書類を電子化するメリットとデメリット・実施するときの注意点

書類を電子化すると、原本をまとめるファイルの費用や、紙代・インク代などの印刷費用を削減できます。また、法的なルールに則って書類を電子保存すれば、原本を廃棄できるほか、収納するキャビネットが不要となり処分することが可能です。社内の物理的な保管スペースを削減した分、作業場所や休憩スペースを創出し、業務で有効活用できます。

書類を電子化して、ファイルサーバーやクラウドストレージで文書管理する仕組みを導入すれば、データの検索性が高まります。便利な検索機能を活用して、膨大なデータの中から必要な書類を日付やファイル名などで簡単に見つけられます。倉庫で紙の書類を探したり整理したりする時間と手間を省けるのがメリットです。

電子文書は、社内外の人にチャットやメールなどのITツールで容易に共有できます。また、クラウド上で書類を管理すれば、社内外からオンラインでアクセスして閲覧できるため、テレワークにも対応可能です。情報共有がスムーズになり、業務効率化が期待できます。

紙の書類には、破れや汚れにより読み取れない状態になるリスクや、地震・火災などの自然災害により破損・紛失するリスクがあります。そのため、近年はBCP（事業継続計画）対策の観点から、電子化を推進する企業が少なくありません。

BCP対策では、大規模災害などの緊急事態下で事業を継続するとともに、早期復旧を実現する体制の整備に取り組みます。電子データはバックアップが可能で、かつログの管理によって紛失を未然に防げることから、BCP対策に有効と考えられています。

書類を電子化すると、スキャナーやOCRといった機器の導入費用、ファイルサーバーやクラウドストレージといったサービスの初期費用・月額費用が発生します。電子化サービスを利用する場合は、サービスの料金とコスト削減・効率化によるメリットを踏まえて、費用対効果を確認する必要があります。

書類を電子化すると、既存のワークフローに大きな変更が生じます。現場の従業員がオペレーションの変化に戸惑い、負担を感じることも珍しくありません。そのため、事前に電子化を進める意義や目標を明確して、社員の理解を得ておくのが電子化を進める際のポイントです。

電子データには機器の障害によるリスクや、セキュリティー面でのリスクが存在します。データを保存するHDD（ハードディスクドライブ）やファイルサーバーに障害が発生する可能性をゼロにするのは難しいといえます。たとえ安定性の高い大手クラウドストレージを利用する場合でも、これらのリスクに備えることが大切です。デジタルデータは可能な限り安全な保存場所で管理するとともに、予期せぬトラブルで業務が中断する可能性まで考慮して対策する必要があります。

法人向け複合機のスキャン機能で書類を電子化する方法です。普段から使い慣れている機器を活用してスムーズに電子化を進められます。一般的に複合機はサポートが充実している傾向にあるため、故障やトラブルに備えつつ安心して電子化を進めやすいといえます。

複合機で電子化を推進する方法については、以下のダウンロード資料で詳細に解説しています。業務改善の流れや成功事例をチェックしたいご担当者様は、どうぞお気軽にお問い合わせください。

【参考】中途半端なペーパーレス化にお悩みの方必見！まだ残っている紙業務を複合機ですっきり解決！

OCR（光学文字認識）機能を使うと、スキャンした画像データから文字情報を抽出し、編集可能なデジタルテキストに変換できます。特に大量の書類を扱う際には、自動化ツールを活用することで、大幅に作業効率を向上させることができます。スキャナーやデジタルカメラなどの機器に備わっており、書類内の情報を読み取り、自動的に電子化されます。検索性の向上や電子化の工数削減を期待できます。

【参考】OCR機能とは？文字認識スキャンを利用して書類管理をサクサク効率化

書類の電子化を外部の代行業者に依頼する方法です。大量の書類をまとめて電子化するケースなどにおすすめします。具体的なサービス内容として、業者が企業を訪問して社内で書類の電子化を進めるタイプのサービスや、書類を業者に郵送すると電子化してもらえるタイプのサービスが挙げられます。なかには「電子帳簿保存法（＝国税関係帳簿書類のデータ保存に関する法律）」の要件に準拠した形式で移行できるサービスも多くあり、法令への対応をスムーズに進められます。

電子化した書類には、情報漏えいや不正アクセスのリスクが存在します。そのため、アクセス制限・パスワードの設定・ウイルス対策といった適切なセキュリティー対策を講じることが大切です。また、専門業者へ電子化を外注する場合は、業者の信頼性を精査する必要があります。事前にWebサイトなどでセキュリティー管理に関する資格や規格のほか、導入実績をご確認ください。

【参考】社内の機密情報流出を防ぐチェックリスト全50項目

書類を電子化したあとは、クラウドストレージに保存することで、どこからでもアクセス可能な環境を構築できます。クラウド型文書管理システムの中には、高度な検索機能を搭載したサービスも多く、効率的な運用が可能です。また、アクセス権限の管理機能を利用すれば、業務上のセキュリティー対策も強化されます。さらに、チームでの共同作業が必要な場合にも、リアルタイムでファイルを共有・編集できるため、作業効率が期待できるでしょう。

安全性の高いクラウドストレージなら「Box」がおすすめです。7段階のアクセス権限設定や、高強度の TLS 暗号化を使用してデータを暗号化できるなど、セキュリティー面で安心できるクラウドサービスです。
ストレージ容量は無制限のため、電子化した文書データの保存にも適しています。「Box」の詳細は以下からご確認ください。

【参考】容量無制限のコンテンツ・プラットフォーム「BOX」

システムのトラブルやストレージ不足などの原因で電子的に保存した書類のデータが消失する可能性があります。安全性の観点から重要なデータはバックアップが必須です。保管場所のセキュリティー対策を講じるとともに、定期的にバックアップを実施するのが望ましいといえます。

一部の書類は法的なルールにおいて電子化が認められていないため、紙での保管が必要です。例えば、契約の成立などに関する内容を証明する「公正証書」は、押印・対面・書面での交付を原則としているため、電子化は不可となっています。このほかにも、「任意後見契約書」や「事業用定期借地契約」も同様に電子化が不可のため、紙での保管が必要です。（※2024年9月現在）

電子帳簿保存法（電帳法）に対応するためには、書類の電子データが法的な要件を満たしている必要があります。例えば、改ざん防止機能や検索機能を備えたツールを導入することが、電帳法に準拠したデータ管理の第一歩です。さらに、タイムスタンプの付与やデータ保存期間の遵守など、法的ルールに従うことで、電子データの信頼性を保ちます。これらの対応により、税務調査や監査時にも対応できる体制を整えることができます。電帳法の規定に基づいたシステムとプロセスの導入により、令遵守の上で効率的なデジタル業務を進められます。