紙文書の保管スペースにも限りがあるため、電子化した後は、紙文書を廃棄していきたい。

電子化データを「原本」にするための専用システムを導入することで、この課題が解決できます。具体的には、厚生労働省「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」に準拠し、電子化した文書に電子署名とタイムスタンプを付与します。このように書くと難しそうですが、自動的にシステムが処理するため、導入後の負担はほとんどありません。システム管理者の方が、正常にシステムが稼動しているかチェックする程度で済みます。

またシステム導入だけではなく、運用方法を決めることも必要となります。これは先述のガイドラインに「スキャナによる読み取りに係る運用管理規程を定めること」と明記されており、必須事項。「スキャン対象の文書は？」「電子化するタイミングは？」など、病院内で運用のためのルール定めていきます。運用管理規定自体のボリュームは、それほど多くはなりませんが、一つひとつ決めていくためにはノウハウが必要。京セラでコンサルした事例と共に詳しいご説明をさせていただきますのでお気軽にお問い合わせください。