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ECM(エンタープライズコンテンツ管理)ソリューション

OnBase

OnBaseは、大量のビジネス文書を一元的に統合管理することで、生産性や業務効率を向上させるECM(エンタープライズコンテンツ管理)です。紙文書の電子化データや電子文書などの保管や閲覧、回覧などが効率的にでき、さらにワークフローの自動化も可能。文書管理機能によって、社内のビジネス文書の一元的な管理が行えるため、例えば異なる部署の社員が同じ文書を扱ったとしても、異なるバージョンが生じて混乱するといったことがなくなります。

またERPやCRMなど既存のさまざまな基幹システムやデータベースとシームレスな連携が可能。担当者は使い慣れた画面から社内の情報を横断的に検索したり、関連文書を表示したりといったことができ、業務の手間やプロセスの簡素化が実現できます。

主なECM機能

申込書・契約書・請求書など非構造化データを取り込んだ時点から、保管、そして最終的な破棄に至るまで、情報を効率良くセキュアに管理します。

スキャンニングと文書キャプチャ

1ページ単位のスキャン機能を備えたオールインワンプリンタから、高速スキャナシステムまで、各種のスキャナ機器に対応します。

文書管理

一旦文書をOnBaseに取り込むと、電子コンテンツを信頼のおける文書管理機能を使って処理でき、業務効率を向上させることが可能になります。

プロセスの自動化

申請・内容確認・承認といったワークフローを、システム上で「ユーザへのタスク割り当て」「関連文書の自動確認・紐付」「属性情報の自動照合」などと紐付けることで、業務の自動化を促進します。

文書の出力と配布

文書やデータに基づいた明細書などを作成することが可能。お客様に効率よく配布することができます。

記録管理

関連するあらゆる業務記録の保有管理を行い、コンプライアンスの取り組みを支援することでリスクを最小限に抑えます。

基幹システム側に手を入れず、簡単に連携可能

様々なアプリケーションと接続するためのコネクターによって、既存の基幹システムには手を入れることなく連携が可能。基幹システム側からOnBaseが管理する関連文書やデータを参照することが可能です。

ECM「OnBase」で解決できる課題

大量の紙文書や非構造化データなどが原因で情報を効率良く管理できないといった業務上の課題をOnBaseで解決できます。例えば、多くの書類を必要とするローン申請などは、1枚でも書類が不足していると、申請からすべての手続きが終了することができないものです。OnBaseを使えば、書類を効率良く管理でき、複雑な手続きをスムーズに完了させることが可能になります。

企業コンプライアンスを促進し、法規制順守の懸念を排除

年々、コンプライアンスが必要な法規制や社内外の監査要件が厳しくなり、必要な文書の把握と管理はかつてなく重要になっています。

例えば、官公庁に各種の書類を提出しなければならないリコール問題などでは、重要な文書が各所に散在しているといった場合、適切な対応が困難となり事業に大きな影響を及ぼします。

OnBaseを活用すれば、法規制順守に関する懸念を緩和し、監査やその他のコンプライアンス要件を円滑に推進できます。また、重要文書へのセキュアなリモートアクセスを可能にし、これまでの監査費用を大きく削減することもできます。

さらに、記録管理機能を利用すれば、文書の保有期間や最終処分を管理することが可能。文書に有効期限日を設け、その日に達すると自動的に文書を削除するように設定できます。また、文書を除去する時期に達したことをEメールで担当者に通知し、内容を確認のうえ削除を承認することも可能です。

ワークフローを自動化し、従業員の生産性を向上

膨大な量の紙文書を部署から部署へ受け渡す官公庁などは、紙文書の移動も人手に頼うことが一般的。また金融サービス会社であれば、ローン申請書、会員個人情報などの紙文書を特定の場所に保管していることが多く、従業員が探し出して依頼者に送っています。

このような単純作業は、人手をなるべく介さずに処理したいものです。OnBaseのワークフロー管理ツールを使用すれば、簡単な設定で自動化が可能になります。また適切な担当者だけが文書にアクセスできるような設定で、セキュリティの確保も万全です。

このようにワークフローを改善することで、手作業のタスクから従業員を解放し生産性を向上させます。

紙文書を効果的に管理

履歴書、領収書、作業指示書、請求書など紙文書が存在すると、時間を無駄にする原因となることもあります。

例えば、同じ文書が複数の部門でも持っているような管理状態では、業務を効率良く行うことができないものです。また業務で使用する紙文書の扱い方を間違えると、関連部門の業務に影響を与えることもあります。つまり紙文書の非効率的な管理が原因で、プロセス進行の遅延、ファイル検索の困難、不完全な情報、重複した作業などにより生産性が低下してしまいます。

OnBaseを導入することで、運営・管理プロセスから無駄を排除することが可能に。またペーパーレスの新しいワークフローを導入することで、業務の効率化とスピードアップが可能になります。

すべての情報を確実に把握

多くの企業が大量の紙文書を抱えるとともに、益々増大し続ける情報の管理に苦慮しています。情報は競争力を維持する上で必要不可欠なものであり、多ければ多いほど企業にとって有益なものです。しかし、その情報が「適切に整理されていない」、「誤ってファイルされている」、または「重要な文書を紛失してしまった」といった状態では、情報を有効に活用することはできません。

紙文書に限らず「Eメール、集計表、Word文書などの電子ファイルが様々な場所に保存され管理できていない」、または「検索が困難である」場合、すぐに必要な情報を探し出すことができず、生産性も低下。

OnBaseを導入することで、このような状況を改善させることが可能です。文書の取り込みから破棄までの経過を総合的に管理することで、単純に文書を紛失をすることを回避。また文書を一元管理することで、あらゆる情報を素早く把握することが可能になります。

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