業務効率化とは？
生産性向上との違いや進め方、改善に役立つフレームワーク

「業務効率化」「業務改善」「生産性向上」はいずれも似ている用語ですが、それぞれ目的に大きな違いがあります。

業務効率化の目的は、「インプットの最小化」を目指すことです。同じタスクをより短時間で完了させることや、同じ作業をより少ないコストで行うことなどが、業務効率化で目指すゴールだといえるでしょう。そのために、業務の流れや内容を見直してムダやムラを減らし、効率や品質を高めます。例えば、紙の請求書を電子化して印刷や郵送のコストを省く施策などが該当します。

業務改善の目的は、「アウトプットの質の向上」を目指すことです。製品・サービス品質や顧客満足度の向上など、達成すべき目標に合わせて、適切な作業方法や手順へ変更します。例えば、サービス品質の向上が目的である場合は、アンケート調査やフィードバックを活用してサービスの改善点を抽出し、サービスに反映させることで改善を行う施策などが考えられます。

生産性向上では、「アウトプットの量の向上」を目的としています。単位時間あたりの生産量や、サービス提供量を増加させることが、生産性向上の主な目的です。これにより、企業が投入した資源（ヒト・モノ・カネ）に対して生み出せる成果（売上・利益・付加価値）が高まります。人材育成やITツールの導入といった手法が一般的で、主に経営レベルで戦略的に取り組みます。

業務効率化は、企業の競争力や成長力を高める重要な取り組みです。業務効率化の施策に取り組むことで、以下のメリットや効果が期待できます。

業務効率化を実現すると、従来の業務で発生していた時間の無駄や、資源の浪費などを抑えられます。例えば、業務のペーパーレス化により紙の請求書が電子化されると、印刷や郵送の手間と費用を省けるようになります。コスト削減の効果を得られるのは、企業にとって大きなメリットだといえるでしょう。

業務効率化によって、従業員が同じ時間でより多くの成果をあげられるようになります。効率化を目的にシステムやツールを導入した場合、作業の自動化や情報共有の迅速化によって作業にかかる時間を削減でき、従業員の生産性向上に寄与します。

業務効率化の施策には、従業員の働きやすさや満足度を高めるというメリットもあります。業務のルール化やマニュアル化、優先順位付けによって効率が高まれば、残業やストレスを減らすことが可能です。働き方改革の推進という観点においても、業務効率化は重要だといえます。

効率化を図るには、有益性の少ない業務をできるだけ削減しましょう。例えば、周知の事実を共有する会議や過剰なサービスは、必要性の少ない不要な業務だといえます。また、複数の部署で行われる類似した作業など、社内で重複している業務プロセスをまとめることで、業務量を減らし効率化が図れるでしょう。

毎日行う業務はマニュアルを整備して定型化するなど、作業にかかる時間を減らすことも効率化を推進するうえで重要です。また報・連・相の精度を高め、仕事を円滑に進める工夫も業務時間を短縮するために大切だといえます。ほかにも、定型業務へツールを導入し、データの収集などを自動化することで大幅な業務時間の短縮や負担軽減が見込めます。

業務効率化を図る上で、職場環境の改善も重要なポイントです。担当者が効率的に動きやすく、現場で連携しやすい業務スペースを構築すれば、スムーズに分業化ができるようになります。そのためには、他部署への動線や、ファクスや印刷物を取りに行くための複合機までの動線などを最適化する必要があります。備品の数や配置などは、使用頻度に応じて見直しを検討してみてください。

業務効率化を図る上で、ツールの導入もおすすめです。ツールによってデータ収集や算出を自動化すれば、データ分析や効果検証の工程を短縮し、スピードアップできます。また従業員同士の連携を取るためのチャットツールでやり取りすれば、日常的なコミュニケーションが気軽に取りやすくなるでしょう。

自社で行っている業務の一部を外部に委託する「アウトソーシング」を活用することも、社内の業務効率化を図る改善策としておすすめです。アウトソーシングによって社内のコスト削減が実現できるだけでなく、従業員の労力を減らしてリソースを確保する効果も期待できます。

業務効率化を図るためには、社内で協力して進める必要があります。そのためにも、まずは社内の全部署の業務を見える化して、現状把握に着手することが大切です。業務を洗い出して可視化すれば、どのような作業にどれくらいの時間がかかっているのかなど、細かいデータを蓄積できるようになります。その際、現状の業務フロー・導入システム・会社の売上・従業員の生産性などの動向を押さえることで、改善すべき点が見えやすくなるでしょう。

続いて、現状のやり方よりも削減・短縮できる可能性がある業務を洗い出します。自社の課題を理解した上で改善案のアイデア出しを行うためです。業務内容を細かく分類してから、重点的に効率化を図る範囲を決めましょう。主に業務フローや契約手続き、職場環境などに着目していけば、問題点が見つけられるはずです。まずは大きな効率化が期待できる分野に注力し、徐々に細かい部分の改善を推進します。特に、全部署に共通している業務では、大きな効果が期待できるでしょう。

業務の全体像と課題が明らかになったら、効率化の優先順位を明確にしましょう。一般的には、緊急性や重要性が高い業務ほど重点を置くべきと判断されます。あるいは、効率化しやすい業務に集中して取り組んでも良いでしょう。

業務効率化に向けて、どのような解決策を行うのか決定し、施策を遂行します。収集した結果やデータを基にPDCAサイクルを回し、継続的に改善を進めていけば、業務効率化を達成できるでしょう。この時に、効果を把握するための指標を事前に決めておくことが大切です。例えば、業務にかかった時間や生産量など、目標達成の度合い（KPI）が数値で見えれば、改善点が明確になります。結果に応じて取り組み内容の改善を繰り返し、効率化を図りましょう。

ECRSとは、「Eliminate（排除）」「Combine（結合）」「Rearrange（交換）」「Simplify（簡素化）」の頭文字を略したフレームワークです。これらの項目は、業務改善を推進する際に必要な考え方を表しています。ECRSをヒントに「なくせる業務はあるか？」「複数の業務を一つにまとめられるか？」「業務の順序の入れ替えで効率を高められるか？」「業務を簡略にできるか？」といった視点で自社の現状を見直してみましょう。例えば、「定例会議で一度しか使わない資料はデータ共有のみ行い、印刷と配布の作業を省く」「複数回にわたる承認作業を1回にまとめる」といった形で改善できる可能性があります。

BPMNとは、「ビジネスプロセスモデリング表記法」のことです。物事の流れを図式化して表すフローチャートを用いて、業務プロセスをモデル化することにより、現状の業務の全体像を把握します。現場の業務を視覚化して見直すと、管理者は業務の始まりから終わりに至るまでの複雑な流れを捉えやすくなるでしょう。フレームワークの活用によって業務プロセスの課題を発見し、改善につなげられるのがメリットです。例えば、より効率的な業務プロセスを検討したり、現状の業務プロセスで効率が低下している原因を探ったりすれば、業務効率化の施策でも役立てられます。

KPTとは、「Keep（継続）」「Problem（課題）」「Try（挑戦）」の頭文字を略したフレームワークです。チームメンバーで自社の現状を振り返って「継続すべきこと」と「解決すべきこと」を洗い出し、その上で「挑戦すべきこと」を検討します。KPTは、元はシステム開発の分野で用いられ始めたフレームワークです。変化のスピードが速いIT業界で導入されることが多い手法であり、定期的なミーティングでの振り返りにフレームワークを活用すると、素早い課題解決ができるようになります。早い段階で課題を見つけて、早期の解決が期待できるのはもちろん、メンバー同士で意見を交換して連携強化にもつなげられます。

MECEとは、「Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive（＝モレなく、ダブりなく）」の頭文字を略したフレームワークです。「モレなく、ダブりなく」の状態となるよう思考を整理することで、論理的かつ正確なアプローチを検討できるようになります。MECEは元々コンサルティング会社のマッキンゼー・アンド・カンパニーの社内で使われていたとされ、ビジネスシーンで広く用いられるようになりました。フレームワークでは、対象を「モレあり・ダブりあり」「モレあり・ダブりなし」「モレなし・ダブりあり」「モレなし・ダブりなし」という4つの状態に分けて確認します。

ロジックツリーとは、問題を複数の要素に分解しながら解決方法を検討するフレームワークです。まず特定の問題を挙げてから、その問題をより小さな要素に分解し、さらにそれらの要素をより小さな要素に分解するという流れを繰り返します。その際は、問題と要素を枝分かれする図によって可視化しながら、思考を整理していく取り組み方が一般的です。ロジックツリーのフレームワークを活用すると、解決すべき問題の根本的な要因を探り、効果的な解決方法を見つけやすくなります。業務効率化の施策を検討する際にも役立てられるでしょう。

社内の情報共有を迅速に行えるツールが、ビジネスチャットツールです。リモートワーク体制でも円滑にコミュニケーションを取れて、ツールによってはファイルの送受信もできます。ビジネスチャットツールを利用するなら、情報を簡潔にまとめ、第三者がわかりやすい状態にして送信するなど、連携を取る上でのルールを定めることが大切です。

社内外の人と会議ができるシステムとして便利なのが、オンライン会議用のツールです。場所を問わず利用できるツールなら、必要な時に会議を通して情報共有できます。オンライン会議用のツールは新型コロナウイルスの感染拡大に伴い急速に一般化されたため、近年は比較的導入しやすくなっています。

社内のナレッジを一覧化できる、便利な情報共有ツールがあります。ナレッジマネジメントツールは、社員が指導者に尋ねなくても、自らノウハウを調べて解決できる手段として有効利用できます。業務の手順や注意点をまとめてデータベース化できるため、指導する時間を短縮するなど、業務効率化につなげられるでしょう。

業務に必要な書類を紙面で残しておくと、チェックする際に探す手間が発生してしまいます。そんな手間を省いてペーパーレス化を実現できるのが文書管理システムです。デジタル化された資料をシステム上で整理・保管し、PCなどから簡単に検索ができるため、効率よく情報を取得できます。書類を印刷するコストを削減できるのもメリットです。

【関連記事】会社の書類をPDF化するメリットと注意点｜電子化が注目される理由

経理関係の申請書などを電子化し、システム上の操作のみで決済するのがワークフローシステムです。ワークフローシステムを利用すれば、書面での承認手続きをする手間が省けます。わざわざ上司に決済処理を求めてデスクに足を運ぶ必要がないので、手続きのスリム化が実現できるでしょう。

営業部門に関するデータをまとめ、業務全体を見える化できるのが営業支援システムです。訪問先などの顧客データを管理するだけでなく、進捗状況やスケジュールなども可視化できます。また、システム上で報告書を作成できるため、書類の印刷コスト削減にもつながるのがメリットです。営業の情報をまとめて分析すれば、売上向上や属人化の解消も期待できます。

マーケティング業務を自動化し、業務効率化を図るのがMA（マーケティングオートメーション）ツールです。システムで情報を一元管理して、AIが適切なアクションを自動化するので、人件費削減につながります。見込み客へのメール送信などのルーティン業務を自動化するため、日々の業務の効率化が期待できるでしょう。

ソフトウェアロボット技術を利用したツールが、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）ツールです。毎日の事務作業が自動化されるので、運用により業務効率化を図れます。正確な事務作業が実現されれば、従来よりも人的なミスの減少やクオリティ向上が期待できるでしょう。

業務効率化を実現するには、単に施策を実施するだけに留まらず、定期的に効果測定や振り返りを行い、改善を繰り返すことが大切です。新たなツールを導入したり、社内ルールを制定したりするのみでは、施策の失敗にもつながりかねません。継続的に評価やフィードバックの機会を設けて、現状の課題を発見し、今後の改善策を検討すると良いでしょう。

業務効率化の施策では、社内の協力が不可欠です。従業員から十分な理解を得て全社的に取り組むことが、施策の成功を左右します。特に、業務プロセスへ新しい方法やツールを導入する場合は、現場の意見を取り入れたり、従業員のスキルアップに取り組んだりする必要があるでしょう。必要に応じて社員研修を実施するといったサポートが求められます。

業務効率化の施策を導入する際は、一度にすべての施策を実施するのではなく、一つずつ実施して効果を確かめることが大切です。多数の施策を一気に実施すると社内への負担が過剰となりやすいだけでなく、効果的な施策を見極めるのが難しくなります。一部の部署や業務へ部分的に施策を導入しながら、徐々に全社へ浸透させていくのが望ましいでしょう。

ある企業で大きな効果が見られた施策も、企業との相性次第では効果が期待できない可能性があります。そのため、業務効率化では一つの改善策のみに固執せず、自社の組織や課題とマッチしない場合には、別の改善策へと速やかにシフトすると良いでしょう。効果測定を実施した際に十分な効果が見込めないと判断されたら、全く別の方法を試してみるのも一つの手です。

ある卸売業の企業では、在宅勤務を促進していながら、ファクスの受信を確認するための出社が必須となっていました。そこで、ビジネス向けクラウドストレージ「Fleekdrive」と複合機を連携し、クラウドに受信ファクスを保管する運用により、自宅でもファクスのデータを確認できるように改善を図りました。以降はテレワーク先や外出先でもデータ共有をできるようになり、業務効率が向上しました。

ある福祉介護施設では、カルテや介護日誌といった紙のドキュメント類を共有する際の感染対策を検討していました。そこで、ウイルス感染リスクを下げるために、カラーA3複合機「TASKalfa 3554ci」にスキャンOCR機能が使用できる拡張オプション「Scan extension kit(A)」を追加し、書類を検索しやすい形で電子化する運用を取り入れました。こうして非接触で文書共有を行うことで、感染リスクが下がっただけでなく、業務効率化にも成功しています。

建設業界のある企業では、現場写真を印刷する際、個人のスマートフォンで撮影した画像を一時的にPCに保存する手間がかかっていました。そこで、京セラ複合機と併せてモバイル端末から直接プリントできるアプリケーション「KYOCERA Mobile Print」を導入しました。PCを介さずスマートフォンから直接写真を出力できる環境が整備され、業務工数を削減しました。