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健康保険組合向けソリューション
京セラの業務電子化ソリューションで
まとめて電子化
健康保険組合を取り巻く環境は、近年激しく変化しています。急速に進む少子高齢化を受けて、コラボヘルスやデータヘルスの推進が重要施策として求められるようになりました。
しかし、新しい方針へ舵取りをすべき常務理事・事務長は、申請書への承認という定型業務もこなさねばなりません。旧来からの紙文化では、無視できない工数が必要です。結果として、日々の業務に追われ施策検討の時間が確保できない、というお声を多く耳にします。
事業主と連携して、健康経営を進め企業の価値を高めるために。また、被保険者に良質なサービスを提供するために。今こそ長年紙とともにあった業務を見直すべき時なのかもしれません。
2020年4月、感染症拡大にかかる緊急事態宣言により、不要不急の外出が制限され、一般企業のテレワーク移行が急ピッチで進みました。健康保険組合に対しても、厚生労働省より「外出自粛要請の拡大を踏まえた健康保険組合における業務継続について」が示され、可能な限りテレワークを実施するよう要請されました。
一部の健康保険組合の基幹業務システムはシンクライアント方式となり、自宅でも扱えるようになりましたが、申請書が未だに紙で事務所に届くため、自宅で行える業務は限られています。テレワークといいながら、実際には自宅待機を余儀なくされているケースもあるようです。
「テレワークという名の自宅待機」を打破するには、申請自体を電子データ化し、自宅でも処理業務ができる環境の整備が欠かせません。
2020年11月、特定法人から健康保険組合に提出する3種の申請書に対して、電子申請が義務化されました。申請環境を持たない健康保険組合にむけてマイナポータルが整備され、いよいよ健康保険組合業務の電子化が始まったようにも見えます。
しかし、健康保険組合が取り扱う申請書は全部で数十種類。義務化の対象はその一部に過ぎません。また、もともと電子データで届出を行っていた多くの大規模法人にとっては、マイナポータルの利用価値は限定的です。今回の義務化はあくまでも電子化にむけての第一歩、と捉えるのが正しいでしょう。
厚生労働省も、「業務の電子化には電子承認・電子文書保管も含めたソリューションが必要だ」との見解を示しています。健康保険組合各々が申請業務を一貫して行えるシステムの導入を検討する必要があるようです。
参考：厚生労働省配信動画,「健康保険組合業務の電子化に向けた取組について」より
「デジケンポ」は、健康保険組合業務の電子化を促進する、これまでにない新しいWebシステムです。
本システムのみで申請・捺印・承認の手続きをすべてペーパーレス化し、Web上で迅速な処理が可能になります。被保険者や事業主からの申請、事業主と組合間の捺印・承認手続き、申請データの保管、これら3ステップを一貫したシステムで電子化します。
さらにデジケンポは、現在紙で運用されている数十種類以上の帳票のほぼすべてに対応。基幹システムに登録するまでの、さまざまな申請書の処理工数を削減することができます。
申請書の電子化により、どこでも申請書業務を行うことが可能になります※。紙の申請書類の場合、自宅への持ち帰りや出張先での確認ができず、遠隔地間の連携も時間がかかるため、一部の担当者に処理が集中する大きな要因となっていました。デジケンポは過去申請書の検索もWebブラウザーで行えるため、テレワークや出張先でも処理業務が可能になります。
※自宅等での利用には一定の条件があります。申請環境についてはお客様とのご相談事項となります。
デジケンポは申請内容をWebフォーム化することで、自動入力やプルダウンにより申請者の負担を減らし、記入漏れや不備を事前に防ぎます。必要な時にすぐに申請ができ、不備による差し戻しもフォーム上で行えるため、リアルタイムのやりとりが可能となります。申請書の送付や、問い合わせ、差し戻しの手間を軽減することで、承認までの時間を短縮し、申請者の満足度を高めます。
紙の申請書では、誰がいつから何件の申請書を持っているのか、実際に数えなければ分かりません。デジケンポでは、申請書がどこで止まっているかが一目瞭然。承認者が未処理件数を把握でき、業務分担にも大きく貢献します。また、担当者が不在の場合もシステム上で別の担当者が対応することが可能になり、業務の属人化防止にもつながります。
被保険者、事業主、健康保険組合と承認ステップが進むということは、これまでは申請書用紙が移動することと同義でした。原本が紙でしか存在しない場合、ほかの書類との混在や、郵送時の紛失、破損や汚れの発生、誤った代理捺印など、様々なリスクが懸念されます。デジケンポは申請書の電子化、処理業務のシステム化により、これらのリスクを軽減・払拭します。
一般的に、ペーパーレス化によって、印刷や郵送、保管、検索にかかる工数やコストの大幅な削減が可能になります。しかし申請書が手書きの場合、スキャンして電子化しても、確認の手間は省けません。申請自体をデータ化することで文字の読み間違いを防ぐことができ、記入方法も統一されて確認作業の時間が大幅に短縮します。さらに入力データをCSVで書き出すことが可能なため、基幹システムへの入力作業の工数軽減も期待できます。
既存のソリューションやマイナポータルとは異なり、申請、承認、その後の保管まですべての業務を一貫して電子化します。
厚生労働省から電子化が義務づけられた、算定・月変・賞与の3届はもちろん、健康保険組合に提出される様々な申請書に広く対応します。インフルエンザ補助金申請書のような自由度が高い申請内容の場合でも、各健康保険組合や事業主に合わせたカスタマイズが可能です。
マイナポータルでは対象外となっている、被保険者からの申請に対応可能。さらに、事業主の承認が必要な帳票にも対応しています。健康保険組合に限らず、申請から承認まで、申請に携わるすべての人が利用可能※なため、紙の申請作業が残りません。
※OBの方（任意継続・特例退職）の利用にあたっては、事前に利用環境をご相談ください
申請は、PDFの添付ではなく、Webフォームによる入力機能を実装しています※。
表示される選択肢から回答を選ばせることも可能で、申請時の間違いを低減できます。承認者はフォーム上で申請金額の簡易計算が可能になるほか、保管後の資料検索も容易になります。
※算定基礎届などは、CSVファイル授受型での構築も可能です。
少人数の当組合では、私が着任した当初から「書類の対応で時間が足りない」ことが深刻な課題でした。
そんな時、デジケンポによる業務改善の提案を受けました。申請書業務の電子化は業界全体でもほとんど例のないことでしたので、厚生局実地監査等で指摘を受けることの無いよう、厚生労働省・健康保険連合会の方々にもご相談のうえ、健保の申請内容の応じた要求に細かく対応したシステム開発を進めていただきました。
システム導入により、当組合・事業主ともに該当業務の処理工数は半減しました。また、導入前には予期していなかったコロナ禍のテレワークも進みました。導入して良かったとあらためて実感しています。
労務に異動となってすぐに「デジケンポ」を利用するようになりました。以前行われていた紙の申請書の処理方法も知らない状態で引継ぎましたが、操作画面も分かりやすく、初めて使用したときから使いやすい印象を持ちました。被保険者の過去の申請内容も簡単に確認でき、問い合わせにも効率よく対応できます。被保険者へのサービス向上という面でも役立っていると感じています。
お客様フェーズ京セラフェーズ
Webフォーム、メール等でご相談ください。ご希望に応じ、対面またはWeb会議で概要説明をさせていただきます。
※お客様所在地・日程等により会議方法を指定させていただく場合があります
加入者数や申請書取り扱い件数、電子化比率など、簡単なアンケートをもとにヒアリングを実施いたします。
あわせて、業務における課題や業務フローについてもお知らせください。
ご回答いただいた簡易アンケートをもとにお客様の課題をまとめ直し、これに対する弊社Webシステムの提供価値を確認。
本システムで実現可能な範囲をご提示します。
システム開発に必要な、業務要件・システム要件・セキュリティー面のご要望などを伺います。
導入事例をベースに、お客様のご希望に応じて要件を仕様化します。
弊社が提供するシステムの範囲を明確化し、これに沿ったお見積もりをご提示します。
開発契約を締結し、構築フェーズに移行します。
原則として導入環境はお客様にご用意いただき、弊社はソフトウェアとしてご提供することを想定しています。
納品したシステムをご確認いただき、事業主・被保険者も含めて導入を進めていただきます。
導入テスト支援などが必要な場合はご相談ください。
マイナポータルとデジケンポの大きな違いは下記のとおりです。
①行政が指定した帳票にのみ対応 ②申請画面UIが無い（人事給与システムとのAPI連携での操作） ③承認・保管機能が無い
①健康保険組合が希望する帳票に対応可能 ②申請画面から使いやすいUIを実装 ③申請に限らず、承認・保管まで一貫して電子化を実現
デジケンポは申請書の申請、審査・承認（事業主も含む）、保管に対応したシステムです。承認結果の登録を行う基幹業務システムとは、担当する業務の範囲が異なります。
健康保険組合に複数の事業主が加入している場合、特定の事業主がもつプラットフォームをベースにすると、参加できない事業主が発生するなどのリスクが懸念されます。また、各事業主の個々の希望をとりまとめるのも大変です。健康保険組合がワークフロー構築を主導することで、結果として健康保険組合と事業主、双方が使いやすい電子化システムの実現につながります。
