ペーパーレスファクス機能を利用した企業間取引を実施されているお客様へ

2021年12月24日

平素は弊社商品をご愛顧いただき厚く御礼申し上げます。

令和4年1月1日より電子帳簿保存法の改正が施行されますが、複合機のペーパーレスファクス機能を利用した企業間の取引情報の送受信は電子取引に該当するため、保存方法によっては法が定める要件を満たさない場合がございます。何卒ご注意ください。

背景

令和4年1月1日の電子帳簿保存法の改正では、電子取引で授受した取引情報を記録した電子データを出力し、電子記録の代わりとして保存することができる措置が廃止され、電子データでの保存が義務づけられます。※1

複合機などで原稿を読み取り相手先へ送信し相手側が受信して印刷することを想定したファクスのやり取りは、書面による取引と解釈され、電子帳簿保存法の対象外※2となります。しかし、ペーパーレスファクス機能を用いて取引情報を送受信する場合、当該取引は、法第2条5項に該当する電子取引と解釈されます。そのため、規則第4条に定められた、電子帳簿保存法上の要件を満たしたデータ保存に対応する必要があります。※3※4

  • ※1国税庁ホームページ「電子帳簿保存方法の概要」
    https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/02.htm
  • ※2受信した紙をスキャンして保管する場合は「スキャナ保存」の要件に準じて電子保管する必要があります。
  • ※3国税庁ホームページ 令和3年7月9日付課総10-10ほか7課共同「『電子帳簿保存法取扱通達の制定について』の一部改正について」(法令解釈通達)等の趣旨説明について(令和4年1月1日施行分)
    https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/030628/pdf/01.pdf
  • ※4令和4年度税制改正大綱には法律の施行後2年間の宥恕(ゆうじょ)措置に係る記載があり、引き続き紙での保存も認められます。

お客様におけるご対応について

ファクスを用いた取引情報の保存に関し、以下のような対応策を講じるようご検討ください。

受信ファクスを紙で保存する場合

  • ファクス受信時に、電子データの保存と同時印刷した紙を国税関係書類として保存する。
  • ペーパーレスファクス機能で保存した電子データは、複製の扱いとする。
  • 受信した紙をスキャンして保管する場合は「スキャナ保存」の要件に準じて電子保管する必要があります。

受信ファクスを電子データで保存する場合

  • 電子取引情報に対して正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規定を定め、その規定に沿った運用を行う。
  • 記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認できるシステムまたは、記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の保存を行う。

  • システムの検索機能として、以下の機能を確保する。
    • 日付または取引金額の範囲検索ができること
    • 二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること

  • 関連情報:
    一般社団法人ビジネス機械・情報システム産業協会(JBMIA)ホームページ「企業間取引業務においてペーパーレスファクス機能をご利用の皆様へ ―2022年1月施行の令和3年度改正電子帳簿保存法に伴う注意点
    https://www.jbmia.or.jp/whatsnew/detail.php?id=1477


当社では電子帳簿保存法の改正要件に対応する、さまざまなソリューションをご提案しています。詳しくは、下記の問い合わせ先または担当営業までお問い合わせください。  

問い合わせ先

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