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電子化後は紙文書を廃棄したいが、法的側面が不安で踏み出せない。

こんな課題はありませんか?

電子化したデータを原本とし紙文書を廃棄したいが、法的側面が不安で踏み出せない

ご存知の通り電子化データを原本にするには「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」に準拠し、電子データに証拠性(原本性)を付与しなければなりません。ただこうした情報は知っていてもガイドラインやe-文書法などは専門性が高く解釈の仕方などに不安を感じて、システムの導入に踏み出せないといったことがあるようです。

その課題、解決します!

医療情報システムの安全管理に関するガイドラインや関係法令の理解は必須

まずガイドラインや関係する法令を理解することが重要となります。導入前に「スキャナによる読み取りに係る運用管理規程」を定める必要があるなど、環境の整備と運用が必要になるためです。環境の整備として、タイムスタンプ・電子署名を付与するシステム導入がメイン。病院向けに提供しているシステムであれば、ガイドラインに沿った仕様で作られているため、問題となることはないと考えられます。

運用方法に関して準備をしっかりしておくことが重要

重要なのは、運用についての理解やノウハウ。京セラで導入支援をさせていただく際にも、運用に関しての疑問や不安点をいただくことが多々あります。たとえば「数日間スキャンを忘れた場合の懸案事項や問題点などがあれば教えて下さい」「原本を破棄する前にチェックすべきことは何ですか?」「紙原本は電子化後どのくらいの期間保管したら良いですか?」といったものです。こういった運用に関する不安や懸念点に対しては、ガイドラインを理解するだけでは解消されません。そのため運用に関してノウハウを持ち、ベストプラクティスを知っているパートナーを持っておくと良いでしょう。

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電子署名とタイムスタンプで電子化データを原本化!紙文書の廃棄が可能に!

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「同意書や紹介状など電子化後も、紙文書の原本管理はしなければならない」といった課題をお持ちのお客様に最適なソリューション。電子署名とタイムスタンプを付与し、紙文書と同様の原本性を保つことを可能にします。

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調査レポート「医療機関における紙文書の電子データ化 」

【調査結果のトピックス】

・紙文書の電子データ化に取り組んでいる病院のうち、現状の電子化の方法や機器に何らかの不満を持っているという回答は43.9%。

・「紙文書管理の電子データ化の仕組みや機器において、実現したいこと、追加でほしい機能・サービス」は、1位は「スキャンの速度向上・一括スキャン 」、2位は「院内のデータベースとの簡易な連携 」

病院内の紙文書に関する課題一覧

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