お客様の抱えるさまざまな業務課題を解決に導きます

お客様の抱える
さまざまな業務課題を
解決に導きます

トータルドキュメントソリューションでお客様のビジネスに貢献

今、私たちの身の回りの常識、生活が大きく変わりつつあります。ビジネスにおいても例外ではありません。仕事の進め方、情報の持ち出し方、お客様との応対の仕方など、あらゆる場面で状況に合わせた変化が求められています。
私たちは、お客様のドキュメント活用をもっと自由にするために、アナログとデジタルを組み合わせたトータルドキュメントソリューションをご提案いたします。

製造

製品資料を電子化し、仕分けや情報共有をもっと効率的に

このようなお困りごとはございませんか?

  • 仕様書、工程表、図面など、製造関連の書類が分散していて、検索に時間がかかっている
  • ファクスで受け取った注文書や依頼書をバインダーに保存しているが、整理や検索が大変

課題解決例

図面や技術資料などの紙文書を電子データ化し、案件ごとに関連書類を自動で仕分け
書類に、ファイル属性情報(日付や管理番号)をつけて複合機からスキャンすると、情報に応じて分類し、保存や配信まで自動で行います。

ファクスを電子化し、どこでも情報の共有や検索ができる環境に
受信したファクスは自動的に電子データ化され、宛先ごとに分類して指定フォルダーに保存されるため、後から探すことが簡単です。ファクスの保存先を共有クラウドにしておけば、外勤・不在のメンバーにもタイムリーにファクスを連携することができます。

Before


書類が分散して探す手間がかかる、受信ファクス確認のための出社も面倒・・・

After


書類を電子化してスピーディーに検索、受信ファクスの内容も出先で確認可能

導入後の効果

  • 関連書類の検索がスピーディーになり、情報連携の時間が短縮された
  • 電子化によりファクス文書のファイリングの手間がなくなり、検索も簡単に!さらにどこからでも受信ファクス情報の内容が確認でき、対応スピードが向上

建設

事務所・現場・協力会社間の情報連携をスムーズに

このようなお困りごとはございませんか?

  • 施工変更などの現場への指示や図面はファクスで送っているが、現場作業中で受信確認が遅れたり、誤送信などで情報が届いていない時もある
  • 報告書の作成や施工関係書類の引き取りのために、わざわざ事務所に行かなければならない

課題解決例

事務所や協力会社間での情報交換をWeb化
現場や協力会社との連携はクラウドを活用し、Web経由で情報共有。ファクスやメールよりも安全でタイムリーなドキュメント共有が可能です。連携する書類や図面は、複合機からスキャンすると自動的にクラウドへアップされます。さらに、現場ごと、協力会社ごとにフォルダーを分けて共有先を設定できるので、セキュリティーも万全です。

報告書を電子化し、情報共有や検索をスピーディーに
報告書は、複合機やPC、タブレット、スマートフォンなどから共有クラウドへ送信して連携終了。出先で業務が完了します。

Before


指示書や図面ファクスで送ると、内容がすばやく正確に伝わらない場合がある

After


タブレットやPCから、クラウド経由でどこからでもすぐに情報確認が可能

導入後の効果

  • 協力会社や取引先と、すばやく安全に情報共有ができるようになり、これまで以上に業務連携が強固になった
  • 現場にいながら、施工状況の報告・情報確認が短時間で確実にできるため、直行直帰が可能になり、業務効率が向上

卸売・小売

経費精算や価格申請をオンライン化し、いつでもどこでも対応可能に

このようなお困りごとはございませんか?

  • 経費処理や見積価格などの申請は全て紙ベースで印鑑が必要なので、書類の手渡しや上長の捺印待ちなど多くの無駄な時間が発生している
  • 紙の申請書の場合、古いフォームの利用や記入漏れなどの不備が絶えず、処理担当者の確認作業に大きな負担がかかっている

課題解決例

各種申請業務をWeb上のワークフローで完結
申請フォームをWeb化し、申請・承認をすべてオンライン上でできる運用に変更。例えば経費精算なら、領収書は複合機でスキャンするか、スマートフォンなどで撮影したデータを添付すれば、紙に原本を貼って提出する必要はありません。捺印も廃止すれば、ペーパーレスでいつでもどこでも申請承認できるようになります。

事務処理担当者の工数を削減
申請者はWebフォームから入力することで、申請前にミスを確認できるようになります。そのため、処理担当者による確認作業の負担が軽減されます。さらに紙原本との照合作業も不要になります。

Before


事務所で捺印をもらう手間や、多数の申請不備の返却が非効率

After


経費精算、申請を、クラウドでミスなくスピーディーに

導入後の効果

  • 場所にかかわらず申請や上長承認が可能になり、見積申請なども、従来より決裁までの時間が短縮され、取引先への対応スピードも向上
  • 経理部門は申請承認業務をオンラインで処理できるようになったため、確認作業の低減に加え、テレワークも可能になった

文教

校務の承認依頼・承認作業の時間を短縮し、意思決定をスピーディーに

このようなお困りごとはございませんか?

  • 紙ベースの校務が多く、稟議書も、紙の原本を拠点間で郵送して回しているため、決裁までに時間もコストもかかっている
  • 理事長、校長など承認者の不在により、稟議書が止まってしまい、決裁が停滞することがある

課題解決例

稟議起案から決裁までを、すべてWebで完結
稟議書の作成から決裁までの一連の手続きを、Webのワークフローに変更。学校と法人本部、役員がオンラインでつながることで、いつでもどこでも起案内容を確認することができるため、郵送の手間が省け、スピーディーに回覧・承認することができます。

場所を選ばず、オンライン上で内容確認・決裁が可能に
紙原本が不要になり、決裁者はWeb上で承認が可能になります。申請者はタイムリーに決裁状況が見えるため、必要に応じて確認連絡をとることも可能です。

Before


紙の稟議書の場合、承認者の不在が続くと決裁が進まない

After


稟議書をWeb経由で承認できるようになり、決裁スピードが向上

導入後の効果

  • 拠点間の稟議書類の郵送作業がなくなり、各拠点ごとに発生していた郵送コストや封入投函の工数がゼロになった
  • 決裁者が外出先でも承認できるうえ、決裁されると同時に担当者に連絡が届くため、意思決定のスピードが上がり、学校運営がよりスムーズになった

介護

報酬請求やケア記録などの様々な紙文書を電子化し、効率的に運用

このようなお困りごとはございませんか?

  • 日々発生するケア記録や申請書類の整理が煩雑になっていて、介護サービスの実施状況を把握するのに時間がかかる
  • 介護給付費や利用料請求、介護補助の記録・申請などに必要な書類を、キャビネットに保管したファイルから見つけ出すのが大変

課題解決例

介護関連の紙文書はデータで管理し、ケアマネージャーの申請はWebで実施
ケア記録や報酬請求書、日報などの紙文書は複合機でスキャンし、所定フォルダーに保存。電子化することで関連書類への紐づけや、Web申請を行う際に証憑として添付することも可能になります。後日の検索もしやすくなります。

離れた場所でも報告・連絡をスムーズに
訪問介護で利用者宅を回っているホームヘルパーと効率よく連携するために、ケアマネージャーはクラウドでケアプランを共有し、ホームヘルパーはお手持ちのスマートフォンからクラウドに介護報告を送信するという運用も可能です。

Before


書類整理が追いつかず、必要な資料を探すのも大変・・・

After


書類をスキャンすると自動分類され、すぐに検索・共有が可能に

導入後の効果

  • 介護状況の報告・申請が短時間で確実に出来るようになった
  • 定型の報告業務をオンラインを使って簡素化し、より有意義なコミュニケーションに時間を使えるようになった