電子化後は紙文書を廃棄したいが、法的側面が不安で踏み出せない。

まずガイドラインや関係する法令を理解することが重要となります。導入前に「スキャナによる読み取りに係る運用管理規程」を定める必要があるなど、環境の整備と運用が必要になるためです。環境の整備として、タイムスタンプ・電子署名を付与するシステム導入がメイン。病院向けに提供しているシステムであれば、ガイドラインに沿った仕様で作られているため、問題となることはないと考えられます。

重要なのは、運用についての理解やノウハウ。京セラで導入支援をさせていただく際にも、運用に関しての疑問や不安点をいただくことが多々あります。たとえば「数日間スキャンを忘れた場合の懸案事項や問題点などがあれば教えて下さい」「原本を破棄する前にチェックすべきことは何ですか？」「紙原本は電子化後どのくらいの期間保管したら良いですか？」といったものです。こういった運用に関する不安や懸念点に対しては、ガイドラインを理解するだけでは解消されません。そのため運用に関してノウハウを持ち、ベストプラクティスを知っているパートナーを持っておくと良いでしょう。