マイナンバーは、住民票を有する全ての方に１人１つの番号を付して、社会保障、税、災害対策の分野で効率的に情報を管理し、複数の機関に存在する個人の情報が同一人の情報であることを確認するために活用されるものです。
小規模な事業者であっても、法で定められた社会保障や税などの手続きで、従業員などのマイナンバーを取り扱うため、すべての企業が個人番号関係事務実施者となります。従来、小規模な事業者は、個人情報保護法で定める義務の対象外でしたが、番号法で定められる義務は規模にかかわらず、すべての企業に適用されることになります。
2015年10月から市区町村から住民票の住所宛にマイナンバー（個人番号）の通知カードが送られて、2016年1月から社会保障、税、災害対策の行政手続で必要になります。
マイナンバーを含む特定個人情報は個人情報よりも一段上の管理体制が求められ、罰則規定も強化されています。仮に社員が特定個人情報を横流しした場合、その雇用主である企業も責任を問われます（両罰規定）。正当な理由がなく特定個人情報ファイルを提供した場合、最も重いものは、4年以下の懲役または200万円以下の罰金もしくはその両方を科せられます。
マイナンバーの事前準備には、対象業務の洗い出しや社内規定の整備、マイナンバー収集対象者への周知が大切です。法令違反には懲役や罰金の罰則があり、企業は適切な対応が求められています。
民間事業者はマイナンバー法で定められた事務のうち、税と社会保険の手続でマイナンバーを使います。手続としては、従業員やその家族のマイナンバーの取得と書類への記載、関係機関への提出が必要です。個人事業主であっても、従業員（パート・アルバイトを含む）を雇用していれば、マイナンバーの取得・保管が必要になります。
税の手続では社員の源泉徴収票などの調書の提出のため、従業員以外の外部の方のマイナンバーも取り扱う場合があります 。提出先は税務署、市町村、年金事務所、健康保険組合があります。
マイナンバーは、通知が開始される2015年10月以降、従業員から収集する必要があり、2016年1月以降は一部の業務でマイナンバーの運用が開始されます。 運用準備のためにしっかりとした計画を立てておく必要があります。
企業は従業員や扶養親族などのマイナンバーを収集する必要があり、取得の際の本人確認では、番号確認と身元確認を行います。従業員から扶養親族のマイナンバーを取得する場合、企業が扶養親族の本人確認を実施する必要がある場合もあります。
複合機で個人番号通知カードと本人証明をスキャンし、従業員からマイナンバーを収集、番号確認及び身元確認を行うことができます。マイナンバー収集時に求められる、正確さと簡単さを実現いたします。使い慣れた複合機を使うことで、従業員が簡単にマイナンバーの提出を行うと共に、収集時に最も重要な正確さと、効率化を実現します。 製品紹介ページへ
「特定個人情報の適切な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」では、マイナンバーサイクルの各段階で必要となる安全管理措置が定義づけされています。
企業は、マイナンバーや個人情報の漏えい、滅失・毀損の防止といった適切な安全措置管理のために、組織として対応する必要があります。また、マイナンバーを扱う従業員に対して、適切な監督や教育を行わなければなりません。
マイナンバーの収集から保管、利用、破棄までのルールを作成し、社内での適切な取扱いができるよう、対策する必要があります。
「マイナンバー導入チェックリスト」 出展：内閣官房 マイナンバー広報ページ
