書類を紛失した際の対処法と防止策｜企業として取るべき行動とは？

企業にとって重要書類の紛失は、さまざまなリスクが引き起こされるおそれがあります。例えば、業務上必要な情報を紛失してしまうと、今後の業務運営に支障が出てしまう可能性があります。また大切に保管すべき「顧客情報」「社員の個人情報」「経営情報」などが漏洩すると、培われてきた信頼が一瞬で失われてしまうリスクもあります。最悪の場合は営業停止につながる可能性があるため、書類の管理は徹底することが大切です。

例えば企業のデーターベースから個人情報が漏洩してしまった場合、サーバーを一時停止しないと被害が拡大するおそれがあります。その間、企業は原因を究明し、対策するため、長期にわたり営業を停止せざるを得ない状況に陥るケースもあります。

具体的に、書類の紛失が発生する可能性のあるシチュエーションについて解説していきます。どのような状況下で、書類が紛失するおそれがあるのでしょうか。

営業先で契約書などの書類を持っていた際に、つい置き忘れて帰ってしまうケースがあります。他にも、営業帰りの移動中に、タクシーや電車の中で書類の入ったファイルを鞄から落としてしまい、後からトラブルに発展するなどのケースもあります。

書類を外部に持ち出した際には、途中で立ち寄った店などで書類を置き忘れるというリスクも考えられるでしょう。そういったときは、第三者が拾ってしまい、情報が漏洩してしまうおそれがあります。

要らない書類を処分するときに重要な書類が紛れていて、誤ってシュレッダーにかけてしまうというケースがあります。このときに、情報を保存していたりバックアップを取っていたりすれば問題がありません。しかし情報を保存しないままシュレッダーにかけてしまうと、復元できずトラブルに発展する可能性があります。

デスクの上などを整理しておかないと、重要な書類が他の書類に紛れてしまうおそれがあります。複合機の排紙トレイで他の書類に紛れてしまったというケースも考えられるでしょう。この場合、捨てた記憶がなくても書類が見つけられないこともありえます。

またフリーアドレスを導入したことにより、書類を何度も移動させなくてはいけなくなり、紛失のリスクが高まることも考えられます。

自宅で資料を作成しようと考えて、自宅に書類を持ち帰るケースがあります。このときに、どこに置いてしまったのかわからず、紛失してしまうリスクがあるでしょう。

また家族が誤って捨ててしまうおそれがあるので、重要書類は持ち帰らないほうが安全です。

まずは上司に「書類を紛失した」旨を、速やかに報告しましょう。重要書類が紛失した際は、自分一人で対処しきれない可能性が高いため、まずは上司に状況を伝えることが重要です。

書類の紛失は黙っていると事態が深刻化してしまうおそれがあります。紛失に至った経緯を簡潔にまとめ、早めに上司へ報告することが肝心です。

紛失した書類が安全な場所に届けられていれば、情報が漏洩していない希望もあります。どこに足を運んだのか、出張先に訪れた場所や移動中に降りた駅などに問い合わせてみてください。

また手元にある書類に紛れていないか、デスク間などの隙間に落ちていないか、プリンターに残したままにしていないかなど、周辺をよく観察すれば見つかることがあります。

書類が見つからない場合、印刷する前のデータが残っているのか保存状態を確認してみてください。データあれば情報を復元できる可能性があります。

緊急を要する場合は、データを復元して使うことは可能です。ただ外部で紛失した場合には情報漏洩のリスクがあるので、その場合は上司へ忘れずに報告する必要があります。

書類を紛失した場合、なぜ紛失したのか経緯の報告を関係者に伝える必要があります。また情報の流出が懸念される旨も伝えることが大切です。

関係者に謝罪する際には、今後同じようなミスが発生しないように対策をまとめた上で状況を伝えてください。

また状況によっては、相手から今後の要望や質問が投げかけられる可能性があります。その際は誠実な対応を心がけ、信頼回復に努めることが大切です。

まず書類の重要度の基準を設け、重要度別に管理方法のルールを定める方法があります。重要度に合わせてファイル名を決めれば、印刷する際にどの程度の扱いを設けないのか社員に意識してもらうことが可能です。

他にも、重要書類には開封時のパスワードを設けて、限られた人だけしか書類を持ち出せないようにすれば、情報漏洩のリスクを低減できます。また書類を印刷した際には、鍵のかかる場所に保存するなどの対策も、書類の持ち出しを抑制する効果が期待できるはずです。

紛失したかどうか確認する手段として、重要書類に番号を振り分けておき、管理しやすい状態にしておけば書類の紛失の有無をチェックできます。

社員が書類を紛失しないよう、可能な限り社外に書類を持ち出さないよう、周知する方法も紛失抑制に効果が期待できます。例えば出張や直行直帰以外では、自宅に書類を持ち帰るのは禁止すれば、社員による書類の持ち出しは少なくなるはずです。

複合機・コピー機で書類を印刷する場合、個人のIDカードをかざさないと出力されない機能を導入すれば、いつ誰が書類を印刷したのかログが残るようになります。

IDカードで管理できるようにすれば、不要な印刷や不正印刷を抑制する効果が見込めるはずです。また複合機・コピー機に書類を置き忘れて、情報漏洩するリスクも低減できます。

書類を紛失してしまうことを考慮して、内容を復元できるよう事前にデータ保存しておくことを推奨します。複合機・コピー機などでデータが保存されるようにしておけば、万が一紛失したときも、再度印刷することが可能です。

また書類の紛失を防ぐため、書類は電子化させてペーパーレスを推奨すれば、情報漏洩のリスクが低減されます。印刷が要らない書類はプリントせずに、データ閲覧に留めるなどルールを徹底すれば、書類が紛失する可能性が低くなるはずです。

社員教育で書類管理に対する意識の向上やルールの浸透を徹底すれば、個々のセキュリティーに対する意識を高めることができます。書類が紛失した場合のリスクなど、情報漏洩の事例を伝えれば、より危険性について理解を深めてもらうことが可能です。

社員教育で適切な書類管理の方法やルールについて解説すれば、書類紛失のトラブルを減らすきっかけになります。