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書類やPDFデータが見つけやすい文書管理システム!受信FAXを自動的にデータ化し保存も可能!

文書管理システム「e-CRC」

「オフィスにある紙文書をデータ化し整理したい」「データ化した資料が、見つけにくい」「見積もりなど受信FAXをPDFにするのが手間」といった課題をお持ちのお客様にオススメなのが文書管理システムe-CRCです。

e-CRCにアップロードされたPDFデータは、全てOCR処理が行われます。そのため複合機で紙文書をスキャンしたデータも、既に電子化されているデータも、e-CRCで管理すれば全てのデータがOCR処理され全文検索の対象に。たとえファイル名を忘れたとしても、書かれた内容を手がかりに検索できるため、簡単にデータを見つけることができます。

さらにe-CRCでは、受信FAXが自動的にデータとして保存されます。「日時」や「お客様」ごとに分類可能で、もちろんFAXに書かれた内容から検索しFAXを見つけることができます。

ソリューションの特長

紙文書の電子化

膨大な電子データとオフィスに散乱する紙文書。欲しい資料にたどり着けず活用されない情報。企業にとって、実務時間はコストです。いかに早く欲しい情報にたどり着けるかが、企業競争力を担います。e-CRCでは、あふれる紙文書を電子化し、透明テキスト付PDF化することで、紙文書が全文検索できる仕組みを提供します。また、既に電子化されているデータもあわせて一元管理すれば、ブラウザでe-CRCにアクセスするだけで、紙文書も電子データも全文検索で瞬時に情報を検索できます。

コレクション機能

特定キーワードや、日付でよく検索する条件をコレクションに登録しておくことで、簡単に最新の情報を見る事ができます。

履歴管理機能標準搭載

図のように印をつけて登録すると、バージョン更新され、旧版が残ります。(印をつけないと、上書き保存となります。)文書を登録する際に、チェックを入れる事で、版管理機能が使えます。最新の文書がどれなのかを迷う事がなくなり、旧版を残すことで、旧版図の履歴を確認することが出来ます。

OCRなど様々な便利機能が充実 ※オプション

膨大な紙文書を電子化し、検索活用したい。でも、いちいちキーワードを登録していては大変です。e-CRCではOCR機能を標準装備。PDFデータなど紙文書をアップロードする際に、高精度OCRでテキストデータをとりだし、データに透明テキストとして埋め込むことで、全文検索やテキストのコピー&ペーストが可能となります。

  • 全文検索に対応
  • 修正可能なレイヤーテキストPDF

OCRに誤りがあっても、Acrobatだけで容易に修正できるレイヤーテキストに対応。また、保存ファイル名の自動設定やファイルの自動仕分けにも対応。さらに生成したPDFには暗号化や、閲覧期限制限、印刷禁止、コピー不可など様々なセキュリティー機能を付加することもできます。

サムネイル(縮小)表示 ※オプション

オフィス文書(Word,Excel,PowerPoint)や画像データ(TIFF,JPEGなど)の画像イメージを縮小表示(サムネイル)できるので、目当ての文書が直ぐに探し出せます。

ビュー機能(フォルダ自動分類)

データベース項目の入力値を判別した自動フォルダ分類機能です。データ登録時に項目に入力された値を判別して階層フォルダに自動格納されます。

ペーパーレスFAX

受信FAXはもう紙で出す必要はなく、一気にペーパレス化できます。e-CRCでは、受信FAXを画像データとして保存でき、日時ごと、お客様ごとにFAX文書が検索できます。そのためFAX回覧、配布の必要や、紛失の心配はありません。ユーザーはPCの前に座ったままでFAXを確認できます。

知識・データの共有

ブラウザさえあれば、簡単に情報を登録・検索できる仕組みを採用しています。登録されたデータは、全文検索や、フォルダ検索でデータ検索・活用する事が可能です。そのため共有されたデータが、皆に共有・ナレッジ活用され、個人の知識が社員やグループの知識として共有化されていき、企業力のアップにつながります。

優良な提案書や連絡事項をいち早く他の支店や部署に配布

受注に貢献した提案書は担当者のノウハウが詰まっています。Webフォルダを使って効率的に配布することで、貴重な情報を全社で共有することができます。

営業現場と事務スタッフの連携、先輩たちの知恵と経験を共有

営業現場と事務スタッフの密接な連携が、業務の効率化のポイントです。先輩たちの知恵と経験を社内共有することが、若手育成の近道です。

「知識の共有」と「効率的な情報管理」を実現

日々の業務から得た知識と経験は、会社の資産として管理、共有化されることが、 事業拡大のポイントです。

蓄積された情報のセキュリティーを強化

フォルダごと・文書ごとの閲覧権限を細かく設定できます。開発部門の文書は経理部門には非公開としたり、また社外スタッフなどが混在するオフィスではメンバー毎に閲覧情報を制限することができます。

アクセス権

どの組織(役職、個人)が、どんな権限を持つかを、(1)フォルダ単位、(2)文書データ単位に、それぞれ設定することができます。権限は、参照権、更新権、削除権が設定可能です。所属やチームをまたがった任意のグループに対して権限設定が行えます。オプションでファイルの暗号化(印刷禁止・保存禁止・コピー禁止)も対応可能。

URL表示・通知機能

文書表示したページには、URLがついています。URLをメールに添付することで、特定の文書を相手に見せることができます。

ワークフロー

承認者は、受信した承認依頼通知メールに記載されているURLをクリックすることで、承認対象の文書の確認ができます。また、画面上に表示された「承認」「否認」のボタンにより処理手続きができます。

細かな検索機能

  • 全文検索キーワードハイライト表示
  • 項目検索

ログ機能/集計機能

ログ機能により、いつ誰がアクセスし、何をしたか?といった履歴を管理し、セキュリティーを高めることができます。また、利用状況の集計により、よく使うユーザーはだれか?といったユーザーごとの活用状況の確認ができます。

アクセスランキング

個人の知識・経験(ナレッジ)は、なかなか社員の共有知(ナレッジマネージメント)化するのは、難しいものです。この課題を解決する為、月毎に、「文書をよく登録する人=個人知を共有知として提供してくれる人」「文書をよく利用する人=他の人の知識を活用する人」をランキング表示できます。このランキング情報の共有により、ナレッジマネージメントの社内啓蒙活動が具現化し、企業に大切なナレッジサイクルを強力に後押しします。

セキュリティー

e-CRCでは、標準で文書に対するアクセス権限をかける事ができます。その為、情報をガードしながら特定の人に公開する事が可能です。また、ウイルス、データの保護に対しての十分な対策や、暗号化オプションによる漏洩対策も可能です。

ミラーリングでデータを安全にバックアップ

e-CRCファイリングパックはハードウェアRAIDシステム(RAID1ミラーリング)により、常に2台のハードディスクにデータをバックアップ。さらにUPS(無停電電源装置)により、急な停電の際も安全にシステムを停止、大切な情報を守ります。

分割保存で、さらに安全

e-CRCでは、登録された文書ファイルをデータベース上に展開し分割保存する為、元のファイルデータの実体が残りません。その為、悪意を持ってe-CRCサーバーにブラウザで侵入しても、ファイルを抜き出すことが出来ないようになっています。

ウイルス対策 ※オプション

最近のワームやウイルスの傾向は、単に自社内システムを改ざんしてしまうだけでなく 自社の大切な情報を外部に配信してしまうなど、悪質化しています。e-CRCにおいては、企業ごとに「それまでに導入しているウイルス対策ソフトが違うこと」を想定し、ウイルス対策ソフトをオプションにしています。

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