京セラドキュメントソリューションズジャパン株式会社 個人情報保護基本方針

京セラドキュメントソリューションズジャパン株式会社は、個人情報がプライバシーを構成する重要な情報であることを認識し、その保護の徹底を図ることが当社の社会的責務と考え、個人情報を取り扱う場合には、個人情報に関する法令を遵守し、次の取組みを行います。

1.個人情報保護基本方針

当社は、信頼性の高いドキュメント機器及び保守サービスの提供を通じて社会に貢献しています。 当社は情報通信機器販売事業者として、個人情報を適正かつ安全に取り扱うことを基本とし、企業活動のあらゆる場面で社会倫理に沿った誠実な行動をとることで、お客様との信頼関係向上に努めてまいります。

当社は下記に遵守すべき基本的事項を定め、個人情報の保護に努めてまいります。

  • 当社は個人情報の保護に関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守し、事業遂行のために必要な範囲内で利用目的を明確に定め、適切な個人情報の取得、利用及び提供、並びに保管を行います。また取得した個人情報は利用目的の範囲内でのみ利用し、目的外利用を行わないための措置を講じます。
  • 当社は個人情報を保護し適正に管理するため、個人情報保護管理責任者を選任し、各部門においても管理者を設置します。また、全ての従業員等に関係法令及びその他の規範の遵守を周知するために、社内教育及び啓発活動を実施します。
  • 当社は当該個人情報を有する本人の同意を得た場合、もしくは法令により第三者への提供が認められている場合以外には、取得した個人情報を第三者に開示または提供しません。また、個人情報を業務の委託先に提供する場合、委託先との間で必要な契約を締結する等、安全管理上十分な措置をとります。
  • 当社は個人情報への不正アクセス、個人情報の滅失、紛失、改ざん、き損、漏洩等の防止並びに是正に関して、社内規程を整備し、かつ必要で適切な安全管理措置を講じ、個人情報の保護に努めます。
  • 当社は、お客様から頂いたご意見、苦情、相談に関して、合理的な範囲で適切に対応致します。
  • 当社は個人情報の開示、訂正、削除等の依頼を受けた場合には、合理的な範囲で必要な対応をとります。
  • 当社は個人情報に係わる法令及び規程の遵守状況につき、定期的に監査を実施します。
  • 当社は基本方針その他の規程及びその運用について、法令等の改正や社会情勢の変化に応じ適宜見直し、個人情報保護マネージメントシステムとして継続的に改善を図っていきます。

2.個人情報の利用目的

当社が取得する個人情報は、当社の事業活動において、以下の目的の達成に必要な範囲内で利用いたします。当社の事業活動は「会社概要」をご覧ください。

■お客様の個人情報

  • (1) ご購入いただいた複合機、プリンターその他の製品・サービス等の修理·点検·その他のアフターサービス
  • (2) 新規システム開発・導入、追加及び変更開発の受託
  • (3) ご購入いただいた複合機、プリンターその他の製品・サービス等及び各受託業務のお支払に関する業務
  • (4) 使用済みトナーコンテナその他機器・消耗品等の回収
  • (5) 各種製品·サービス等の企画·開発
  • (6) お客様からのご請求(資料請求·製品紹介·訪問·相談等)への対応
  • (7) イベント、セミナー等の開催案内及び運営管理
  • (8) 各種キャンペーンの抽選·商品の発送
  • (9) 各種お問い合わせへの対応
  • (10) 当社の施設利用の予約及び入館履歴の管理
  • (11) お客様との契約や法律等に基づく権利の行使や義務の履行
  • (12) お客様の個人情報を取得する際に明示した目的
  • (13) お客様への対応のために必要な範囲内の当社の業務委託先への提供
  • (14) 上記の目的に付帯する業務

■お取引先の個人情報

  • (1) 商談・打ち合わせの実施及び連絡等
  • (2) お取引先ご担当者への情報提供及び連絡等
  • (3) お取引先から委託された業務の遂行
  • (4) 当社施設への入退管理
  • (5) 資材購入、部品調達等のための連絡及びそれに関わる事務・経理等の手続き

■入社希望者の個人情報

  • (1) 当社に入社を希望される場合の採用·選考
  • (2) 入社希望者に対する各種連絡
  • (3) 上記の目的に付帯する業務

上記目的のほか、当社が取得したお客様の情報を、統計的に処理し、活用することがあります。この場合、活用される情報にはお客様個人が特定される情報は含まれません。

3.個人情報の共同利用

当社は、ご提供いただいた個人情報を当社のグループ会社と共同して利用することがあります。

共同利用する個人情報の項目

共同利用の利用目的

共同利用の範囲

管理責任者

お取引先様の信用調査に関する個人情報:住所、氏名、電話番号、勤務先名、その他

与信管理

京セラ株式会社

京セラ株式会社

Webサイトのお問い合わせフォーム経由のお客様情報、または展示会やセミナー等において引き合いのあったお客様情報:勤務先名、部署名、住所、氏名、電話番号、メールアドレス、その他

窓口へのご相談その他のお問い合わせへの回答、展示会やセミナー等における引き合いに対する営業活動、商品の販売及び関連サービスの提供、顧客サポートの提供、商品開発やサービス向上の参考、広報・宣伝・販売促進活動

京セラ株式会社グループ会社

京セラドキュメントソリューションズジャパン株式会社

京セラドキュメントソリューションズ株式会社への配属を予定する内定者の個人情報:住所、氏名、電話番号、メールアドレス、その他

京セラドキュメントソリューションズ株式会社配属予定者の受け入れ準備

京セラドキュメントソリューションズ株式会社

京セラドキュメントソリューションズ株式会社

4.特定個人情報等の取扱いについて

当社は、「個人情報保護基本方針」に則り、個人番号(マイナンバー)及び個人番号をその内容に含む個人情報(以下、併せて「特定個人情報等」といいます)の適正な取扱いの確保を行います。

  • 特定個人情報等の利用目的
  • 当社が取得する特定個人情報等は、以下の目的の達成に必要な範囲内で利用いたします。

    お取引先様の特定個人情報等

    報酬・料金等の支払調書関連事務
    不動産取引に関する支払調書関連事務

    委託元から提供された特定個人情報等

    委託元(当社グループ会社を含む)から受託した業務の履行

  • 特定個人情報等の第三者への提供
  • 当社は、法令で認められている場合を除き、特定個人情報等を第三者に提供しません。また共同利用も行いません。

  • 特定個人情報等の各種お手続き方法
  • 当社が保有している特定個人情報等についての照会·訂正·削除等を請求される場合は、「7. お客様の個人情報に関する照会·訂正·削除等、第三者提供記録の開示等について」のとおり対応します。

5.WEBサイトでの個人情報の取扱いについて

京セラドキュメントソリューションズジャパン株式会社 WEBサイトにおけるプライバシー取扱い基準に記載しております。

6.当社による安全管理措置

(基本方針の策定)

個人情報の適正な取扱いの確保のため基本方針を策定し、運用しています。
「京セラドキュメントソリューションズジャパン株式会社 個人情報保護方針」

(個人情報の取扱いに係る規律の整備)

取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報の取扱規程(「個人情報保護基本規程及びこれに付随する各種規程」)を策定し、運用しています。

(組織的安全管理措置)

個人情報の取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人情報を取り扱う従業員及び当該従業員が取り扱う個人情報の範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実または兆候を把握した場合の責任者や関係部門への報告連絡体制を整備しています。

(人的安全管理措置)

個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業員に定期的な研修を実施しています。

(物理的安全管理措置)

個人情報を取り扱う区域において、従業員の入退室管理等を行うとともに、権限を有しない者による個人情報の閲覧を防止する措置を実施しています。

(技術的安全管理措置)

アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報の範囲を限定しています。

(外的環境の把握)

外国に個人情報を保管する場合は、当該国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で安全管理措置を実施しています。

7.お客様の個人情報に関する照会·訂正·削除等、第三者提供記録の開示等について

当社にご提供いただいたお客様の個人情報に関する照会·訂正·削除等及び第三者提供を行った場合の第三者提供記録の開示等については、以下の当社個人情報相談窓口にご請求していただきますようにお願いします。

【会社名及び部門名】

京セラドキュメントソリューションズジャパン株式会社 コンタクトセンター

【個人情報保護管理責任者(代理)】

京セラドキュメントソリューションズジャパン株式会社 コンタクトセンター責任者  南 孝二

【連絡先】

京セラドキュメントソリューションズジャパン株式会社

〒540-0004 大阪府大阪市中央区玉造1丁目2番37号

お客様相談窓口 TEL : 0570-046562

受付時間 : 9:00~12:00 13:00~17:00(土曜、日曜、祝日及び当社指定休日は除く)

※ おかけいただきましたお問い合わせ内容につきましては対応状況の確認、及び対応品質の向上のために録音・記録をさせていただいております。

改定日:

プライバシーマーク

プライバシーマーク

京セラドキュメントソリューションズジャパン株式会社は、一般財団法人日本情報経済社会推進協会より、個人情報の適切な取扱いを行う事業者として『プライバシーマーク』を付与された認定事業者であり、 本個人情報保護基本方針のもと、個人情報保護コンプライアンス・プログラムの完全履行に努めてまいります。