課題解決

作業効率アップに欠かせない、狭い事務所を広く使うコツ

課題解決2018/03/06

作業効率アップに欠かせない、狭い事務所を広く使うコツ

スペースの狭い店舗において、売り場と同じくらい重要なのが、バックヤードの使い方です。特に、印刷・FAX・ポップ制作など、多くのドキュメントを処理する事務室は、備品も多く煩雑になりがちです。そこで、事務室をできるだけ広く、効率よく使うために、現在の環境を見直し、複数の機器・機能を集約することをおすすめします。

狭いほど煩雑になりがちな事務室

食品スーパーやドラッグストア、ホームセンターなどでの店舗における売場とバックヤードの面積比は、その敷地規模に関わらず概ね7:3になるそうです。その3割しかないバックヤードは、ほとんどが商品在庫の保管場所として利用されますが、スタッフの着替えや休憩用のスペース、店内のモニタリングルームのほか、発注業務・販売分析・プライスカードを作るための事務室のスペースにも充てられます。

特に”事務室”では、発注リストや在庫表の印刷から、FAXによる発注、さらにはシフト表や店内装飾の作成まで、幅広い業務を行います。都心の店舗の事務室の場合、狭いうえに作業用の備品も多く、職場空間が乱雑になりがちです。そうなると事務作業の効率も上がりません。机、パソコン、電話、コピー機、FAX、ポップ用プリンターなど、必要な事務什器はたくさんあります。しかし、これらの什器が散在してしまうと、作業動線や作業効率が悪くなるだけでなく、各機器ごとに異なる消耗品を買って置いておかなければならず、さらなるスペースの圧迫やコストパフォーマンスの低下を招いてしまいます。

狭いほど煩雑になりがちな事務室

ドキュメント機器を”まとめて”スペースを確保する

ドキュメント機器を”まとめて”スペースを確保する”

とても単純なことですが、物が少なければ散らかりませんし、作業スペースも広がります。そこで、使用する備品を”まとめる”ということをしてみませんか?

例えば、ドキュメント機器を想像してみてください。店舗の事務室では、限られたスペースの中で大型の複合機を導入することが難しく、パーソナルプリンターやFAX装置など用途別に2台の機器を設置するという考えに陥りがちです。それは結局消耗品の収納スペースや管理を含めた煩雑さなど、どんどん課題が上積みされていってしまいます。今日では、ポップや封筒などの特殊紙にも対応したマルチコピー機や複合機の種類が豊富に揃っています。これこそ”まとめる”にふさわしい備品の1つではないでしょうか。もちろん元からコンパクトな製品を選ぶこともポイントですが、そればかりにこだわり、効率が下がってしまっては元も子もありません。操作性とサイズのバランスが身の丈にあっているか考えてからそろえることをおすすめします。

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