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キャビネットが書類で溢れかえっている |
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膨大な書類の中から資料を探すのは大変 |
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文書の回覧は伝達に時間がかかり非効率だ |
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| 業務の殆どをパソコン操作でこなせる現代でも、机の上、キャビネットに溢れた書類が業務効率を妨げる原因となっています。 |
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| 現在ある文書の内、9割は使用されていない文書 |
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右図によると社員が利用される文書の99％が１年以内のものです。つまりよくみる文書は1年以内のもので1年を超えた文書は100回に1回の割合に過ぎないという結果が出ています。
仕事をしていく上で過去1年以内の文書があれば事実上はほとんどの仕事が出来てしまうということです。 |
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| ネットワークスキャナーで書類をどんどんPDFに |
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散在している紙文書をデジタル複合機によってスキャンし電子データ化することをご提案します。
コピー感覚で、紙文書をすばやくPDF化し、後は文書管理ソフト Paper Port Deluxeで簡単整理･安心管理、また、共有サーバーに格納しすれば回覧もスピーディーに行えます。
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| 紙文書の情報遺産を活用する共有データベースに！ |
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京セラミタは個人ベースの文書管理から、組織運用の文書管理を提供しています。たとえばe-CRC、Webベースのシステムはクライアントに特別なソフトを組み込むことなく、複数のユーザーがブラウザで簡単にアクセスできます。しかも、ユーザーに応じてアクセス制限を設定できる高セキュリティー設計です。また、スキャン画像を透明テキスト付PDF化へ変換。全文検索と同等の検索性を実現するなど、利便性･機密性･機能性を備えています。
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今までキャビネットに保管していた紙文書を削減出来ます。 |
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文書を探す際、何箇所も探す必要がなくなって、業務が格段にスピードUPした |
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キャビネットに眠っていた情報を有効に活用できます。 |
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| この環境を実現する製品 |
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