会社の書類をPDF化するメリットと注意点｜電子化が注目される理由

ビジネスシーンにおいてインターネット環境が不可欠になる一方で、紙の書類をデータに置き換える「ペーパーレス化」の重要性が高まっています。紙の書類は、保管する場所を確保しなければならないため、デスクやオフィスのスペースを圧迫します。また、受け渡しにかかる時間や郵送コストなど、企業経営に求められる効率化や生産性向上を実現するうえで課題となる障壁を生み出す原因の1つでもあります。

実際に、新型コロナウイルス感染症の世界的な流行拡大や働き方改革の推進によって多くの企業がテレワークを導入した際も、紙の資料を前提にした業務プロセスによって書類の受け渡しのためだけに出社しなければならないケースが問題となりました。

このような課題を解決するためには、業務のデジタル化が欠かせません。書類をPDF化できればメールやチャットでデータのやりとりができ、契約や請求業務などをオンライン上で完結することも可能です。このように、テレワークなどの様々な取り組みを実現するには、書類をPDF化することが重要なポイントになっているのです。

効率化や生産性向上といった自発的な取り組み以外でも、データで決算書などを保存する要件を定めた「電子帳簿保存法」によって書類のPDF化が義務付けられる企業もあります。2022年1月から同法令によって、原則、データで受け取った書類を紙に出力して保存することが認められなくなってしまいました。つまり、メールで送られてきた請求書などを印刷して保管することができなくなるというわけです。

もともと紙の書類でやり取りしている取引は対象ではないものの、紙とデータで保存方法がバラバラになってしまうのは好ましくありません。そのため、これを機に全ての書類をPDF化してまとめる企業も増えると予想されています。 また、2022年1月からは決算書や請求書、納品書などをスキャンして保存する要件も緩和されました。具体的には「社内規定の整備」や「相互けん制」といった適正事務処理要件が廃止され、税務署長の事前承認も不要になりました。つまり、国税関係の書類に関しては2022年からよりPDF化して管理しやすい環境になったのです。

このように国政やビジネスなど様々な観点から、PDF化の推進やPDFを利用した業務に対する正しい知識の取得の必要性が高まっています。

書類をPDF化するメリットには、以下のような点が挙げられます。

物理的な保管スペースを削減できる

書類が経年劣化しない

コストの削減につながる

紙の書類をPDF化することで得られるメリットはたくさんありますが、同時に注意しなければならないポイントもあります。

セキュリティー対策が必要

保存形態が法律で定められている書類もある