介護業務改善のアイデア｜
取り組みが必要な理由と効果は？
2023.08.31
介護働き方改革
少子高齢化の影響で、国内では多くの業界で働き手の確保が課題となっていますが、介護業界では特に顕著です。介護サービスの利用者にあたる高齢者人口が増加する一方で、労働力が不足し、限りある人材をどう活用すべきかが注目されています。現状の介護事業所の運営を見直し、業務改善に取り組むことが、人材不足の対策として有効です。
本記事では、介護事業所のマネージャーや経営者の皆様へ向けて、介護業務改善のアイデアをご紹介します。慢性的な人材不足という大きな課題を抱えた介護業界で、今後も安定した経営を実現するために、ぜひ参考にお読みください。
本記事では、介護事業所のマネージャーや経営者の皆様へ向けて、介護業務改善のアイデアをご紹介します。慢性的な人材不足という大きな課題を抱えた介護業界で、今後も安定した経営を実現するために、ぜひ参考にお読みください。
介護現場で業務改善が必要な理由とは？
近年の介護現場では、慢性的な人材不足の問題を解消しつつケアの質を向上するために、業務改善が求められています。
日本国内では少子高齢化の影響にともない、生産年齢人口の減少と65歳以上の高齢者の増加が深刻化しています。生産年齢人口とは、一般的に15歳以上64歳以下の人口のことです。こうした生産年齢人口は、国の生産活動を中心的に担う労働力であり、かつ社会保障を支える存在でもあります。ところが、このように働き手が不足しているにもかかわらず、高齢者人口は増加の一途を辿り、介護のニーズは年々高まる傾向にあります。
そこで介護業界では、限られた人材を活用しながら質の高いケアを実現するために、現場の業務改善によって無駄な作業を削減し、効率化を推進する対策が効果的だと考えられているのです。国内の人口問題の影響を強く受ける業界だからこそ、業務効率化の重要性が高まっています。
【出典】第1章高齢化の状況（内閣府）
https://www8.cao.go.jp/kourei/whitepaper/w-2020/html/zenbun/s1_1_1.html
https://www8.cao.go.jp/kourei/whitepaper/w-2020/html/zenbun/s1_1_1.html
介護業務改善アイデア4選
介護現場の業務改善では、具体的にどのような施策に取り組むべきでしょうか。ここでは、介護スタッフの業務負担を軽減し、介護サービスの管理・運用をスムーズにするための業務改善アイデアをご紹介します。
ICTの導入
ICTとは「Information and Communication Technology（情報通信技術）」の略称であり、通信技術を活用したコミュニケーションを意味します。職場環境にICTを導入することで、働き方が改善され、事務作業の効率化が期待できます。業務ツールやシステムの活用により、介護職員の負担軽減や生産性向上につながるのがメリットです。
例えば、介護業界専用の情報共有システムを使えば、介護士が利用者の状態やケア内容などの情報を直接タブレット端末などから入力できるようになります。介護記録の作成時間を短縮し、スタッフ間の情報共有が容易になるのが魅力です。また、システム上では個人情報の閲覧権限を設定するといった方法で情報管理を徹底でき、セキュリティーの強化も期待できます。
介護保険法では、指定介護老人福祉施設における介護記録の作成と保管が義務づけられています。介護記録の作成は、介護現場における重要な業務の一つです。ICTの導入によって、介護記録をはじめとした事務作業をさらに効率化できる可能性があります。
【出典】指定介護老人福祉施設の人員、設備及び運営に関する基準（e-GOV法令検索）
https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=411M50000100039
https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=411M50000100039
多職種連携の最適化
介護現場では、多様な職種がそれぞれの専門分野に特化した仕事を担っています。例えば、利用者の日常生活のサポートを担う介護士、ケアプランを作成するケアマネージャー、介護事業所の管理者である施設長、医療的なケアを担う看護師、医療スタッフへ指示を出す医師などです。業務改善によって、こうした多職種の連携がスムーズになる効果が期待できます。多職種連携を最適化する方法として、報告・連絡・相談をマニュアル化する施策や、会議システムなどのIT機器を活用する施策などが挙げられます。
介護施設では、利用者の生活支援のほかに、医療的なケアやリハビリケアを提供する体制が整えられていることが一般的です。職員同士のスムーズな連携が実現されると、利用者の日常の様子を医師や看護師など医療の専門家に伝えやすくなります。業務改善によって利用者が必要とするケアを速やかに提供できるようになり、サービス品質が向上する可能性があります。
業務フローの見直し
介護スタッフの業務負担が過剰となり、業務時間外に残業が発生している場合は、現状の業務フローを見直して3M（ムリ・ムダ・ムラ）を削減する必要があります。そのためにも、まずは業務フローを可視化することが大切です。介護現場の全業務を把握するために、具体的な作業内容と手順を書き出します。その際は、それぞれの業務量が明確にわかるように、工数まで書き出すのが望ましいといえます。
業務フローの可視化が完了したら、続いて見直しのステップです。業務内容ごとに改めて必要性を検討し、特定のスタッフのみに負担がかかっていないかを確認します。また、担当者のスキルを考慮して業務が割り当てられているかチェックするのも重要です。不要な業務を可能な限り削減し、担当者のスキルに応じてバランス良く業務を割り当てる工夫によって、過剰な業務負担を改善します。
書類の管理・運用効率化
介護現場の業務書類を電子化し、ペーパーレスを促進することで、書類管理業務の効率化につながります。介護現場では、介護計画やケアプランに関する書類をはじめとして、多くの紙文書が取り扱われています。こうした紙文書は、郵送や手渡しのほか、ファクスでのやり取りが多いことから、管理が煩雑になりがちです。これらの書類を電子化すると、業務効率が向上し、紙文書の保管場所も不要となります。
例えば、電子化した書類をオンラインで共有すれば、職員同士の情報のやり取りがスムーズになります。また、過去の介護記録を閲覧する必要がある場合も、電子化された書類なら日時や利用者の氏名などで速やかに検索することが可能です。さらに、書類を電子化すれば事業所内に保管場所を確保する必要がなく、紙文書のファイリングや整理などの事務作業も発生しません。
介護現場の業務改善に取り組むことで得られる効果
介護現場の業務改善に取り組むと、人手不足の問題解決につながるだけでなく、職場へさまざまなメリットがもたらされます。最後に、業務改善で得られる効果を解説します。
コミュニケーションの円滑化
業務改善によって日頃の業務の無駄が削減されると、スタッフ同士が空いた時間を有効活用してコミュニケーションを充実させやすくなります。現場の人間関係が良好に保たれることで、仕事のモチベーション向上が期待できます。
採用・教育コストの削減
業務改善を通じて職員の負担が減ると、社内で業務量に対する不満が発生しづらくなります。職員が定着しやすくなり、離職率の低下が期待できます。新規の人材確保に必要な費用の削減や、研修・教育にかかる労力の削減が可能です。
介護経営の安定化
業務改善で働きやすさが向上した職場には、従業員満足度の向上や離職率の改善といったメリットがもたらされます。さらには、心身に余裕を持った職員によるサービス提供により、利用者の満足度向上が期待できます。
介護業務改善アイデアで人手不足の課題を解決へと導きましょう
ここまで、介護業界の業務改善アイデアをご紹介しました。介護業界に特有の業務課題でお悩みなら、京セラドキュメントソリューションズが解決へ導くお手伝いをいたします。こちらのダウンロード資料では、介護業界によくある課題を解決するためのさまざまなヒントをご紹介しています。介護業ならではの業務フローに対応可能なソリューションを、課題別にご案内しますので、解決策をお探しのマネージャーや経営者の皆様は、ぜひお役立てください。
お役立ち資料ダウンロード
こんなお悩みありませんか？
よくある業務課題の解決をご提案します！
介護業においてよくあるお悩みを解決する、当社ソリューションをご紹介する資料です。
