職場環境改善とは？
社員の心理的安全性を高める快適な職場作りの方法

職場環境改善とは、社員が働きやすい環境をつくることを指しています。具体的には、作業の効率化を図ったり残業時間を削減したりといった業務改善を行うことが職場環境改善につながります。

また物理的な意味合いでも、オフィスのレイアウトや備品の改善を実施して、社員が働きやすい環境を整えてあげることも重要な要素になります。その際には、社員にアンケートなどを実施し、改善して欲しいことなど意見を聞いておくと、より働きやすい環境をつくり上げることが可能です。

他に、社員のメンタルヘルスケアを行うことも、不満を解消し、職場環境を整えるきっかけになります。精神的な負担を解消することで、継続的に働きやすい環境がつくり上げられるはずです。

職場環境改善は従業員の負担を減らせるだけでなく、働きやすさを求めることで、生産性や売上を上げるためのきっかけにもなります。うまく職場環境改善を実施すれば、社員の心理的負担を軽減できるので、企業の離職率を下げることも期待できます。

社員の負担を軽減させるためにも、業務フローを可視化させ、無駄を削減していくことが職場環境改善として必要になります。

また業務フローの見える化が実現されれば、重複している業務や形骸化している業務をなくし、業務負担を軽減されるきっかけになるはずです。

職場には、必要なICT機器が整えられていますか？PC・複合機・電話など、それぞれの機能を考慮して、業務遂行に適しているのか見直してみてください。

新規に導入する時などは、費用対効果を検討してから導入するのか決断する必要があります。またオフィス備品については、使用頻度や使いやすさを加味してから、個数を減らす・別の種類に変更するなどの改善が必要です。

職場で利用しているシステムを見直し、状況によっては新たにシステムを導入することも検討してみてください。現状の業務に合った営業支援システムやデータ管理システムなどを導入すれば、より効率よく業務をまとめたり管理したりすることができます。

職場のレイアウトや机、機器などの配置を見直し、働きやすい環境を整えることは、社員がストレスなく動くためにも必要な職場環境改善のひとつです。

レイアウトを見直すポイントとしては、通路を広くしたり通路を増やしたりしてオフィス内を動きやすくすることが重要になります。

他にも、ストレスなく働く環境づくりの一環として、いつでも相談や打ち合わせができるように、連携の多い部署は近付けるなどの動線改善を行うことも効果的です。

また、プリンターやコピー、ファクスなどの印刷物を取りに行く際の動線を効率化するため、これらの機能を集約し、1台の複合機にまとめるといった改善もおすすめになります。さらに、ファクスの送受信をペーパーレス化すれば、移動の手間も省けるはずです。

社員の不満が溜まらないように、定期的なストレスチェックを職場で行うことは重要です。仕事内容や職場の人間関係に対するストレスなどが、メンタルヘルスに悪影響を及ぼすことがあります。上司や人事担当者との面談で本人と対話する時間を設け、何か職場改善につながる意見などを伝えてもらうことが働きやすい職場をつくる上で大切です。

またストレスチェックできるテストを導入し、社員ひとり一人のストレスがどれくらい溜まっているのか、確認する方法もあります。

会社が目指すビジョンや戦略、部署の目標を個人の目標とつなげることで、社員一人ひとりのモチベーション向上を促すきっかけになります。

実際、業務に反映させるためにも上司と部下の面談を定期的に行い、目標に対する進捗度を管理すれば、社員のモチベーションを高い状態に維持させることができるはずです。

ある製造業のお客様では、情報共有を効率化するために、クラウドストレージサービス「Box」と複合機を連携し、データを直接Boxに送ることによって、作業工数を削減することに成功。なお、Boxへのアクセスには利用者認証が必要になるため、強固なセキュリティーで情報は守られます。

ある小売業のお客様では、複合機で出力した書類の取り間違いや放置が多発していました。書類の放置を防止するため、ICカードを利用した認証印刷アプリケーションを複合機に追加し、各自のカードをかざして印刷できるように対策。取り間違いや放置の件数が減少し、無駄な印刷も減らすことに成功しました。

また出力した書類の放置を防ぐことで、情報漏洩リスクを回避するなど、セキュリティー対策の強化にも役立っています。

ある病院では、外来患者が1日約3,000人来院するため、目視で保険証をチェックする手間がかかっていました。そこで保険証をA4複合機でスキャンしたときに、自動的に受付票と紐付けできるアプリケーションを複合機に追加し、受付時間の短縮に成功しました。

またデータを電子化することで、保険証コピーの保管コスト削減にも成功しています。

ある建設業のお客様では、図面や文書の印刷ミスや放置プリントといったトラブルが発生していました。その対策のため、A3複合機「TASKalfa 4054ci」で紙文書をスキャンしてPDFファイルに変換し、データで文書のやりとりを行うようにしました。

さらに、OCR機能をオプションで追加し、図面や文書を、テキスト検索可能なPDFで管理できるようにしました。その結果、図面や文書の印刷コストを削減し、文書の管理や検索の工数削減にもつながりました。