集中スキャンで運用しているが、紹介状や保険証など紙文書によっては受付で電子化を行いたい。

こんな課題はありませんか？

紙文書を一括してスキャンを行う集中スキャンという方法で運用しているが、紹介状など紙文書によっては受付で電子化を行いたい。

紙文書の電子化を専門スタッフが一括して行う「集中スキャン」で運用している場合に課題となるが、スキャンするタイミングが遅くなること。集中スキャンのよくある運用としては、午前中・午後・夕方と3回分けて紙文書を集配し、まとめてスキャンするというもの。この場合、「受付で受け取った紹介状をすぐにスキャンし、診療時に電子カルテ上で確認する」ということができません。また保険証も一度コピーを取り、そのコピーを後でスキャンするという運用になることも。即時性が求められるスキャンにどのように対応していくべきか課題に感じている方もいるのではないでしょうか。

その課題、解決します！

受付にも電子化のための環境を用意。ただ導入前に運用方法を精査しておくべき

結論から言えば集中スキャンと分散スキャン（受付や各診療科でスキャンする運用方法）を併用した運用方法に切り替え、受付にもスキャナーを含めた環境を整備すれば解決できます。ちなみに京セラでは受付や診療科で利用することを想定した専用スキャナー「TrustScan AnySite」を提供しています。
ただ重要なのは、導入前に「現状把握」と「最適な運用方法は何か」を検討しておくこと。場当たり的な対応になってしまうと、追加コストが発生したり運用でミスが起りやすくなったりと無駄や手間が多くなるためです。

重要なのは、導入前の現状把握と分析。

では、導入前に何をすべきでしょうか。弊社が導入支援する場合は、「紙文書がどの部署で発生するか」「どのくらい紙文書が発生するか」「誰が電子化するべきか」など、現状の紙文書の状況と作業内容を調査を行います。こういった現状分析の上、集中スキャンする人員構成やスキャン場所なども考慮に入れながら、最も効率的な運用方法をご提案します。
重要なのは、現状把握と分析。ここを外さないようにすれば、導入後の課題も格段に少なくなると思います。

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