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お役立ちコラム

業務効率化のポイント
生産性向上を促すツールの種類と成功事例3選

従業員が働きやすい環境を整え、企業として生産性を向上させるためには業務効率化を図ることが肝心です。業務効率化を図ることで、人件費を抑えるなどのコスト削減にもつながります。

しかし、ただ業務効率化といっても、思いつくまま対策を打っても効果は期待しにくいでしょう。現場の状況を把握し、どの業務を改善すべきなのかデータから把握することが先決です。

今回は業務効率化を図る時に役立つツールや、実際に業務効率化を図れた成功事例を紹介しますのでご参考にしてください。

目次

業務効率化を進める流れ

企業が業務効率化を図るためには、どのような対応が必要なのでしょうか。業務効率化を進めるための流れを紹介していきます。
業務効率化を進める流れ

業務を見える化する

業務効率化を図るためには、社内で協力して進める必要があります。そのためにも、社内の全部署の業務を見える化して、業務の現状を把握することが先決です。

業務を可視化させれば、どんな業務に時間がかかっているのかなど、細かいデータが判明するようになります。

ポイントとしては、業務フロー・導入システム・売上・生産性などの動向を押さえることで改善すべき点が見えやすくなります。

重点を置く分野を決める

業務改善をする際には、業務内容を細かく分類してから重点的に効率化を図る範囲を決めておく必要があります。主に業務フローや契約手続き、職場環境などに着目していけば、改善点が見つけられるでしょう。

業務効率化を図る時には、まず大きな効率化が期待できる分野に注力し、徐々に細かい部分の改善を求めていきます。特に全部署に共通している業務などは、大きな効率化が期待できます。

PDCAを回す

業務効率化に向けて、どのような取り組みを行うのか決定し、進めていきます。その結果やデータをもとに、PDCAを回していき、継続的に改善を進めていけば業務効率化を図ることができるでしょう。

この時に、効果を把握するための指標を事前に決めておくことが大切です。例えば業務にかかった時間や生産量など、具体的な数値が見えれば改善点が明確に出てきます。

結果に応じて取り組み内容を改善していき、効率化を図っていきましょう。

業務効率化を推進するポイント

具体的に業務効率化を図るためには、どうすれば良いのでしょうか。業務効率化を推進するポイントについて解説していきます。
業務効率化を推進するポイント

業務の無駄をなくす

効率化を図るためには、有益性の少ない業務はできるだけ削減しましょう。例えば自明なことを共有する会議や過剰なサービスは、業務の無駄といえます。

また複数の部署で行われる類似した業務など、社内で重複している業務があればまとめてしまった方が業務の無駄が減り、効率化が図れるでしょう。

業務の時間を短縮する

毎日行う業務はできるだけ定型化するなど、業務にかける時間を減らすことは効率化を推進する上で重要です。また報・連・相の精度を高め、仕事を円滑に進めることも業務時間を短縮するために大切になります。

他にもツールを導入し、データの収集などを自動化することで大幅な業務時間の短縮が見込めます。

業務スペースを最適化する

業務効率化を図る上で、職場環境の改善も重要なポイントです。動きやすく連携しやすい業務スペースを構築すれば、スムーズに作業ができるようになります。

そのためには、他部署への動線や、ファクスや印刷物を取りに行くための複合機までの動線などを最適化する必要があります。備品の数や配置などは、使用頻度に応じて見直すことを検討してみてください。

ツールを導入し、自動化する

業務効率化を図る上で、ツールを導入する方法もおすすめです。ツールによってデータの収集や算出を自動化すれば、日頃の作業も短縮できます。

また従業員同士の連携を取るためのチャットツールなどを利用すれば、日常的なコミュニケーションが取りやすくなるでしょう。

アウトソーシングをする

自社で行っている業務の一部を外部に委託する「アウトソーシング」を活用することも、社内の業務効率化を図る手段としておすすめです。

アウトソーシングによって社内のコスト削減が実現できるだけでなく、従業員の労力を減らせる効果も期待できます。

業務効率化のためのおすすめツール

業務効率化を図るためにツールを導入する場合、どのようなツールが良いのでしょうか。業務効率化が図れる、おすすめのツールを紹介していきます。
業務効率化を推進するポイント

ビジネスチャットツール

社内の情報共有を迅速に行えるツールが、「ビジネスチャットツール」です。円滑にコミュニケーションを取ることができ、ツールによってはファイルの送受信もできます。

ただしビジネスチャットツールを利用するなら、簡潔に情報をまとめ、第三者がわかりやすい状態にして送信するなど、連携を取る上でのルールを定めることが大切です。

オンライン会議用のツール

社内外の人と会議ができるシステムとして便利なのが、オンライン会議用のツールです。特に場所を問わず利用できるツールなら、必要な時に会議を通して情報共有できます。

オンライン会議用のツールは新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、急速に一般化されたため、現在は比較的導入しやすくなっています。

ナレッジマネジメントツール

社内のナレッジを一覧化してまとめ、社内で情報共有できるツールがあります。業務の手順や気になるポイントをまとめられるので、指導する時間を短縮するなど、業務効率化につなげられるでしょう。

ナレッジマネジメントツールは、社員が指導者に尋ねなくても自ら調べて解決できる手段として有効利用できます。

文書管理システム

業務に必要な書類を紙面で残しておくと、確認する際に探す手間が出てしまいます。そんな手間を省いてくれるのが「文書管理システム」です。

デジタル化された資料をシステム上で整理・保管し、PCなどから簡単に検索ができるため、効率よく情報を取得できます。書類を印刷するコストも削減するきっかけにもなるでしょう。

ワークフローシステム

申請書などを電子化し、事前に決められた手順で決済するのが「ワークフローシステム」です。ワークフローシステムを利用すれば、書面での承認手続きをする手間が省けます。

わざわざ上司に決済処理を求めてデスクに足を運ぶ必要がないので、迅速な対応が実現できるでしょう。

営業支援システム

営業に関するデータをまとめ、業務全体を見える化できるのが「営業支援システム」です。今までの訪問先などデータを管理するだけでなく、進捗状況なども可視化させることができます。

またシステム上で報告書の作成もできるため、書類の印刷コスト削減にもつながります。営業の情報をまとめて分析すれば、売上向上も期待できます。

MA(マーケティングオートメーション)ツール

マーケティング業務を自動化し、業務効率化を図るのが「MA(マーケティングオートメーション)ツール」です。情報をまとめて適切なアクションを自動化してくれるので、人件費削減につながります。

見込み客へのメール送信などのルーティン業務を自動化するため、日々の業務の効率化が期待できるでしょう。

RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)ツール

ソフトウェアロボット技術を利用したツールが、「RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)ツール」です。毎日の事務作業を自動化してくれるので、業務効率化を図ることができます。

正確な事務作業を行ってくれるため、人的なミスを削減するきっかけになるでしょう。

京セラのソリューションによる業務効率化の成功事例3選

京セラドキュメントソリューションズジャパン株式会社では、業務効率化を図り成功した実績があります。具体的な取り組み内容について、3つの事例をご紹介します。

成功事例1:クラウドに受信ファクスを保管して自宅で確認(卸売業)

ある卸売業では、在宅勤務が増えたものの、ファクスの受信を確認するために出社する必要がありました。そこでビジネス向けクラウドストレージ「Fleekdrive」と複合機を連携し、クラウドに受信ファクスを保管し、自宅でも確認できるようにしました。

テレワーク先や外出先など、どこからでもデータ共有ができるようになり、業務効率が向上しました。

導入商品・サービス

Fleekdrive(クラウドストレージサービス)

成功事例2:ドキュメントを電子化して情報共有(医療・福祉)

ある福祉介護施設では、カルテや介護日誌などの紙のドキュメント類を共有する際の感染対策を検討していました。そこで、ウイルス感染リスクを下げるために、A3複合機「TASKalfa 3554ci」にスキャンOCR機能を追加し、書類を検索しやすい形で電子化することを実現しました。

非接触で文書共有を行うことにより、感染リスクが下がっただけでなく、職員の業務効率化を図ることにも成功しています。

導入商品・サービス

TASKalfa 3554ci
Scan extension kit(A) (スキャン機能拡張オプション)

成功事例3:現場写真を簡単出力(建設業)

建設業界のある企業では、現場写真を印刷する際、個人のスマートフォンで撮影した現場写真をPCに1度保存してから出力する手間がかかっていました。そこで、京セラ複合機と、モバイル端末から複合機に直接プリントできるアプリケーションをスマートフォンに導入し、PCを通さず簡単に写真出力することで、工数を削減しました。

業務効率化におすすめの複合機・連携アプリケーション

ドキュメントの電子化や共有を簡単にし、業務効率化に貢献する京セラ複合機と連携アプリケーションをご紹介します。

カラーA3複合機
TASKalfa 7054ciシリーズ

耐久性と堅牢性の高い本体に、機能を柔軟に拡張するソリューションプラットフォームを搭載。働き方やオフィス環境の変化にあわせて、お客様のニーズに応え続けます。
カラーA3複合機TASKalfa 3554ci

スキャン文書や受信ファクスをクラウド連携 
Fleekdrive Connect

簡単に複合機から直接、紙文書や受信ファクスを企業向けオンラインストレージに保存し、管理できます。
スキャン文書や受信ファクスをクラウド連携 Fleekdrive Connect

複合機から直接プリントスキャン
KYOCERA Mobile Print

スマートフォンやタブレットを京セラ複合機・プリンターにWi-Fiで接続し、簡単にプリントアウトできるアプリケーションです。両面印刷や2in1印刷などの設定ができるほか、スキャンデータの取り込みも可能。
複合機から直接プリントスキャン KYOCERA Mobile Print

成功事例を参考に業務効率化を図ろう

コスト削減や従業員の労力を低減させるためにも、業務効率化を図ることは大切です。まずは効率化を図る範囲を大きく決めて、徐々に細かい部分の改善を行っていきましょう。

企業の生産性向上にもつながるため、今回紹介したツールの導入を検討したり成功事例を参考にしたりして、さまざまな業務効率化を図ってみてください。

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