ざんされた痕跡がわかりにくいため、タイムスタンプで改ざんが行われていないことを客観的に証明することが求められます。データの変更や削除の事実が履歴として残るシステムにデータを保管する場合、タイムスタンプの付与は不要です。いずれも専用のソフトウェアが必要になることが多いため、自社に導入できるものを探しておくと安心です。

スキャン保存には、真実性の確保の目的で、解像度および読み取りの要件が規定されています。重要書類の解像度は200dpi以上、赤色、青色、緑色のカラーがそれぞれ256階調以上であることが要件です。見積書・注文書・検収書など、資金や物の流れに直結しない書類はグレースケールでのデータ化も認められています。上記の要件を満たせるようなスキャナーを準備することが大切です。