Kyocera Cloud Information Manager
改正電子帳簿保存法対応 クラウド型文書管理システム
さまざまな証憑 を簡単、安心にデジタル管理
Kyocera Cloud Information Managerはメールやファクス、紙などで受け取った証憑をクラウドストレージに保存する文書管理システムです。クラウド型であるため、IT管理者のいない企業でも簡単に導入することができます。また、本システムは、2022年1月から施行された改正電子帳簿保存法の電子取引要件に対応、スキャナ保存要件に準拠しています。取引された証憑を法制度に準拠して保存することができます。
「電子帳簿保存法」法的要件認証制度の製品認証を取得
Kyocera Cloud Information Managerは、「電子帳簿保存法」電子取引及びスキャナ保存の法的要件に対応しており、公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）「電子取引ソフト法的要件認証制度（令和3年改正法令基準）」「スキャナ保存ソフト法的認証制度（令和5年改正法令基準）」の製品認証を取得しています。
※「電子取引ソフト法的要件認証制度」「スキャナ保存ソフト法的要件認証制度」認証ロゴは公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会によりライセンスされています。
プロモーション動画
特長
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すぐに始められるクラウド型
クラウド型の文書管理システムであるため、すぐに導入することができます。また、24時間・365日クラウド側で安定した利用環境を提供します。サーバー型のシステムのようなITインフラの構築や管理は不要です。
サブスクリプション方式の２つのメニュー
電子取引対応2,000円/月
電子取引＋スキャナ保存対応3,000円/月初期導入コストの負担が少ない定額制のサブスクリプション方式で、電子取引対応の基本メニューが月々2,000円、電子取引＋スキャナ保存対応メニューが月々3,000円（各10GBまで）から運用頂けます。サービス開始から最大３カ月の無償利用期間も設けていますので、安心してスタートできます。
※ 各メニュー保存容量が10GBを超過した場合 超過分1GB毎に100円/月（税別）を加算安心の充実した導入支援サービス※
システムの導入開始に不安がある場合には、システム設定や操作方法をサポートするサービスをご用意していますので、IT担当者のいない企業でも安心です。法制度の運用に不安がある場合には、導入開始から3カ月間の専門コンサルタント会社による改正電子帳簿保存法（電子取引）についてのお困りごとに応えるメール問い合わせサービスをご利用頂くことができます。
※ 別途有償メニュー
※ 電子取引対応メニューのみ
Kyocera Cloud Information Managerは改正電子帳簿保存法に対応
電子取引のデータ保存における3つの要件
- 可視性
- 電子取引に対応するためには、「取引年月日」、「取引金額」、「取引先」の条件を組み合わせて、範囲を指定した検索ができるよう、データ保存の際にラベリングしなければいけません。
「Kyocera Cloud Information Manager」は、データ保存する文書の内容をOCR分析し、抽出したキーワードからラベルになるものをワンクリックで選ぶだけで、簡単にラベリングして保存が可能です。
- 真実性
- 電子取引に対応するには、システム上に保存したデータを「訂正削除」をできなくするか、記録が残る文書アクセス管理を設定しなければなりません。
「Kyocera Cloud Information Manager」は、期間を指定して「訂正削除」ができない設定を行う機能や、訂正履歴をログとして残せる文書管理機能を搭載しています。
- 運用ルール
- 電子取引に対応するには、データ保存の運用ルールを社内規定で定める必要があります。
「Kyocera Cloud Information Manager」は、法制度に対応した運用ルールの社内規定サンプル※をご用意しています。このサンプルを使って簡単に社内規定を作成することができます。
※ 社内規定のサンプル提供は、電帳法（電子取引）保存基本説明サービス（別途有償）への申し込みが必要です。
スキャナ保存における3つの要件
- 可視性
- スキャナ保存に対応するためには、一定水準以上の解像度およびカラー画像での読み取りが必要になります。
「Kyocera Cloud Information Manager」は当社複合機で定められた水準以上を満たして読み込んだ情報を付与してデータ保存することができます。
- 入出力機器
- スキャナ保存に対応するためには、基準にあった入出力機器が必要になります。
京セラ複合機をはじめ、基準にあった入力機器（スキャナー）、見読可能な出力機器（プリンター、ディスプレイ）の用意しなければなりません。
- 運用ルール
- スキャナ保存に対応するには、運用ルールを社内規定で定める必要があります。
「Kyocera Cloud Information Manager」は、法制度に対応した運用ルールの社内規定サンプル※をご案内できます。
このサンプルを使って簡単に社内規定を作成することができます。
※ 社内規定のサンプル提供は、電帳法（電子取引）保存基本説明サービス（別途有償）への申し込みが必要です。
課題解決
課題例1 「取引年月日」「取引金額」「取引先」の組み合わせた条件・範囲を指定した検索
課題例2 訂正削除のできない（または訂正削除の記録が残る）システムでの保存
システムイメージ図
電子帳簿保存法対応ソリューション
電子帳簿保存法への対応については、お客様に合わせて様々なステップでご提案をさせていただきます。
今回の改正についてのさらに詳しい情報や、導入についての具体的な流れなどはこちらのページでご覧いただけます。