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紙文書の保管スペースにも限りがあるため、電子化した後は、紙文書を廃棄していきたい。

こんな課題はありませんか?

紙文書の保管スペースにも限りがあるため、電子化した後は、紙文書を廃棄していきたい

診療録や同意書など電子化したデータは、そのままでは原本とすることはできず、原本として紙文書の保管が必要になります。紙文書の電子化によってデータの閲覧し易さなど利便性は向上する一方で、ペーパーレス化の実現にはなかなか近づけません。紙文書の保管スペースや管理コストの問題を考えても、紙文書の廃棄に課題を感じている方も多いのではないでしょうか。

その課題、解決します!

システムを導入し電子化したデータを原本とすれば、紙文書の廃棄が可能

電子化データを「原本」にするための専用システムを導入することで、この課題が解決できます。具体的には、厚生労働省「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」に準拠し、電子化した文書に電子署名とタイムスタンプを付与します。このように書くと難しそうですが、自動的にシステムが処理するため、導入後の負担はほとんどありません。システム管理者の方が、正常にシステムが稼動しているかチェックする程度で済みます。

システム導入だけではなく、運用についてルールを定める必要もあります

またシステム導入だけではなく、運用方法を決めることも必要となります。これは先述のガイドラインに「スキャナによる読み取りに係る運用管理規程を定めること」と明記されており、必須事項。「スキャン対象の文書は?」「電子化するタイミングは?」など、病院内で運用のためのルール定めていきます。運用管理規定自体のボリュームは、それほど多くはなりませんが、一つひとつ決めていくためにはノウハウが必要。京セラでコンサルした事例と共に詳しいご説明をさせていただきますのでお気軽にお問い合わせください。

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電子署名とタイムスタンプで電子化データを原本化!紙文書の廃棄が可能に!

TrustScan 長期署名システム

「同意書や紹介状など電子化後も、紙文書の原本管理はしなければならない」といった課題をお持ちのお客様に最適なソリューション。電子署名とタイムスタンプを付与し、紙文書と同様の原本性を保つことを可能にします。

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調査レポート「医療機関における紙文書の電子データ化 」

【調査結果のトピックス】

・紙文書の電子データ化に取り組んでいる病院のうち、現状の電子化の方法や機器に何らかの不満を持っているという回答は43.9%。

・「紙文書管理の電子データ化の仕組みや機器において、実現したいこと、追加でほしい機能・サービス」は、1位は「スキャンの速度向上・一括スキャン 」、2位は「院内のデータベースとの簡易な連携 」

病院内の紙文書に関する課題一覧

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