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テレワークで働き方改革を推進!導入の流れとポイントとは?

2021.09.29

テレワーク働き方改革複合機

新型コロナウイルスの感染対策を背景に、導入する企業が増加したテレワーク。これまでも、働き方改革の一環として注目されてきました。場所を問わず働くことができるテレワークは、新しい労働力の確保にもつながります。今後、本格的に導入していきたいという企業の方も多いでしょう。

今回は働き方改革として、テレワークを導入する流れやポイントについて解説していくので、ご参考にしてください。

目次

テレワークが鍵になる働き方改革

はじめに、テレワークを実施することが、働き方改革の推進にどのような影響をもたらすのか、簡単にご紹介いたします。
テレワークが鍵になる働き方改革

働き方改革とは?

そもそも働き方改革とは、働く人の事情に応じて多様な働き方を選択できる社会を実現するために政府主導で推進している取り組みです。働き方改革が導入された背景としては、国内の少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少や育児・介護との両立などに向けて働き方のニーズが多様化していることなどが挙げられます。

投資やイノベーションによる生産性向上にあわせて、今後ますます就業機会の拡大や意欲・能力を発揮できる環境の構築が求められると予測されます。

働き方改革におけるテレワークの位置付け

働き方改革において、テレワークとは、ICT(情報通信技術)を活用して時間や場所を有効活用できる柔軟な働き方のことを指しています。大きくは「在宅勤務」「モバイルワーク」「サテライトオフィス勤務」の3つに分けられます。

テレワークを導入することで、「労働人口の確保」「生産性の向上」「地方創生」「非常時の業務継続(BCP)」「ビジネスプロセスの再構築(BPR)」や「デジタルを活用したビジネスモデル変革(DX)による業務効率化」が期待できます。

働き方改革でテレワークを導入する流れとポイント

では、働き方改革の施策として、テレワークを導入するうえでどのようなことを押さえておけばよいのでしょうか。ここからは、テレワークを導入する流れやポイントを解説していきます。
働き方改革でテレワークを導入する流れとポイント

働き方改革でテレワークを導入する流れ

目的を定める

まずテレワークを導入する目的は何なのか、理由を明確にします。例えば、多様な働き方を実現する環境の整備のためであったり、最近なら、新型コロナウイルス感染症の対策をするためといった目的も考えられるでしょう。導入する目的を明確にしておけば、必要な設備などを特定できます。

導入計画を立てる

テレワーク導入までの計画をロードマップとしてまとめれば、計画性を持って行動に移せます。具体的にまとめる内容は、テレワークを導入する部署や、社員の選定・導入形態などです。他にも、社内制度・ガイドラインの整備・テレワークの環境構築・検証を始める時期や期間などを計画書にまとめて、導入までの道筋を立てます。

社内制度、ガイドラインを整備する

次に勤怠管理の方法など、テレワークの実施に必要な社内制度を固めていきます。どのような状況で報告を求めるのかなど、ケース別にガイドラインを設けておけば、社員も働きやすくなるはずです。例えば、テレワークの際は、資料の閲覧や回覧を求める時、紙媒体でタイムリーに情報共有することが難しくなります。そのため、電子化するなどのルールを決めておくとスムーズに業務を進めることが可能です。

環境を整える

テレワークを行うためには、労働環境・システム環境・セキュリティー対策など、オフィス外で働く際に必要な環境を整えることが重要です。環境が十分に整えられていないと、業務が円滑に進まないためトラブルが発生する恐れがあります。企業によっては、自宅にテレワークの環境を整えるために、企業から社員へ一定金額を支給するケースもあるようです。自社でテレワークを行ううえで、起こりうる課題を明確にした上で、スムーズに導入できるよう、対処法を検討しておく必要があります。

テスト運用を開始する

従業員がテレワークで働ける環境が整ったら、トライアルとしてテスト運用を開始していきます。すぐに全員がテレワークを始めるのではなく、一部の従業員から週に1日~2日程度の頻度で始め、課題を解消しながら徐々に適用範囲を拡大すると運用がよりスムーズに進められます。
テスト運用の中で不便に感じる部分があれば、制度やガイドラインの変更を検討する必要があります。

振り返り、効果検証を続ける

テスト運用を振り返り、テレワークの効果をデータとして検証していきます。その結果、業務に支障がないと判断したならば、継続してテレワークを進めても問題ありません。また社内外の状況に応じて、テレワークで働く人数を変更するなど、計画を変更していくことも大切です。

テレワークを導入するときのポイント

テレワークを導入すると、物理的に従業員同士の距離が生じます。そのため、コミュニケーション上の課題を解決する必要があります。例えば報・連・相の仕方を事前に決めておき、トラブルが発生した時には未然に防げるような工夫を施すことが肝心です。

またオンライン会議を定期的に行ったり、出社時対面ならではのやりとりを重視したフォローを行ったりすることで、テレワーク中のコミュニケーション不足を解消させることができます。

他にも、テレワーク中に情報漏洩などのトラブルが発生しないように、セキュリティー対策を徹底することが重要です。また生産性の変化を計測する基準も設けておき、テレワークによって業績が悪化しないように対応する必要があります。

テレワーカーが円滑に業務を遂行するためには、社内にあるデータやファクスなどの情報に素早く安全にアクセスできるネットワーク環境や、必要な時に印刷できる環境のなどの整備も大切です。

テレワークで直面しがちな課題と解決策

テレワークの実施を始めてみたものの、様々な課題が発生したという方もおられるのではないでしょうか。ここでは直面しがちな課題と解決策を紹介していくので、ご参考にしてください。
テレワークで直面しがちな課題と解決策

業務の生産性の低下

テレワーク中は、社員同士の連携がうまくいかず、業務がスムーズに進捗しにくいケースがあります。特に製造業や小売業などでは、部署によってテレワークの導入自体が難しいことも少なくありません。とはいえ、管理部門のみテレワークを導入している企業も存在するでしょう。

自宅やオフィス、店舗、工場など、働く場所が変わったり、異なる場所と連携したりする機会が増えるため、以前より生産性が低下しないよう対策する必要があります。そのためには、部署ごとにテレワークの必要性や実施のタイミングを見計らうことが重要です。

またテレワーク中は、社内稟議・決済の承認が下りるまで時間がかかるケースもあります。手続きを電子化するなど、スピーディーに承認作業を進められる環境を整えておくことも大切です。

他にも、社内の情報を共有しにくいといった課題がありますが、これはビジネスツールの導入によって効率化が図れる可能性があります。ビジネスチャットツールや電子決済システム、ドキュメントの共有システムなどを導入し、テレワークでもコミュニケーションが取れる方法をご検討ください。

コストの増加

テレワークで業務が遂行できる環境を整えるだけでも、企業に大きな負担がかかります。とはいえ、働き方改革を推進するうえで環境整備はとても大切です。

コスト増加への対策としては、固定費を削減することで負担を軽減させる方法が挙げられます。例えば、テレワークの導入により出社する社員が減った場合は、備品の数を見直したり、オフィスの縮小化を検討したりすることも固定費削減の一つの手です。テレワークをスムーズに、継続的に推進していくためにも、導入システムなどのコストには十分考慮のうえ、予算内に収まるシステムを検討することが重要です。

京セラドキュメントソリューションズでは、低コストで導入できるサーバーをはじめ、テレワーク時の情報共有に役立つソリューションを多数取り扱っています。テレワークの導入を検討されている方や運用にお困りの方は、私たちにご相談ください。

セキュリティー面でのリスク

自宅で機密情報を取り扱う際は、情報漏洩のリスクに注意する必要があります。機密情報を丁重に扱い、管理するためにも、セキュリティー面の強化を図ることは重要です。

データを電子化し、特定の社員だけがアクセスできるように制限をかけられるようなデータ共有クラウドなどを活用し、利便性と安全性を両立できるテレワーク環境を整えましょう。

働き方改革を軌道に!テレワークで働き方改革を成功させた事例

ここでは、実際にテレワークで働き方改革を成功させた事例を紹介していきます。テレワーク導入の際に、ご参照いただけますと幸いです。

成功事例1:受信ファクスをサーバーへ転送し、自宅や外出先でも簡単に確認

ある企業では受発注業務でファクスを利用していたのですが、テレワーク対応のため、毎回従業員がファクスを確認するために出社していました。そこで、新たにサーバーを導入。共有フォルダーに受信ファクスを自動転送し、社外からはVPN経由でファクスデータにアクセスできるような仕組みを作りました。

その結果、自宅や外出先ですばやく安全にファクスデータを確認できるようになりました。出社する手間や、関係者に共有する手間が省け、業務の効率化に成功しています。

導入商品・サービス

成功事例2:電子データをクラウドに保管して共有

ある企業では、テレワークを導入後に会社の情報へアクセスできず、不便に感じるケースが多発していました。そこで、会社全体でファイル共有できる「Fleekdrive」を導入。また、京セラ複合機にFleekdriveへ直接送信できるアプリケーションを追加し、紙文書を電子化してクラウドへ簡単に連携できるようにしました。

その結果、自宅や外出先からでもファイルの確認が容易になり、テレワーク時の業務効率化が実現できました。

導入商品・サービス

職場環境改善におすすめの複合機・連携アプリケーション

ドキュメントの電子化や共有を効率化し、職場環境の改善をお手伝いする京セラ複合機と連携アプリケーションをご紹介します。

カラーA3複合機
TASKalfa 7054ciシリーズ

耐久性と堅牢性の高い本体に、機能を柔軟に拡張するソリューションプラットフォームを搭載。モバイルやクラウドとの連携がスムーズで、テレワーク先の社員との情報共有もかんたんに行えます。
カラーA3複合機TASKalfa 7054ciシリーズ

スキャン文書や受信ファクスをクラウド連携 
Fleekdrive Connect

複合機から直接、紙文書や受信ファクスを企業向けオンラインストレージに保存し、クラウド上でドキュメントを共有できます。
スキャン文書や受信ファクスをクラウド連携 Fleekdrive Connect

IT管理者不在でも運用可能
リステックサーバー

小規模オフィスやワークグループに欠かせない情報共有やセキュリティーの機能を、使いやすさにこだわったシステムとともに、堅牢な筐体に凝縮しました。
リステックサーバー

働き方改革としてテレワークを導入するなら事前準備が必要

テレワークをスムーズに導入し、社内に定着させていくためには、計画の立案や環境整備などの事前準備が欠かせません。当社では、テレワークのニーズや目的に応じた多種多様な複合機・プリンター、オンラインストレージサービスなど、さまざまなソリューションを用意しています。テレワークの環境整備を推進されたい方は、お気軽にご相談ください。
京セラドキュメントソリューションズが提供するお役立ちコラムでは、業務上の課題解決のヒントや、現在のビジネストレンドなど、知っておきたい情報を業種やテーマごとに発信しております。また、ペーパーレス化やセキュリティ強化などを詳しく解説したお役立ち資料を無料で公開しておりますので、ぜひご覧ください。