会計書類ごとの保存期間は？電子データで保存すべき理由

永久保存が求められるのは、一般的に企業が事業を継続している間は保存しておくべきとされている書類です。これらの書類の保管期間については、特に法律上で定められていません。しかし、書類の性質上、重要性の高さから永久保存が必要だと考えられています。該当する法人の関係書類は社内で適切な保管方法にて永年にわたり保管しておくのが理想的です。永久保存の対象に該当する書類として、企業の決算に関する書類、株式増資に関する書類、年次予算や中長期予算に関する書類、固定資産に関する書類などが挙げられます。具体的には、「定款」「株主名簿」「登記済証（権利証）」などです。

会計書類のなかでも、計算書類および附属明細書、会計帳簿および事業に関する重要書類の2つは、会社法で保存期間が定められています。計算書類および附属明細書に該当するのは、「貸借対照表」「損益計算書」「株主資本等変動計算書」「個別注記表」と、その内容を補足する書類です。会計帳簿および事業に関する重要書類とは、会社の財産に関係する日々の資金の動きを記載する書類のことを指します。たとえば、「総勘定元帳」や「決算書」などが挙げられます。

7年間の保存が必要な会計書類は、取引に関する帳簿、取引や現金のやり取りの際に作成する取引証憑書類、有価証券の取引に際して作成された証憑書類、源泉徴収簿などです。これらは税法で7年間の保存が必要とされていますが、一部の書類は会社法において10年間の保存が必要とされています。前述の「貸借対照表」「損益計算書」「総勘定元帳」などはその一例です。この場合、保存期間の長い10年間のほうが優先となるためご注意ください。取引に関する帳簿の具体例として、「仕訳帳」「現金出納帳」「売掛金元帳」「買掛金元帳」「固定資産台帳」「売上帳」「仕入帳」などが挙げられます。また、取引証憑書類に該当するのは、「契約書」「領収書」「注文書」「借用証」「預金通帳」などです。

5年間の保存が必要な会計書類には、「監査報告書」や「会計監査報告書」などがあります。また、会計参与制度で備え置きを行う「計算書類」や「附属明細書」は、株主総会の1週間前から5年間にわたり保存することになります。計算関連書類は、会社の株主や債権者から請求された場合に、閲覧や写しの発行などに対応しなければなりません。

書類を紙に印刷して記録し、ファイリングする方法です。紙には書類の全体像を俯瞰的に眺めやすいという特長があります。一方で、書類の量が増えると維持管理の手間が発生してしまうのが難点です。社内に多くの保管スペースが必要となるだけでなく、印刷やファイリングのコスト増加も懸念されます。場合によっては保存方法の見直しも視野に入れるようおすすめします。

システムで生成した書類やPDFファイルなどのデータを保存する方法です。一方で、紙の書類をスキャナーで読み取って、スキャンデータ化する方法もあります。これらの電子データは「電磁的記録」と呼ばれます。電子データを参照するときは、PCやタブレット端末などを用いて閲覧するのが一般的です。なお、書類を表示した画面のスクリーンショットなども電子データに含まれます。会計書類をはじめとした書類のデータ保存が法律上で認められているかどうかは、書類の種類によって異なります。電子データの保存に関するルールは「電子帳簿保存法」で定められているため、事前に確認しておくと安心です。

　

書類を電子データ化することで、多くのコストを抑えられます。たとえば、印刷や紙にかかるコストを一部削減できるのは魅力的です。書類の保存のために物理的なスペースを確保する必要もありません。その反対に、書類を紙で保存する場合には、印刷やスペース確保のためのコストに加えて、処分する際に廃棄コストも発生します。電子データへの移行は、コスト削減の観点からも有効です。

　

電子帳簿保存法が2022年（令和4年）1月に改正され、一部規定が変わりました。なかでも注目したいのは、税務署への事前申請をせずにデータ保存の導入ができるようになった点です。さらには、スキャナーで書類を電子化する際のルールが改正され、多くの企業にとって運用しやすくなりました。不正行為を防止するために規定されていた適正事務処理要件も廃止となり、企業が電子データ化を推進しやすいのがポイントです。

【出典】電子帳簿保存法が改正されました（国税庁）
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021005-038.pdf

　

過去の会計書類の内容を確認したい場合も、データ保存なら簡単に検索することができます。書類や作成日時などの条件を指定すれば、速やかに絞り込み検索が可能です。なお、電子帳簿保存法においては、検索した際に電子データに手早くアクセスできるファイル名を付けるなど、検索性に関するルールが定められています。