京セラドキュメントソリューションズ株式会社
個人情報保護方針

京セラドキュメントソリューションズ株式会社は、個人情報がプライバシーを構成する重要な情報であることを認識し、その保護の徹底をはかることが当社の社会的責務と考え、個人情報を取り扱う場合には、個人情報に関する法令を遵守し、次の取組みを行います。

1. 基本方針

1. 管理者の設置
個人情報保護の担当役員を選任します。また、個人情報の取扱いに部門ごとに管理者を選任し、適切な管理を行わせることで、個人情報の保護に努めます。
2. 社員教育の強化
個人情報を取り扱うすべての者に対し、個人情報の保護に関する法令およびその他の規範を遵守するための啓発活動および社内教育を実施します。
3. 個人情報の取得
個人情報を取得する場合は、その利用目的を明確にし、適切な範囲内で取得するとともに、目的外の利用はしません。
4. 個人情報の提供
次の場合を除き、お客様の同意を得ずに、取得した個人情報を第三者に提供しません。
  • 人の生命、身体又は財産の保護のために必要な場合であって、お客様の同意を得ることが困難な場合
  • 利用目的の達成に必要な範囲で、当社の業務委託先に個人情報を預ける場合。この場合、当該委託先と個人情報◦保護に関する取決めを行い、当社が提供した個人情報の適正な取扱いを求めて、個人情報保護に万全を期すよう努めます。
  • 法令に基づく場合
  • 合併、分社化、事業譲渡その他の事由によって事業の承継が行われる場合

5. 個人情報の管理·保護
個人情報の紛失·滅失·改ざん·き損·外部への漏洩防止のために、社内規程を整備し、合理的な安全対策を実施し、お客様の個人情報の保護に努めます。
6. 個人情報の照会·訂正·削除等
お客様より個人情報の照会·訂正·削除等の要請を受けた場合には、その意思を尊重し、合理的な範囲で必要な対応を行います。
7. お問い合わせ窓口の設置
個人情報の取扱いに関するお問い合わせに応えるため必要な窓口を設置します。
8. 監査の実施
個人情報保護に関する社内の取組みについて、定期的に監査を実施します。
9. 見直し·改善
本基本方針、社内規程の運用について、法令や社会環境の変化等に応じて適宜改善を行います。

2. 個人情報の利用目的

当社が取得する個人情報は、当社の事業活動において、以下の目的の達成に必要な範囲内で利用いたします。当社の事業活動は「会社概要」をご覧ください。

【お客様の個人情報】
(1) ご購入いただいた製品・サービスの修理·点検·その他のアフターサービス
(2) ご購入いただいた製品・サービスのお支払に関する業務
(3) 各種製品·サービス等の企画·開発
(4) お客様からのご請求(資料請求·製品紹介·訪問·相談など)への対応
(5) 各種キャンペーンの抽選·商品の発送
(6) 各種お問い合わせへの対応
(7) 当社の施設見学の予約および履歴の管理
(8) お客様との契約や法律等に基づく権利の行使や義務の履行
(9) お客様の個人情報を取得する際に明示した目的
(10) お客様への対応のために必要な範囲内の当社の業務委託先への提供
(11) 上記の目的に付帯する業務

【お取引先の個人情報】
(1) 商談・打ち合わせの実施および連絡など
(2) お取引先ご担当者への情報提供および連絡など
(3) お取引先から委託された業務の遂行
(4) 弊社施設への入退管理
(5) 資材購入、部品調達等のための連絡及びそれに関わる事務・経理などの手続き

【入社希望者の個人情報】
(1) 当社に入社を希望される場合の採用·選考
(2) 入社希望者に対する各種連絡
(3) 上記の目的に付帯する業務

上記目的のほか、当社が取得したお客様の情報を、統計的に処理し、活用することがあります。この場合、活用される情報にはお客様個人が特定される情報は含まれません。

3. 個人情報の共同利用

当社は、ご提供いただいた個人情報を当社のグループ会社と共同して利用することがあります。
共同利用する個人情報の項目 共同利用の利用目的 共同利用の範囲 管理責任者
お取引先様の信用調査に関する個人情報:住所、氏名、電話番号、勤務先名、その他 与信管理 京セラ株式会社 京セラ株式会社
Webサイトのお問い合わせフォーム経由のお客様情報、または展示会において引き合いのあったお客様情報:勤務先名、部署名、住所、氏名、電話番号、メールアドレス、その他 窓口へのご相談その他のお問い合わせへの回答、展示会における引き合いに対する営業活動、商品の販売および関連サービスの提供、顧客サポートの提供、商品開発やサービス向上の参考、広報・宣伝・販売促進活動 京セラ株式会社グループ会社 京セラドキュメントソリューションズ株式会社
当社グループ会社への配属を予定する内定者の個人情報:住所、氏名、電話番号、メールアドレス、その他 当社グループ会社配属予定者の受け入れ準備 京セラドキュメントソリューションズジャパン株式会社 京セラドキュメントソリューションズ株式会社

4. 特定個人情報等の取扱いについて

当社は、「基本方針」に則り、個人番号(マイナンバー)及び個人番号をその内容に含む個人情報(以下、併せて「特定個人情報等」といいます)の適正な取扱いの確保を行います。

1. 特定個人情報等の利用目的
当社が取得する特定個人情報等は、以下の目的の達成に必要な範囲内で利用いたします。
お取引先様の特定個人情報等 報酬・料金等の支払調書関連事務
不動産取引に関する支払調書関連事務
委託元から提供された特定個人情報等 委託元(当社グループ会社を含む)から受託した業務の履行
2. 特定個人情報等の第三者への提供
当社は、法令で認められている場合を除き、特定個人情報等を第三者に提供しません。また共同利用も行いません。
3. 特定個人情報等の各種お手続き方法
当社が保有している特定個人情報等についての照会·訂正·削除等を請求される場合は、当社の「お客様の個人情報に関する照会·訂正·削除等について」のとおりとします。

5. WEBサイトでの個人情報の取扱いについて

インターネットプライバシー(Cookie詳細)に記載しております。

6. 当社による安全管理措置

(基本方針の策定)
個人情報の適正な取扱いの確保のため基本方針を策定し、運用しています。
京セラドキュメントソリューションズ株式会社 個人情報保護方針

(個人情報の取扱いに係る規律の整備)
取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報の取扱規程を策定し(「個人情報保護規程」)、運用しています。

(組織的安全管理措置)
個人情報の取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人情報を取り扱う従業員及び当該従業員が取り扱う個人情報の範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者や関係部門への報告連絡体制を整備しています。

(人的安全管理措置)
個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業員に定期的な研修を実施しています。

(物理的安全管理措置)
個人情報を取り扱う区域において、従業員の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人情報の閲覧を防止する措置を実施しています。

(技術的安全管理措置)
アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報の範囲を限定しています。

(外的環境の把握)
外国に個人情報を保管する場合は、当該国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で安全管理措置を実施しています。

7. お客様の個人情報に関する照会·訂正·削除等について

当社にご提供いただいたお客様の個人情報に関する照会·訂正·削除等については、以下の当社個人情報相談窓口にご請求していただきますようにお願いします。

京セラドキュメントソリューションズ株式会社 個人情報相談窓口
受付時間: AM 9:00 ~ 12:00、PM 1:00 ~ 5:00 (土曜、日曜及び祝日は除く)
電話 06-6764-3888
制定日:2005年1月1日
改定日:2022年4月1日