少数のスキャナーで同意書、検査データなど膨大な紙文書の電子化に対応。電子カルテとの連携もスムーズに。

導入事例：東邦大学医療センター大橋病院

診療・教育・研究が一体となった大学病院としての役割を果たすため、ハード・ソフト共に環境を整備してきた東邦大学医療センター大橋病院様。電子化されない紙文書があることに課題を感じ、いくつかのソリューションを比較検討の後、簡単・スピーディに大量のスキャンができるという理由でTrustScanの導入を決めました。

少ない台数のスキャナーで効率的な紙文書の電子化。
既存の電子カルテシステムとのスムーズな連携。
スキャン作業が複雑。患者のカルテデータとの正確な連動。
紙文書の発生時に随時取り込みとなると、診療に集中することができない。

少ない台数で効率的なスキャン業務を支援。
導入済みの電子カルテとスムーズに連携。
患者のカルテと自動的にバーコードで連携するため、正確かつ手間も削減。
電子化する文書を1カ所（スキャンセンター）に集約しスキャン。診療に集中できる環境を実現。

インタビュー

導入した理由・導入後の効果

紙文書の電子化のスピードを重視。

電子カルテ導入後、同意書など紙文書も電子化したいと考えていた東邦大学医療センター大橋病院様。紙文書をスキャナーで取り込み電子化するシステムを探す中で、バーコードで自動的かつ正確に患者の電子カルテと連携できるシステムが、便利とのことで当社が提供する「トラストスキャン」が候補のひとつになりました。ただ、院内のスペースが限られているため、紙文書の電子化のためのスキャナーは２台しか置くことができない状況。ソリューションを選ぶ際の大きなポイントは、「スキャンのスピード」と東邦大学医療センター大橋病院の加藤様は語ります。「決め手はまず早いこと。1日1,800枚取り込めるという実績が魅力でした。スキャナーを何台も置ければ問題なかったのですが、場所が狭いため、2台しか置けない。だから、1分間に2?3人分のスキャンが出来ないといけないため、スピードを重視しました」。

導入済みの電子カルテとの連携。

医療機関で導入している様々な電子カルテシステムとの連携の実績があったことも、導入の決め手の１つ。「当院の電子カルテシステムは日本IBMのCISですが、京セラドキュメントソリューションズで、そのシステム連携の事例があったことも選ぶときに考慮しました」と事務部情報管理課の國友様は評価のポイントに上げています。

バーコード管理で、作業が効率的に。

患者様の大切なデータを取り扱うため、紙文書の電子化における「正確性」は重要な要素。また実作業では、「効率化」も見逃せません。トラストスキャンは、バーコードで患者データと紐付けるため、作業を効率化しながら、その正確性も担保します。「複数の文書を重ねて取り込む場合でも、バーコードが印刷されている紙が区切りになり、自動的に仕分け・振り分けできるので、作業も軽減されています」と、導入後の効果を実感。また、スキャンの途中で白紙が混じった場合の自動削除、紙の大きさが異なる場合の柔軟なスキャン対応も、業務効率の改善に大きく貢献しています。

集中的なスキャンセンターで、業務効率の向上に。

スキャンの運用の仕方には、病院ごとにスキャン業務に配置できる人員数や1日に発生する紙文書の量によって最適な形があります。東邦大学医療センター大橋病院様は、院内にスキャンセンターを設置し、院内で発生する紙文書を一括してスキャンする運用を選択。この形態のメリットは、患者の情報登録がスムーズになり、労働時間の短縮や医療サービスの向上につながったことと言います。「各外来病棟などで、文書の発生時に取り込みをすると、どうしても業務の合間に行うことになり、診療に集中しにくい。たとえば、診療時間後にスキャンをする場合、業務時間が増えることに…。しかし、集中的なスキャンセンターを置くことで、院内の運用に関して動かしやすい形態とれる」ことで、効率化が図れるようになりました。