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中小企業向けソリューション
2022年1月の電子帳簿保存法改正に対応
その名の通り、帳簿などの書類を電子データとして保存する方法などをまとめた法律です。
平成10年に情報化社会を踏まえ、領収書や請求書などの処理工数や負担を軽減するために定められました。
その後、幾回もの改正が行われ、今回、「令和3年度税制改正」にて一部改正され、令和4年1月1日より施行されます※。紙で受領した書類の電子化保存について要件が大幅に緩和される一方、電子で受領したデータは書面での保存が不可となり、一定の要件を満たした上で、データでの保存が義務化されます。
この法律は3つの種類に分けることができます。1つ目は電子帳簿等保存です。電子的に作成した帳簿や書類をデータのまま保存することを定めています。2つ目はスキャナ保存です。紙で受領・作成した書類を画像データで保存することを定めており、今回は要件が緩和します。3つ目は電子取引です 。電子的に授受した取引情報をデータで保存することを定めており、この対応が今回の改正で義務化されることになります。罰則も存在するため、企業として対応が不可欠です。
※ 令和3年12月27日 国税公開の通達、QA更新 宥恕（ゆうじょ）措置により2年猶予
先に述べたように、電子帳簿保存法には3つの種類があり、中でも電子取引については義務化となります。電子取引と聞いてうちの会社は関係ない、そのような取引は行っていない、と思っている方ほど注意が必要です。なぜなら、電子取引はほぼすべての会社に当てはまり、気づかぬうちに行っているからです。
昨今はテレワークが進み、クラウドやメールを使ったデータの共有が増えているため、受信したファクスをメールで受けているという方もいるのではないでしょうか。これがまさしく電子取引に当てはまります。電子保管を導入するには大きく3つの要件を満たす必要があります。
中でも１の真実性の要件に関しては、実運用を考慮するとJIIMA認証を受けたソフトの導入が望ましいといわれています。また、２のとおり、検索要件があるため、ファイルサーバーにPDFを保管するのみではNGとなる点にも注意が必要です。
※JIIMA認証とは・・・公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）が実施している認定制度。電子取引の要件を満たしているかの確認を実施し、満たしているソフトに関して認証するとともに国税庁のHPに掲載もされます。（参照：http://www.jiima.or.jp/activity/certification/denshitorihiki/list/）
京セラドキュメントソリューションズは電子帳簿保存法への対応を4つのステップに分、ソリューション商品を組み合わせてご提案いたします。取り組むステップは会社の業務や書類の種類によって異なりますが、現場の生産性向上が見込める業務から、順次対応していくことが重要です。
京セラはステップ１に進む前段階をステップ０、準備期間と設定しています。
まずは今のお客様の職場環境について振り返りをしてみてください。現時点で帳票の棚卸しが済んでいない場合や社内ルールが明確になっていない場合は、システムを導入する前に整える必要がございます。京セラはこの準備からお手伝いさせていただくことも可能です。
事前準備が完了しているお客様はステップ1から順に電子帳簿保存法に対応していくご提案をします。
まず、ステップ1としては、 「電子取引」に対応していくことです。前項に記載している通り、 「電子取引」はほとんどの会社にて取り入れています。そして、今回の改定に伴い規定が厳しくなり、罰則の対象となってしまうことから優先的に取り組むことが必要です。保管属性を付与し、帳票ごとに仕分けするシステムと電子保管のシステムを組み合わせることを推奨いたします。
「電子取引」に対応できたあとは、ステップ2「スキャナ保存」に順次対応していくことをお薦めします。ステップ2では、紙文書をスキャンして電子化し、電帳法に対応していきます。例えば、交通費などの領収書や、飲食店でのレシートなど、紙でもらった領収書に関して、経費精算処理をする際に、複合機から、簡単に画像を取込み、経費精算システムに連携することが可能です。これは複合機とワークフローの仕組みを連携することで実現します。
ステップ3では、紙の注文書の電子保存と承認業務を組み合わせて自動化します。運用営業担当が受領した紙の注文書を外部ワークフローと連携しスキャナ保存の要件に沿って保管していきます。ステップ１、2で取り入れているスキャン仕分けシステムとワークフローの仕組み、電子保管のシステムをすべて自動連携させることで承認業務も電子化され、一気通貫で電子データを活用し、電帳法対応と業務効率化の両方を実現できると考えます。
そして最後にステップ4。ここまでステップ１～３は、主に電子帳簿保存法に対応するために必要なことをご紹介してきました。しかし、本来電子化のメリットは法対応のみに留まりません。電子化した情報は、様々な業務に活かすことで、業務効率向上や情報活用に繋がると考えます。京セラはお客様のお困り事やご要望に合わせた電子化拡張のご提案をいたします。
電子的に受領したデータを電子で保管しなければいけないことは理解できても、何から始めるべきかわからない方も多いのではないでしょうか。対応しているシステムを導入するだけでは要件にそった電子帳簿保存法への対応ができない可能性があります。
京セラでは、そんな失敗を防ぐための基本メニューとして電子帳簿保存法に対応する事前準備ソリューションプランをご用意しています。電子帳簿保存法についての理解を深める動画や資料はもちろん、実際に使える棚卸表や社内規定のサンプルをまとめてご提供。システム導入以前に必要な作業を支援します。さらに、京セラとコンサルティング会社（※）がタッグを組み、お客様のご質問にメールでご回答。棚卸表が出来上がるまでの3か月間、何度でもご連絡いただけます。オプションを付ければWeb面談や社内規定に対するレビューにもご対応させていただきますので、電子帳簿保存法への取り組みが初めての方におすすめです。
※TOMAコンサルタンツグループ株式会社
取引先より受領した請求書は電子取引の要件に沿って保管することが必要です。しかしながら、気づかぬうちに電子取引をしており、その保管が漏れてしまう、または紙の保管のみ行い、電子データを破棄してしまったりすると、要件違反となってしまいます。このようなことはたとえ防ごうと思っても人的には難しいため、システムの導入を実施し社内規定を定め正しく運用することで回避しましょう。届いた電子請求書を自動で要件に沿って保管するシステムを使うことで、保管漏れを防ぐことはもちろん、属性情報を付与することにより検索も容易に可能となります。
経費利用者がレシートや領収書を申請書類とともに経理部門へ提出し、経費精算をしている企業は多いと思います。しかし、提出するタイミングがなかなか取れずにため込んでしまったり、受領時に紛失してしまうといったケースで業務が滞ることもあるのではないでしょうか。紙のレシートや領収書をスキャナ保存の要件に沿って保管する際の工数を削減するにはワークフローの活用がおすすめです。京セラの複合機からスキャンしたレシート、領収書はダイレクトに経費処理システムへ保管することが可能です。申請書の印刷や原本提出の必要はありません。例えば、事業所が離れている場合、本来は郵送が必要でしたが、複合機からスキャンを行えばその作業や経費も不要となります。そのため無駄な工数を削減するとともに、紛失の心配もなくなります。スキャンなら京セラ複合機がベストの組み合わせです。最新のおすすめ機種は こちら からご確認ください。
お客様から受領した紙文書を電子化し保管する業務の中では、受注処理のように承認が発生するものも多いです。例えば、受注業務の場合、営業が拠点で受け取った発注書の承認をもらうために、本社へ郵送。捺印をもらったのちに再度スキャンして保管するといった方法をとっている企業も少なくはありません。その場合、拠点間の移動時のタイムロスが発生します。また、仮に取引部分を電子化したところで結局承認のために印刷し、捺印をするフローでは工数はかかってしまいます。承認フローと電子化のフローを組み合わせることで、この課題は解決できます。営業担当が受領した紙の注文書を外部ワークフローと連携。スキャナ保存の要件に沿って保管しながら承認業務も完了するため、わざわざ承認のために印刷をかけるなどの無駄工数を削減します。また、一気通貫したフローであれば、捺印漏れや差戻しの工数削減も見込めます。
電子帳簿保存法への対応は法対応という目的に限りますが、システムを拡張したり、組み合わせることで、電子データの更なる活用を見込むことができます。例えば、電子保管というと、電子化を行った日から期日まで取り出さず要件通り不備なく保管するといったイメージが強いですが、そもそも電子化のメリットはそれだけではありません。例えば、OCRシステムを組み合わせることで文字を抜き出すことが可能となるため、再利用や検索性を向上させることが可能です。1からテキストを起こす手間や、書類を検索する工数を大幅に削減することで業務の効率化が図れます。また、文書管理システムに保管することで版管理や保管期限の管理も簡単になるため、期限の切れたデータや不要な版を余計に保管する必要もなくなります。ほかにも、複合機メーカーだからこそできる複合機との連携強化やセキュリティー面の向上などお客様の環境にあったご提案を組み合わせることで電子データの更なる活用をご提案しています。
システムのご提供のみならず、事前準備として電子帳簿保存法対応基本コンサルティングメニューを提供。電子帳簿保存法を正確にご理解頂き、正しい棚卸により対象データの抜け漏れをなくします。また、要件に沿った運用ができるよう規定のサンプルもご提供します。
京セラにて開発した文書仕分けシステム、KYOCERA Capture Managerを利用することにより、対象となる書類の仕分けやデータ入力などの作業工数を削減可能。また、京セラ製複合機のみではなく他社製の複合機やメール添付のPDFも対応可能です。
領収書のスキャナ保存に京セラ製複合機とジョブカン経費精算をご利用の場合、連携が可能です。複数の領収書をセットしパネルの専用ボタンを利用することで、自動的に領収書が1枚ずつジョブカンに搭載される機能を提供しており、スキャン後のファイル名設定などの手間を大幅に削減します。
京セラドキュメントソリューションズでは、京セラ製の複合機やシステムと他社製品をお客様の使用用途や企業規模にあわせて選定しております。市場に投入されている様々な製品から制限なく組み合わせてご提案を行うため、最適な価格・環境にて導入していただけます。
お客様フェーズ京セラフェーズ
Webフォーム、メール等でご相談ください。ご希望に応じ、対面またはWeb会議で概要説明をさせていただきます。
※お客様所在地・日程等により会議方法を指定させていただく場合があります
電子帳簿保存法の専門家によるメールQA対応、対応するひな形ドキュメントのご提供などをコンサルで実施し、スムーズに法対応できるよう支援します。
お客様の規模・ご要望に応じてソリューションをご提供します。
また、サーバーも含めたご提案も可能です。
お客様ご要件に応じてステップ導入を実施します。（電帳法に特化した対応または現状業務課題の改善など）
導入頂いたシステムで、本番を開始します。必要に応じてステップアップを行います。
データで受領したファイルにパスワードがかかっている場合には、パスワードを解除した後のデータを保存します。
2022年1月以降の社内の電子取引データが削除されないよう、まずはファイルサーバーなどに整理して保存して下さい。
納税地で保存期間中出力することができれば、サーバーの設置場所はどこであろうと問題ありません。
どちらか一方のデータを保存しておけばよいです。
令和4年1月1日(※)より電子帳簿保存法の改正が施行されます。ペーパーレスファクス機能を利用した取引は電子取引となるため要件に沿った電子保管が必要となります。
※令和3年12月27日、国税庁HPに更新された通達、QAが公開されました。宥恕措置により2年間の猶予期間が認められたため、新しい対応期限は令和6年1月1日となります。
