名刺をスキャンしてデータ化するメリットは？
方法やおすすめの複合機

複合機で紙の名刺をスキャンして、名刺情報をデータとして保存すると、社内の情報共有体制を強化できます。顧客情報のデータベースを構築して一元管理すると、必要な情報へ効率的にアクセスしやすくなります。一方、紙の名刺をほかの社員と共有する場合は、名刺をカードホルダーなどに保管して、直接参照する手間がかかるのが難点です。

名刺をデータ化すると、ツールやアプリの検索機能を活用して大量のデータの中から必要な情報を素早く探すことが可能です。利便性が向上し、業務効率化が期待できます。それに対して、紙の名刺の中から必要な情報を探すには、1枚1枚の紙面を確認しなければなりません。保管する名刺の枚数が増えるほど、検索に多くの手間がかかりやすいといえます。

複合機でデータ化した名刺情報は、管理・閲覧が容易になるのはもちろん、二次利用の幅も広がります。例えば、名刺データから顧客の氏名・住所・連絡先を抽出してExcelファイルにまとめると、営業活動で使える顧客リストを作成できます。単に名刺を保管するだけでなく、名刺情報を自社の資産として効果的に活用可能です。

名刺をデータ化すると、登録したデータを削除しない限りは情報を紛失する可能性が低くなります。紙の名刺は、原本が紛失・盗難の被害に遭うリスクや、社内で誤廃棄するリスクがあることに注意が必要です。紙の名刺を社外に持ち出したり、社員同士で貸し借りしたりすると、より一層リスクが高まります。セキュリティー面を重視した名刺管理方法をご検討ください。

なお、名刺データを管理するサービスを選ぶ際は、セキュリティー対策に着目することをおすすめします。名刺には担当者の氏名や会社名などの個人情報が記載されています。そのため、セキュリティーの信頼性が低いサービスは利用を避けたほうが無難です。特に、無料で提供される名刺管理ソフトを使う場合は、サービス提供会社が登録された名刺データをどのように取り扱うのか、プライバシーポリシーを確認する必要があります。また、名刺データを保存するクラウドに不正アクセス対策が講じられているかも重要なポイントとなります。名刺データの管理では、信頼性の高いサービスを見極めることが大切です。

初めに、複合機の原稿台に名刺の上下左右を揃えて正しくセットします。一般的な複合機では、上下左右が逆さになっていたり原稿が傾いていたりすると、データ化したときに見づらくなるおそれがあるためご注意ください。その際、名刺が汚れていたり折れていたりしたら、きれいに整えてからセットするのがポイントです。これによりスキャンした画像がぼやけたり、文字が認識されにくくなったりするのを防ぎます。

京セラドキュメントソリューションズのカラーA3複合機には、名刺データの体裁を自動で調整する便利な機能が搭載されています。原稿台に最大16枚の名刺をランダムに置いてスキャンすると、それぞれの名刺を自動で1枚ずつ名刺画像に変換します。名刺の上下左右を揃えてセットする手間を省き、作業効率が大幅にアップするのが魅力です。スムーズな名刺のスキャンを実現する複合機をお探しのご担当者様は、ぜひ当社のカラーA3複合機の機能をご覧ください。

【参考】カラーA3複合機の機能について詳しくはこちら
https://www.kyoceradocumentsolutions.co.jp/products/mfp/taskalfa-3554ci-2554ci/features-scan.html

スキャンの設定を確認し、複合機のメニューから「スキャン」を選択します。名刺の文字を正確に読み取るためにも、適切な解像度を設定する必要があります。解像度は400dpiまたは600dpiに設定するのが一般的です。適切な解像度でスキャンすると、読み取りエラーの発生を避けやすくなります。

複合機を操作して、スキャンしたデータのファイル形式や送信先などを選択します。ファイル形式には、文書を印刷レイアウトで保存する「PDF」形式や、静止画像データを圧縮する「JPEG」形式などの種類があります。名刺管理の場合は、顧客管理用のフォルダを作成し、一括管理すると便利です。

最後に「スタート」ボタンを押すと、設定した条件でスキャンが実行されます。多数の名刺をスキャンする場合は、Step1からStep4までの作業を繰り返し行います。