社内文書の正しい保管方法は?種類ごとの保存期間や保管を効率化する方法
2025.1.29
法制度対応業務効率化

文書を適切な方法で保管することは、コンプライアンスの観点で重要とされています。管理を徹底すると、社内の機密情報や個人情報が守られ、情報漏えいの防止が期待できます。また、業務で必要な文書を参照する際、整理整頓されていると該当の文書がスムーズに見つかり、探す手間を省くことが可能です。適切な文書管理は業務効率化にもつながります。
本記事では、社内文書の正しい保管方法を解説します。文書の種類ごとの保存期間や、保管を効率化する方法までお伝えするため、ぜひ参考にお読みください。
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お役立ち資料
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「保管」「保存」「管理」の違いは?
文書管理における「保管」「保存」「管理」の用語には、どのような違いがあるのでしょうか。初めに、文書に関する用語の定義から確認していきます。

「保管」とは、業務で使用する文書を事務室内など取り扱いやすい場所で管理することを指します。その際は、書類をファイリングして紛失・破損を防ぐための工夫を行います。
「保存」とは、使用頻度の低い文書を現状維持しながら管理することです。ビジネスシーンで用いる文書は、種類に応じて保存期間が定められており、ルールを守って保存する必要があります。
「管理」とは、文書の所在や利用者の履歴など、文書に関する情報を把握できる状態にすることです。文書を適切な場所へ保存するとともに、情報にアクセスできる環境を整えます。
なお、近年では文書を紙媒体ではなくデジタルデータ(電子データ)の形式で保存・管理するケースも多くなりました。文書を電子化して業務をペーパーレス化する際は、クラウドストレージや専用サーバーを活用すると、アクセス性や共有性が向上します。
その一方で、電子化する場合はセキュリティー対策が重要です。機密文書の管理では「パスワードの設定」「データの暗号化」「アクセス制限」などの対策を導入するのが望ましいといえます。
「保存」とは、使用頻度の低い文書を現状維持しながら管理することです。ビジネスシーンで用いる文書は、種類に応じて保存期間が定められており、ルールを守って保存する必要があります。
「管理」とは、文書の所在や利用者の履歴など、文書に関する情報を把握できる状態にすることです。文書を適切な場所へ保存するとともに、情報にアクセスできる環境を整えます。
なお、近年では文書を紙媒体ではなくデジタルデータ(電子データ)の形式で保存・管理するケースも多くなりました。文書を電子化して業務をペーパーレス化する際は、クラウドストレージや専用サーバーを活用すると、アクセス性や共有性が向上します。
その一方で、電子化する場合はセキュリティー対策が重要です。機密文書の管理では「パスワードの設定」「データの暗号化」「アクセス制限」などの対策を導入するのが望ましいといえます。
文書の種類別に定められた保存期間
ビジネスシーンで用いられる文書は、種類に応じてそれぞれ保存期間が定められています。ここでは、適切な管理を実現するために、保存期間別に文書の具体例をご紹介します。

永久保存する必要がある文書
永久保存する必要がある文書の例として、以下が挙げられます。
- ・定款
- ・株主名簿・新株予約権原簿・端株原簿・社債原簿・株券喪失登録簿
- ・登記・訴訟に関する書類
- ・官公署への許認可関係の届出書類および重要文書
- ・社規・社則に関する通達文書
- ・効力が永続する契約にまつわる文書
- ・権利や財産に関する書類
- ・製品開発・設計に関する重要文書
- ・重要な人事に関する書類
- ・労働組合との協定書
これらの文書は、法的に永久保存が義務づけられているわけではありません。ただし、文書の性質上、永久保存するのが望ましいとされています。このほかに、株主総会や取締役会などの議事録、稟議書や決裁文書といった重要な文書も永久保存の対象となる可能性があります。
10年間保存する必要がある文書
10年間保存する必要がある文書の例として、以下が挙げられます。
- ・株主総会議事録
- ・取締役会議事録
- ・重要会議記録
- ・満期もしくは解約となった契約書
- ・決算書
- ・貸借対照表・損益計算書などの計算書類や附属明細書
- ・総勘定元帳・各種補助簿などの会計帳簿や事業に関する重要書類
これらは主に会社法の規程で定められた、会社経営に関わる重要な文書です。なお、契約書類に関しては、すでに満期・解約となった契約に関する文書もその時点で処分せず、10年の保存が推奨されています。
7年間保存する必要がある文書
7年間保存する必要がある文書の例として、以下が挙げられます。
- ・仕訳帳・現金出納帳など取引に関する帳簿
- ・決算に関連して作成された書類
- ・領収書・預金通帳・手形控・振込通知書・請求書・契約書・見積書
- ・扶養控除等(異動)申告書
- ・源泉徴収簿
上記の国税関係帳簿書類は、法人税に関わる重要な文書であり、企業は保存を義務づけられています。その際は、事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から数えて7年間の保存が求められます。
5年間保存する必要がある文書
5年間保存する必要がある文書の例として、以下が挙げられます。
- ・従業員の身元保証書、契約書
- ・産業廃棄物管理票
従業員の身元保証書や契約書などは、雇用関係のトラブル防止の目的で作成する場合があります。一般的に作成から5年間保存しますが、有効期限が切れて以降、更新の必要性は業務内容によって異なります。
4年間保存する必要がある文書
4年間保存する必要がある文書の例として、以下が挙げられます。
- ・雇用保険の被保険者に関する書類
雇用保険関連の文書として、雇用保険被保険者の資格取得等確認通知書や離職票などが該当します。従業員の退職や解雇などから4年間保存します。
3年間保存する必要がある文書
3年間保存する必要がある文書の例として、以下が挙げられます。
- ・災害補償に関する書類
- ・郵便物等の発受信簿
- ・労働者名簿※
- ・雇入れ・解雇・退職に関する書類※
※労働基準法において使用者に作成義務のある労働者名簿や労働関係などの文書は、法改正で保存期間が3年から5年に延長されました。ただし、当面は経過措置として3年が適用されます。
2年保存する必要がある文書
2年保存する必要がある文書の例として、以下が挙げられます。
- ・健康保険・厚生年金保険に関する書類
健康保険や厚生年金など、社会保険に関わる文書は、従業員の退職や解雇などから2年間保存します。具体的には、資格取得等確認通知書、資格喪失等確認通知書などが該当します。
ここまで保存期間別に文書の具体例をご紹介しました。ただし、同じ文書でも法律によって保存期間が異なる場合があります。そのため、複数の法律で定められた期間を満たして保存できるよう、文書ごとに関係する法律をすべて確認しておくと安心です。
会社の文書の正しい保管方法
会社の書庫にある文書は、紛失・破損・不正などのトラブルを避けたり、検索性を向上させたりするためにも、以下の方法で保管すると安心です。ここでは、正しい保管方法のポイントをお伝えします。

文書を分類してファイリングする
文書は種類・発行日・取引先名などで分類して、取り出しやすい形式でファイリングします。種類ごとにまとめて束ねたり、日付で順番に並べたりしてフォルダに格納し、探しやすい保存方法を採用することが大切です。また、文書を格納したフォルダ自体の並べ方も、同様に整理するのが望ましいといえます。
保管場所を明確に決める
社内の書類保管場所を明確にします。倉庫や空きスペースなど専用の場所を確保できると理想的です。その際、鍵付きのキャビネットで保管したり、保管場所への入室履歴を管理したりすると、セキュリティー対策を強化できます。重要な文書には第三者による閲覧や持ち出しを防ぐための工夫が必要です。
文書管理台帳を作成する
文書管理台帳とは、保管している文書の概要や情報を記載する台帳のことです。社内の書類保管の現状を把握するために作成するようおすすめします。台帳で書類管理すると、必要な文書を検索しやすく、業務効率化が期待できます。
社内の文書保管を効率化する方法
社内の文書保管を効率化するなら、専用の保管サービスや文書管理システムの導入がおすすめです。オフィスの書類整理に役立つサービスや、機能の特徴をご紹介します。

外部の保管サービスを利用する
保管サービスとは、社内の文書を外部倉庫などの保管先へ預けて、指定した期間にわたり保管業務を委託するサービスのことです。自社内で文書の保管場所が不要になるというメリットがあります。また、ファイリングの手間がかからないため、管理作業の効率化が期待できます。
文書管理システムを活用する
文書管理システムとは、文書の作成・管理・保管を一元化できるシステムのことです。文章の作成から保管までの一連のフローをシステム上で一元管理できます。紙の書類を電子化することで業務のペーパーレス化を実現し、文書管理の手間や保管場所のコスト削減が期待できます。
京セラドキュメントソリューションズジャパンが提供する「Box」は、クラウドベースのコンテンツ管理およびファイル共有プラットフォームです。法人向けに開発された強固なセキュリティーで、情報漏えい・データの消失・不正アクセスを対策します。社内のファイル共有を効率化し、ペーパーレス化の推進に役立ちます。
容量無制限のコンテンツ・プラットフォーム「Box」
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電子化ツールを活用する
紙文書を電子化するツールを有効活用することも重要です。前述した文書管理システムを活用するには、まず文書を電子化する必要があります。例えば、文書からデータを自動で認識し、自動で仕分けを行えるツールを導入すると、電子化へ向けたプロセスを効率化することができます。
京セラドキュメントソリューションズジャパンでは、文書の電子化や仕分けを自動化する「KYOCERA Capture Manager」や「PC Connect Monitor Advance」を提供しています。社内の文書を自動で電子化し、スムーズなペーパーレス化への移行をサポートします。
「KYOCERA Capture Manager」
「PC Connect Monitor Advance」
社内の書類を電子化・PDF化するメリットや注意点などの基礎知識は、以下の関連記事で解説しています。文書管理のご担当者様は、ぜひ参考にお読みください。
書類を電子化するメリットとデメリット・実施するときの注意点
会社の書類をPDF化するメリットと注意点|電子化が注目される理由
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ペーパーレス化の推進で文書の保管をさらに効率化できる
ここまで、ビジネスシーンにおける文書の保管について解説しました。企業が扱う業務関係書類の中には、一定期間の保存が必要な文書があります。各種法施行規則や商習慣のルールに則って、適切な管理方法で書類を保存することが重要です。その際は、DXの観点から書類を電子化して文書の保管を効率化するのが望ましいといえます。ペーパーレス化への対応を検討するなら、自社に適した運用を実現できる専用システムを探してみてはいかがでしょうか。
京セラドキュメントソリューションズジャパンでは、文書管理業務の課題を解決する各種ソリューションをご用意しています。以下のダウンロード資料では、文書をアナログで管理する企業がペーパーレス化を実現するためのヒントをご紹介しています。文書管理のさらなる効率化へ向けて、どうぞお気軽にお問い合わせください。
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お役立ち資料
簡単に実践できるペーパーレス化の方法
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京セラドキュメントソリューションズが提供するお役立ちコラムでは、業務上の課題解決のヒントや、現在のビジネストレンドなど、知っておきたい情報を業種やテーマごとに発信しております。また、ペーパーレス化やセキュリティー強化などを詳しく解説したお役立ち資料を無料で公開しておりますので、ぜひご覧ください。