TASKGUARD ID マネージメントシステム

大学向けプリント管理システム

TASKGUARD ID
マネージメントシステム

大学内のプリンターや複合機を一括管理!
学生が利用しやすいプリント環境の構築を。

「TASKGUARD ID マネージメントシステム」 とは?

TASKGUARD IDマネージメントシステムは、学生によるプリンターや複合機の利用状況を管理するシステムです。大学側は予め学生ごとに印刷可能なページ数をポイントとして付与し、学生はこれを消費することで印刷します。このような上限設定により、大学全体の印刷コストを削減できることが最大の特長です。また、プリンターや複合機にIDカードをかざして個人認証してから印刷することで、プリントの放置による大量の紙廃棄をなくし、他人の印刷物との取り違えを防ぐ効果も期待できます。ほかにも、学生による私的な印刷を防ぐために印刷内容や枚数をログに残したり、コインベンダーを利用することなく課金の仕組みを取り入れることが可能です。TASKGUARD IDマネージメントシステムは、このようなプリント環境にまつわる仕組みを大学のご利用スタイルに合わせて構築できます。

  • 印刷コストの削減に貢献
  • 印刷コストの削減に貢献

    大学のデジタル化が進む一方で、提出物や制作物などの印刷需要が減ることはありません。このような状況で学生の印刷ニーズに応えることは、学習環境を整える上で不可欠です。そのため、学生が自由に利用できるプリンターや複合機を提供している大学も多いと思われます。しかし、学生にとっては便利になった一方で、気軽に利用できることによる安易な印刷も増えています。特にイベントやサークル活動など、学業の範囲を超えた私的な利用による印刷コストの増大は、大学にとって頭の痛い問題です。また、操作に不慣れな学生による大量の印刷ミスや、プリントの取り違えからくる印刷のやり直しもコスト増加に繋がっています。

    京セラのTASKGUARD IDマネージメントシステムは、学内すべてのプリンターや複合機に印刷時のルールを設定して管理することにより、印刷コストを削減する効果があります。例えば、印刷枚数の上限を決めたり、カラー印刷時の濃度を抑えたり、強制的にモノクロ印刷にすることによって、コストの大半を占めているトナーの消費量を抑えることができます。またポイント制度は学生にコスト意識を持たせることにも繋がるほか、印刷内容をログに残すことで私的利用を監視し、必要に応じて利用制限を課すことも可能です。更に、プリントアウトの前に印刷イメージを確認させる工程を加えることで、不慣れな学生による印刷ミスも抑制します。このように様々な機能によって、無駄な印刷を減らし、大学全体の印刷コストを削減します。

  • BYODやクラウド連携にも対応

    近年の大学における学習環境は、モバイルデバイスの普及や学生自身のITリテラシー向上によって大きな変化を遂げています。その一つが、"BYOD(Bring your own device)"の導入です。学生にとって授業の履修や自学自習にPCは不可欠です。しかし、限られたスペースにPCを設置している旧来の方法では、全ての学生にPCの使用機会を十分に与えることはできません。

    そこで、学生が個人で所有しているスマートフォンやタブレット、PCを大学内に持ち込んで学習に活用する"BYOD"が注目されています。そして、二つ目はクラウド活用です。授業で利用する教材の配布やレポートの提出、ゼミや研究室内での情報共有など、現在の学習環境においてデジタルデータのやり取りは一般化しています。学生と教職者の双方から効率的なデータ共有の仕組みが求められていることから、クラウドベースのメールシステムやオンラインストレージを学生に提供する大学も増えてきました。

  • ただし、BYODやクラウドの導入にあたっては、学内のプリント環境にも配慮する必要があるでしょう。従来、学内に配置されたプリンターや複合機は、近くのPCを介して利用することが前提となっています。そのため学生個人のPCやクラウドと直接接続することはできず、必要なデータを都度コピーして利用する必要がありました。たとえ大学側がBYODやクラウドを採用していたとしても、プリント環境がそれに対応していなければ、使い勝手はよくなりません。

    TASKGUARD IDマネージメントシステムは、これらの課題を解決できるプリント管理システムです。本製品は、ITに詳しくない学生でも数分でできる簡単な設定をするだけで、学生個人の端末からプリンターや複合機に接続して印刷することができます。また、One DirveやGoogle Driveなどのメジャーなクラウドサービスと連携可能なため、クラウドから直接印刷したり、スキャンデータを直接保存することもできます。最新のトレンドにも対応した京セラの製品なら、学生にとって使いやすいプリント環境を構築することができます。

導入効果

印刷コストを大幅削減

印刷コストの大部分はトナーによる消耗品が占めていることから、無駄な印刷を減らすことで、全体のコストを削減できます。ポイント制によって印刷枚数に上限を設けて無制限な印刷を止めることで、全体の印刷ボリュームを抑えることができます。また、印刷時にポイント残量を表示したり、印刷内容を記録・監視することにより、学生にコストを意識を持たせ、安易な印刷や私的利用を減らすことができます。

  • 導入前
    • 自由に印刷できることにより、必要ないドキュメントの安易な印刷が増加。
    • 学業とは無関係な私的利用が多い。
    • 不慣れな学生の誤操作による大量の印刷ミスが頻発。
  • 導入後
    • 印刷枚数の上限設定で、印刷ボリュームを抑制。
    • 印刷内容の記録・監視やフィルター機能による強制停止で、私的な利用を阻止。
    • 操作パネルで確認するプロセスを強制することで、印刷ミスを防止。


課金モデルとの併用で、印刷コストの平準化が可能

無料の範囲を超えて大量に印刷する学生や、イベントや授業等による想定外の利用により、印刷コストが当初の予算を超えてしまう場合もあります。利用状況に応じて大きく変動する印刷コストは、予算を確保する担当者にとって頭の痛い問題です。TASKGUARD IDマネージメントシステムでは、バウチャーチケットを利用した課金の仕組みと併用することも可能。無料の範囲を超える部分を利用者負担にすることで、印刷コストを抑制するだけでなく、コストの平準化が期待できます。

  • 導入前
    • 無料の範囲を超えて、印刷する学生が多い。
    • 印刷コストが想定した予算を上回ることが多い。
    • 現金管理などが面倒で、課金の仕組みを採用できない。
  • 導入後
    • 無料枠を超える分を利用者負担にすることで、印刷コストを抑制。
    • 課金と無料枠の併用によって、印刷コストの振れ幅が小さくなった。
    • バウチャーチケットにより、現金管理の煩わしさがない課金を実現。


BYODがもっと身近に、もっと使いやすく

BYODを採用していたとしても、大学据え置きのPCを使わないと印刷できなかったり、タブレットやスマートフォンからは直接印刷できないケースが散見されます。個人所有のデバイスから簡単に印刷できないようでは、学生にとって使い勝手はよくありません。京セラの製品なら、PC/スマートフォン/タブレット、どのデバイスからも簡単な操作で印刷することができます。また、付与したポイントは学生個人のIDと紐付いているため、一人が複数のデバイスを利用しても管理可能です。使いやすさを追求した本製品なら、BYODをもっと身近に感じられるはずです。

  • 導入前
    • 学生個人のPCやスマートデバイスから、大学内のプリンターや複合機を利用できない。
    • 印刷するための初期設定が面倒で、不慣れな学生には難しい。
    • 使い方や設定方法について、管理者に問い合わせが殺到する。
  • 導入後
    • 学生個人のPCやスマートデバイスからも、簡単な操作で印刷できるようになる。
    • ITに疎い学生でも簡単に印刷できるため、管理者への問い合わせが減少。